Мудрый Юрист

Хранение первичных бухгалтерских документов

Каждый человек в нашей стране имеет определенные обязательства. Например, обязательство быть присяжным заседателем. В принципе, есть условия, при которых, можно отказаться от присяжного заседателя, но к данному моменту нужно подойти правильно с юридической точки зрения. Также, существует обязательства по хранению первичных бухгалтерских документов.

Хранение текущих документов

Хранение всех текущих документов непременно должно осуществляться в специализированных помещениях, исключительно в шкафах под замком, где нет доступа посторонних лиц.

Нужно отметить, что главный бухгалтер определяет ответственное лицо, которое берет на себя обязательства по сохранности данных документов. Как правило, в данном случае формируется приказ руководителя. Документы хранятся не менее пяти лет. Что касается рабочих планов, программного обеспечения, документов учетной политики, счетов, то в данном случае срок хранения составляет 5 лет. Если же речь идет о бланках строгой отчетности - трудовые и чековые книжки, то они хранятся в сейфе или же металлическом шкафе. Все первичные бухгалтерские документы, которые имеют прямое отношение к регистру учета, непременно сшиваются в хронологическом порядке. В архив отправляются только на основе специализированной справки.

Все выписки из банка и подобные документы, к которым можно отнести и кассовые документы, сортируются и прошиваются. Некоторые виды документов могут в принципе, храниться без переплета, но должны находиться в простой папке. Это предотвращает возможность их утери.

Передача документов в архив

Сохранность всех документов возлагается на плечи главного бухгалтера. Заметим, что даже когда придут судебные приставы описывать имущество предприятия, они не имеют прав описывать данные документы.

Что касается процесса передачи документов на хранение, то данный процесс производится на основании описи. Опись проводит специализированная экспертная комиссия, которая должна быть утверждена руководителем или же директором предприятия.

В описи дел обязательно отображается информация о наименовании, номере, сроках хранения и пр.

Следует отметить, что опись дел должна храниться четко определенное время, установленное законодательством нашей стране. Все дела, которые подготовлены для передачи на хранение, должны быть перемещены в твердую обложку и сшиты. Непременно убираются скрепки и другие металлические предметы. В конце прилагается заверительная записка, в которую вносятся такие данные – номера листов, общее количество листов, наличие пропущенных номеров, то есть вся детальная информация по листкам, прикрепленным к делу.


Источник: biletiz-->