Мудрый Юрист

Необходимость наличия должностной инструкции

"Бюджетные учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение", 2008, N 9

Несмотря на то что Трудовой кодекс не содержит упоминания о должностной инструкции, она является неотъемлемым инструментом в регулировании трудовых отношений. Должностная инструкция - это документ, определяющий задачи, квалификационные требования, функции, права, обязанности и ответственность работника. Ее отсутствие само по себе не расценивается нарушением трудового законодательства и не влечет за собой ответственности, однако может иметь негативные последствия в виде принятия работодателем незаконных решений <*>.

<*> Письмо Роструда от 09.08.2007 N 3042-6-0.

По поводу необходимости разработки должностных инструкций ведется много споров. Ряд специалистов утверждает, что они обязательны по каждой должности, профессии, специальности, предусмотренным штатным расписанием организации. Другие в связи с размытыми формулировками в трудовом законодательстве отвергают их, полагая, что должностные инструкции не имеют значения в организации и управлении трудом. Ранее аналогичные споры велись по поводу целесообразности или необходимости наличия у учреждения штатного расписания. Они разрешились, когда были внесены соответствующие изменения в ТК РФ. Теперь необходимость наличия штатного расписания предусмотрена ст.ст. 15 и 57 ТК РФ. На сегодняшний день законодательство предоставляет каждому руководителю право принять самостоятельно решение относительно наличия в учреждении должностных инструкций.

Общие положения

Как уже упоминалось ранее, в ТК РФ отсутствуют нормы, регулирующие правила составления, содержания, принятия, изменения и отмены должностных инструкций. Однако при их разработке целесообразно использовать положения иных нормативно-правовых актов, разработанных централизованно государством.

В настоящее время практикуется применение двух видов должностных инструкций: персональных (индивидуальных), оформляемых в виде приложений к трудовому договору, а также принятых в виде локальных нормативных актов. Несмотря на споры специалистов о необходимости наличия должностной инструкции, некоторые федеральные законы определяют права и обязанности работников именно ими. Из содержания многих отраслевых и межотраслевых документов различных министерств и ведомств, в том числе и бывшего Минтруда, следует, что документом, определяющим должностные обязанности и права служащего, а также устанавливающим ответственность, является должностная инструкция (например, Постановления Минтруда России от 27.08.1997 N 43 "О согласовании разрядов оплаты труда и тарифно-квалификационных характеристик по должностям работников здравоохранения Российской Федерации" (далее - Тарифно-квалификационные характеристики) и от 21.08.1998 N 37 "Об утверждении Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих" (далее - Квалификационный справочник должностей служащих)). В них говорится, что для отдельных групп должностей или видов деятельности работа сотрудников организации (учреждения) должна регламентироваться должностными инструкциями. Подавляющее большинство таких актов в основном адресовано организациям, финансируемым из федерального бюджета.

Часто трудовой договор не дает полного представления о служебных обязанностях работника. Поэтому, по мнению автора, наличие должностных инструкций в учреждении важно. В них определены не только трудовые функции специалистов, круг их обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования к определенной занимаемой должности.

Отсутствие должностной инструкции может ограничить возможность работодателя защитить свои законные интересы в ходе рассмотрения трудового спора, предметом которого является отказ в приеме на работу.

Четкость в определении квалификационных требований и трудовой функции работника, закрепленных в должностной инструкции, позволяет:

Статья 60 ТК РФ запрещает нанимателю требовать от работника выполнения обязанностей, не предусмотренных трудовым договором. Но, как отмечено ранее, трудовой договор содержит лишь общие обязанности работника, которыми он наделен в силу закона или иных правовых актов. Как правило, в нем отсутствует перечень непосредственных производственных обязанностей сотрудника, которые составляют и обусловливают его трудовую функцию в данном учреждении и на определенной должности. Решением этой проблемы как раз может стать разработка и утверждение должностной инструкции, которую в идеале необходимо сделать приложением к трудовому договору, тогда объем обязанностей работника будет определен достаточно конкретно, в то же время составленный документ станет частью трудового договора, что соответствует требованиям ст. 60 ТК РФ. Кроме этого, когда в должностную инструкцию вносят изменения, это не влечет за собой необходимость преобразования обязательных условий трудового договора. Лучше всего утвердить должностную инструкцию в новой редакции, письменно ознакомив с ней работника (Письмо Роструда от 31.10.2007 N 4412-6 "О порядке внесения изменений в должностные инструкции работников").

Определение четкого объема обязанностей сотрудников имеет значение не только юридическое, но и практическое. Грамотно сформулированная должностная инструкция поможет работнику наиболее качественно справляться со своими обязанностями, что приводит к повышению эффективности трудовой деятельности и ответственности сотрудников, а это существенный плюс такого документа.

