Мудрый Юрист

Регистрация документов

"Кадровик. Кадровое делопроизводство", 2010, N 10

Автор подробно рассказывает о том, как правильно регистрировать входящие и исходящие документы, в т.ч. конфиденциальные <1>.

<1> Статья опубликована в журнале "Хороший секретарь", N 4/2010.

Все пакеты, конверты, а также незаконвертованные документы, поступающие по любой линии связи (в том числе получаемые от посетителей), должны приниматься только работником службы конфиденциальной документации (КД), а в небольших фирмах - секретарем-референтом первого руководителя. Это связано, прежде всего, с трудностью выделения конфиденциальных документов из общего потока корреспонденции - как правило, на пакетах, конвертах и часто на самих документах отправитель не ставит гриф конфиденциальности.

Учитывая эту особенность, вскрытие конвертов, предварительное рассмотрение и распределение всей поступающей корреспонденции фирмы выполняются указанным работником, хорошо знающим структуру фирмы, функции структурных подразделений и сотрудников, состав конфиденциальной информации. Вскрываются все конверты (кроме имеющих пометку "Лично").

Поступившие электронные документы первоначально вводятся в предварительный массив компьютера этого работника с целью выполнения перечисленных процедур. Вводить электронные документы, а также электронные аналоги бумажных документов до регистрации сразу в рабочий массив компьютера не допускается.

Изъятые из пакетов и конвертов поступившие документы работник делит на две группы: имеющие гриф (пометку) ограничения доступа и не имеющие такого грифа (пометки).

Документы, отнесенные к категории конфиденциальных (в том числе электронные, факсимильные и др.), вносятся в журнал (опись) учета пакетов с целью включения их в первичную систему обеспечения безопасности информационных ресурсов фирмы.

Документы, не содержащие конфиденциальных сведений, передаются для дальнейшей обработки сотруднику службы открытой документации. Напомним, что состав реквизитов документов перечислен в Постановлении Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие Государственного стандарта Российской Федерации" (вместе с "Унифицированной системой документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003"), далее в статье номера реквизитов даны по данному ГОСТу.

Регистрация входящих документов

Независимо от того, подлежит или не подлежит документ регистрации службой ДОУ, на каждом документе, поступившем в организацию, ставится "отметка о поступлении документа" (реквизит N 29). Отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа извлеченного из конверта документа. Если корреспонденция не вскрывается, данную отметку следует ставить на конвертах (пакетах).

Эта отметка проставляется либо от руки, либо с помощью автоматического нумератора или резинового штемпеля (размеры - 16x42 мм). Содержит наименование организации-получателя, дату поступления в организацию и очередной порядковый номер документа по журналу входящих документов. В некоторых случаях целесообразно рядом с датой проставлять часы и минуты. Это касается документов срочных или особо важных.

Примерный образец

Форма регистрационного журнала для входящих документов

    Дата   
поступления
  N 
п/п
док.
  От кого  
получено
(адрес и
исходящий
N)
   Краткое  
содержание
    N    
входящего
документа
и дата
  Резолюция и 
кому направлен
документ на
исполнение
 Расписка
в
получении
документа
 01.03.1999
 42 
Выставочный
центр
"Экспо-
Бизнес"
от
25.02.1999
N 6317-07
О           
рассмотрении
заявки на
участие в
выставке
N 2508-42
Л.И. Карпову. 
Разработать
план
оргмероприятий
по подготовке
к выставке

Регистрационный штамп имеет размеры 16 x 42 мм и оформляется следующим образом:

------------------------¬
¦ООО "Солнышко" ¦
¦ ¦
¦"__" __________ 20__ г.¦
¦Вх. N ¦
L------------------------

После проставления регистрационного штампа нерегистрируемые документы, а также документы, подлежащие регистрации в структурных подразделениях, направляются по назначению соответствующим исполнителям.

Остальные документы, поступающие в организацию, регистрируются централизованно службой ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается только в случае территориальной разобщенности структурных подразделений организации.

При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с N 1 (или N 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документами. Регистрационный номер документа, как правило, состоит из номера дела, в который помещается документ или его копийный экземпляр, и порядкового номера документа в регистрационном журнале.

