Хранение проектной документации

Юридические форумы позволяют нам получить информацию по поводу важных моментов. Например, мы можем узнать, как правильно пишется слово приговоры, как правильно составлять и подписывать определенные документы, а также как правильно обеспечивать хранение проектной документации.

Особенности хранения проектной документации

Сам по себе процесс хранения обеспечивается в архиве предприятия до момента, когда наступает необходимость ее уничтожения или же передачи в государственный архив. Отметим, что хранить нужно все проекты на реконструкцию и строительство, на определенные конструкции, механизмы и узлы.

Архив при приеме подлинников непременно должен проверить следующее:

• Комплектность документов – проекта с чертежами и альбомами;

• Наличие подписей и дат;

• Наличие правильно оформленного титульного листа;

• Пригодность для снятия копии и последующего хранения.

На титульном листе в обязательном порядке должна быть указана информация о компании, которая занималась разработкой проекта, а также наименование самого объекта и год, в который данный проект был создан.

Существует своеобразный перечень типовых архивных документов, и законодательство устанавливает четко определенные сроки хранения документации по данному перечню. Процесс передачи документов на хранение или же уничтожение производится специальной, постоянно действующей комиссией, которая назначается руководством предприятия.

Все дело в том, что в определенные моменты появляется необходимость восстановления документов, и в данном случае приходится обращаться в архив. При восстановлении документов через судебные инстанции, обязательно оплачивается госпошлина в суд.

Что же касается комиссии по передачи документов в архив, то в нее включатся специалисты, которые работают в различных отраслях деятельности.

Составление описи

Комиссия непременно должна составлять специализированную опись, которая передается в архив. Опись непременно должна согласовываться с экспертной комиссией, а после, она должна быть непременно утверждена руководителем предприятия.

В данном случае, все металлические предметы в виде скрепок и скобок удаляются, чтобы исключить образование ржавчин. Документы оформляются на специализированных листах формата А4. Если речь идет о больших документах, они могут храниться в развернутом виде.

Требования к помещению

Помещение непременно должно быть сухим и иметь специализированную вентиляцию, также оно должно быть оборудовано стеллажами и множительной техникой. Доступ в данный архив непременно должен быть ограниченным. А процедура выдачи документов производится архивным работником, на основании письменного запроса. Все данные о выдаче документов фиксируются в специализированном журнале.