Порядок составления должностной инструкции

Общие требования к содержанию должностной инструкции сформулированы в Общероссийском классификаторе управленческих документов ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299 по коду 0253000 "Документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации, предприятия" (далее - ОКУД ОК 011-93). В свою очередь, в соответствии с п. 5 Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 09.02.2004 N 9 (далее - Порядок применения ЕКС) квалификационные характеристики служат основой для ее разработки.

Должностные инструкции, разработанные работодателем, должны содержать конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности.

Согласно п. 1 Порядка применения ЕКС Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих предназначен для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом организаций независимо от форм собственности и организационно-правовых форм деятельности.

Руководствуясь государственными нормативами, работодатель вправе самостоятельно определять содержание трудовой функции на уровне локального регулирования. При этом перечень работ, определенных производственных операций, должностных обязанностей работника должен в той или иной мере соответствовать централизованно установленным требованиям. Работодатель может расширить круг трудовых обязанностей (производственных операций) работника в сравнении с определенными в централизованном порядке. Однако возможность расширения круга таких обязанностей в отличие от обязанностей, установленных квалификационными характеристиками, несколько ограничена. В соответствии с п. 5 Порядка применения ЕКС это может быть обусловлено серьезными причинами, например процессом совершенствования организации труда, проводимым работодателем, или внедрением технических средств, проведением мероприятий по увеличению объема выполняемых работ.

Таким образом, работодатель вправе определять трудовую функцию работника самостоятельно, в том числе путем разработки должностных инструкций, но в пределах границ, определенных государством. В этом проявляется одна из характерных черт метода трудового права: сочетание централизованного и локального способов правового регулирования трудовых отношений.

Для подготовки содержания должностной инструкции автор рекомендует также использовать Квалификационный справочник должностей служащих, адаптировав его к конкретным условиям функционирования предприятия или соответствующего участка работы (структурного подразделения).

Требования к оформлению документов

Рекомендуемые требования к оформлению организационно-распорядительной документации установлены ГОСТом Р 6.30-2003 <*>. Они распространяются на состав реквизитов документа, а также на порядок их расположения на бланках установленного вида. Рассмотрим эти требования подробнее.

<*> Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст).

В соответствии с предписаниями разд. 2 ГОСТа Р 6.30-2003 должностная инструкция включает следующие реквизиты: наименование учреждения разработчика; вид документа; дату; регистрационный номер; место составления или издания; гриф утверждения; заголовок и текст документа; отметку о наличии приложений; подпись; гриф согласования; визы согласования; отметку о заверении копии документа и об исполнителе; идентификатор электронной копии документа.

Согласно Методическим рекомендациям ВНИИДАД ФАС РФ (2003 г.) проекты документов организации, как правило, направляются на внутреннее согласование должностным лицам финансовой, экономической и иных служб, юристу организации, руководителю службы ДОУ (при необходимости), а также заместителю руководителя организации, в ведении которого находится вопрос (направление) деятельности, затрагиваемый в содержании проекта документа. Замечания (предложения) к такому проекту могут быть представлены заинтересованными сторонами на отдельных листах, прилагаемых к нему и предварительно подписанных и датированных соответствующими должностными лицами организации.

Должностная инструкция представляет собой внутренний организационно-нормативный документ, подлинник (первый экземпляр) которого применяется исключительно в организации, поэтому в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003 допускается оформление виз согласования в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Кроме того, по усмотрению организации допускается полистное его визирование.

Подробная должностная инструкция содержит обычно следующее:

Пример.