Для контроля исполнения документов в журнале может быть введена графа "Отметка об исполнении". Данные об исполнителе и сроке исполнения берутся из резолюции руководителя на входящем документе.

Исполнителю документ передается под расписку.

Журнал ведется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства.

Регистрация исходящих документов

На первой странице исходящего документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер (реквизит N 12). Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел (номером папки, куда будет подшита копия исходящего документа), индексом должностного лица.

Так, номер приказа по личному составу может быть дополнен сокращением "л/с" (личный состав) или "к" (кадры) - для того, чтобы различать приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Индексация распорядительных документов (приказов, указаний, распоряжений) и протоколов, актов ревизии и т.д. производится по каждому виду раздельно. Для этих документов указывается порядковый номер, присваиваемый документу в пределах календарного года, а в учебных заведениях - в пределах учебного года, например: приказ N 28, протокол N 3, акт N 7.

Ниже представлены номера исходящих писем, проставляемые в бланке для писем.

N 05-07/84
05 - номер структурного
подразделения
N ОМ-07/84
ОМ - отдел маркетинга  
07 - номер дела по     
номенклатуре
07 - номер дела по     
номенклатуре
84 - порядковый номер  
документа
84 - порядковый номер  
документа

На документах, совместно составленных двумя и более организациями, регистрационные номера проставляются каждой из этих организаций через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Сведения о документе вносятся в "Журнал регистрации исходящих документов".

Примерный образец

Форма регистрационного журнала для исходящих документов

 N 
п/п
 Дата и N 
исходящего
документа
  Куда и кому  
адресован
документ
 Краткое  
содержание
     Кем     
подписан
документ
 N дела,
в
которое
подшит
документ
Отметка об
исполнении
 15
N 2508-15 
от
12.02.1999
Директору      
выставочного
центра "Экспо-
Бизнес" Ю.В.
Страхову,
110020,
Москва,
ул. Вострикова,
118
Об        
участии в
выставке
Директор     
Некрасов О.Н.
   08   
Отправлен 
почтой

Примечание. Журнал иногда дополняют графой "Примечание", где можно было бы указать номера документов-ответов на соответствующий исходящий.

"Ссылка на регистрационный номер и дату документа" (реквизит N 13) включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит заполняется только на бланках для писем. Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа, т.е. в письмо-ответ с письма-запроса.

Примерный образец

Приглашение (входящий документ)

    НПО "Книжный дом"                                             Директору
ул. Лесная, 55, Москва, 220113 ООО "Публицист"
тел. (495) 332-18-96 В.Л. Перову
факс (495) 332-18-97 ул. Кропоткина, 57,
04.07.2009 N 4-9/131 Москва, 220002
На N ______________

О проведении международной

книжной выставки

Уважаемый Вячеслав Леонидович!

Фирма "Книжный дом" проводит 20 - 25 сентября 2009 г. в Москве традиционную международную выставку-продажу книг научного, учебного, методического, производственно-практического и справочного характера. На выставке будут представлены ведущие белорусские издательства, а также издательства России, Украины, Казахстана, Польши, Великобритании, Германии и других стран.

Так как Ваша фирма осуществляет выпуск литературы соответствующего профиля, приглашаем Вас принять участие в нашей выставке.

Для этого необходимо до 01.08.2009 прислать в наш адрес заявку на участие в выставке (форма заявки прилагается), а также два экземпляра каталога (перечня) изданий, которые Вы хотели бы представить на выставке, с указанием стоимости каждого издания. В случае положительного решения об условиях и порядке проведения выставки будет сообщено дополнительно.

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

С уважением,

    Директор НПО                         Подпись                 Г.М. Боков

Вертинский А.А.

8 (499) 232-51-38

    ----------------¬
¦ООО "Публицист"¦
¦07.07.2009 ¦
¦N 57 ¦
L----------------

Примерный образец

Ответ на приглашение (исходящий документ)

    ООО "Публицист"                                               Директору
ул. Кропоткина, 57, Москва, 2200002 НПО "Книжный дом"
тел. (495) 222-54-75 Г.М. Бокову
факс (495) 222-54-76 ул. Лесная, 55,
07.07.2009 N 1-4/158 Москва, 220113
На N 4-9/131 от 04.07.2009

О проведении международной

книжной выставки

Уважаемый Геннадий Максимович!

Благодарим Вас за приглашение принять участие в международной книжной выставке, организуемой Вашей фирмой. ООО "Публицист" готово представить на выставку ряд изданий, получивших высокую оценку экспертов некоторых российских научных учреждений и вузов.

Ждем Ваших предложений об условиях и порядке проведения выставки.

Приложение: 1. Заявка на участие в выставке на 1 л. в 1 экз.

  1. Перечень изданий ООО "Публицист" для экспонирования на выставке на 3 л. в 2 экз.

С уважением,

    Директор ООО                        Подпись                 В.Л. Перов

Чернов С.Т.

8 (499) 268-66-15

Регистрация входящей конфиденциальной информации

Документ, поступающий в организацию и содержащий гриф конфиденциальной информации, должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован.

Аналогичный порядок при отправлении документа - подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.

Журнал регистрации входящих конфиденциальных документов

 N 
п/п
    Дата   
регистрации
документа
  Дата и 
номер
документа
 Откуда 
поступил
    Краткое   
содержание
(наименование)
    Кол-во листов   
   Кол-во  
экземпляров
Исполнитель
Примечание
документа
приложения

В открытом делопроизводстве поступившие в организацию пакеты, конверты и другие почтовые отправления никогда не ставятся на индивидуальный учет, а возможная утеря конверта с документами или некомплектность документа в конверте обычно не являются предметом большого беспокойства.

Иначе обстоит дело с поступающими пакетами и конвертами, содержащими конфиденциальные документы. Поступающие пакеты, конверты до их вскрытия и незаконвертованные документы должны быть зарегистрированы в традиционном или электронном журнале (карточке) учета пакетов. Запись, сделанная в журнале, документирует факт доставки пакета или документа и является первоисточником, основанием для последующего контроля полноты состава зарегистрированных документов.

Графы журнала учета пакетов делятся на три части:

а) исходные сведения о пакетах (наименование и номер доставочного документа - реестра, расписки и др.; количество пакетов или незаконвертованных документов, их экземпляров; подпись курьера, нарочного);

б) исходные сведения о документах (порядковый номер пакета или незаконвертованного документа; номер документа, указанный на пакете; откуда поступил документ; количество листов в документе; входящий номер документа; подпись работника службы КД, подтверждающего получение пакета или документа; дата);

в) рабочие сведения (инвентарный или другой регистрационный номер документа; отметка о возврате ошибочно присланных документов; отметка об отправлении или возврате документов).

Карточка учета входящего документа состоит из следующих частей:

а) исходные сведения о документе (входящий номер и гриф конфиденциальности; дата поступления; исходящий номер документа и дата; количество листов основного документа и приложений; откуда поступил; вид документа и его краткое содержание);

б) сведения о месте хранения документа (индекс дела; номера листов дела; подписи, подтверждающие правильность отметок о подшивке документа; отметки о проверках наличия документа);

в) сведения о местонахождении (движении) документа (кому выдан; количество листов основного документа и приложений; роспись в получении и дата; роспись за возврат и дата; сведения о движении первого экземпляра карточки; отметка о проверке закрытия всех позиций карточки);

г) сведения об отправке документа (куда направлен документ; количество листов основного документа и приложений; наименование и номер сопроводительного документа и его дата; подписи лиц, подтверждающих проверку правильности отметок об отправке; отметка о возврате).

Номер поступившего документа проставляется не только во входящем штампе на первом листе документа, но и на первом листе каждого приложения в штампе "К вх. N" с указанием года регистрации.

Во входящем штампе документа дополнительно фиксируется количество листов основного документа и приложений с указанием грифа их конфиденциальности, например: "Кол-во листов: 1 к + 5 нк". При наличии в полученном конверте нескольких документов каждый из них в процессе учета получает отдельный номер.

При поступлении обязательно проверяются целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему, в случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом "КТ" составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю.

Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в "Журнале регистрации документов с грифом "КТ".

Регистрация исходящего конфиденциального документа

Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в 2-х экземплярах и по необходимости согласовывается с другими специалистами фирмы. Далее проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы. После подписания документа он регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале (карточке) регистрации исходящих конфиденциальных документов.

И.Гущина

Преподаватель

кафедры менеджмента

Московского института туризма

и гостеприимства