--------------------------------------------------------------------------¬
¦ С должностной инструкцией ознакомлен(а): __________ расшифровка подписи ¦
¦ (подпись) "__" _______ 2008 г. ¦
¦ ¦
¦ Наименование учреждения ¦
¦ ¦
¦ Должностная инструкция ¦
¦ главной медицинской сестры Утверждаю: ¦
¦ ¦
¦ Руководитель: _________ расшифровка подписи ¦
¦ (подпись) ¦
¦ ¦
¦ 1. Общие положения ¦
¦ 1.1. Главная медицинская сестра относится к категории руководителей. ¦
¦ 1.2. На должность главной медицинской сестры назначается лицо, имеющее ¦
¦ высшее медицинское образование без предъявлений требований к стажу ¦
¦ работы или среднее медицинское образование и стаж работы по профилю не ¦
¦ менее 5 лет. ¦
¦ 1.3. Назначение на должность главной медицинской сестры и освобождение ¦
¦ от нее производится приказом руководителя учреждения. ¦
¦ 1.4. В своей деятельности руководствуется: ¦
¦ - нормативными документами по вопросам выполняемой работы; ¦
¦ - методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов; ¦
¦ - уставом учреждения; ¦
¦ - правилами трудового распорядка; ¦
¦ - приказами и распоряжениями главного врача; ¦
¦ - правилами и нормами охраны труда и пожарной безопасности; ¦
¦ - настоящей должностной инструкцией. ¦
¦ ¦
¦ 2. Требования к квалификации ¦
¦ Главная медицинская сестра должна знать: ¦
¦ 2.1. Основы законодательства РФ о здравоохранении. ¦
¦ 2.2. Нормативно-правовые документы, регламентирующие деятельность ¦
¦ учреждений здравоохранения. ¦
¦ 2.4. Основы социальной гигиены, экономики и управления здравоохранением.¦
¦ 2.5. Санитарные правила деятельности учреждения здравоохранения. ¦
¦ 2.6. Организацию лечебно-диагностического процесса, социальной и ¦
¦ медицинской реабилитации больных. ¦
¦ 2.7. Порядок составления графиков работы и расстановки среднего и ¦
¦ младшего медицинского персонала. ¦
¦ 2.8. Научную организацию труда. ¦
¦ 2.9. Основы санитарного просвещения, гигиенического воспитания и ¦
¦ пропаганды здорового образа жизни. ¦
¦ 2.10. Основы медицинской этики и деонтологии. ¦
¦ 2.9. Правовые аспекты медицинской деятельности. ¦
¦ 2.11. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, ¦
¦ производственной санитарии и противопожарной защиты. ¦
¦ ¦
¦ 3. Должностные обязанности ¦
¦ Главная медицинская сестра: ¦
¦ 3.1. Обеспечивает рациональную организацию труда среднего и младшего ¦
¦ медицинского персонала, повышение их квалификации. ¦
¦ 3.2. Осуществляет своевременную выписку, распределение и хранение ¦
¦ перевязочных материалов, медикаментов и др., в том числе ядовитых и ¦
¦ наркотических лекарственных средств, ведет учет их расходования. ¦
¦ 3.3. Контролирует: ¦
¦ - работу среднего и младшего медицинского персонала по приему и ¦
¦ выписке больных; ¦
¦ - транспортировку больных внутри отделений больницы; ¦
¦ - выполнение средним медицинским персоналом врачебных назначений; ¦
¦ - санитарно-гигиеническое содержание отделений больницы, одежды и ¦
¦ белья больных; ¦
¦ - своевременность и качество дезинфекции помещений, где находились ¦
¦ инфекционные больные. ¦
¦ ¦
¦ 4. Критерии успешности исполнения трудовых обязанностей ¦
¦ На главную медицинскую сестру возлагаются следующие функции: ¦
¦ 4.1. Обеспечение рациональной организации труда среднего и младшего ¦
¦ медицинского персонала, повышение их квалификации. ¦
¦ 4.2. Осуществление своевременной выписки, распределение и хранение ¦
¦ перевязочных материалов, медикаментов и др., в том числе ядовитых и ¦
¦ наркотических средств, ведение учета их расходования. ¦
¦ 4.3. Контроль работы среднего и младшего медицинского персонала по ¦
¦ приему и выписке больных; транспортировки больных внутри отделений ¦
¦ больницы; выполнения средним медицинским персоналом врачебных ¦
¦ назначений; санитарно-гигиенического содержания отделений больницы, ¦
¦ одежды и белья больных; своевременности качества дезинфекции ¦
¦ помещений, где находились инфекционные больные. ¦
¦ 4.4. Ведение необходимого документооборота. ¦
¦ ¦
¦ 5. Права специалиста ¦
¦ Главная медицинская сестра имеет право: ¦
¦ 5.1. Отдавать распоряжения среднему и младшему медицинскому персоналу. ¦
¦ 5.2. Участвовать в подборе и расстановке среднего и младшего ¦
¦ медицинского персонала. ¦
¦ 5.3. Вносить предложения: ¦
¦ - о поощрениях и наложении взысканий на средний и младший медицинский ¦
¦ персонал; ¦
¦ - по совершенствованию лечебно-профилактического процесса. ¦
¦ 5.4. Решать вопросы организации трудового процесса среднего и младшего ¦
¦ медицинского персонала. ¦
¦ 5.5. Запрашивать, получать и пользоваться информационными материалами ¦
¦ и нормативно-правовыми документами, необходимыми для исполнения своих ¦
¦ должностных обязанностей. ¦
¦ 5.6. Принимать участие в конференциях и совещаниях, на которых ¦
¦ рассматриваются вопросы, связанные с ее деятельностью. ¦
¦ 5.7. Проходить в установленном порядке аттестацию с правом получения ¦
¦ соответствующей квалификационной категории. ¦
¦ 5.8. Повышать свою квалификацию на курсах усовершенствования не реже ¦
¦ одного раза в 5 лет. ¦
¦ 5.9. Пользоваться всеми трудовыми правами в соответствии с Трудовым ¦
¦ кодексом РФ. ¦
¦ ¦
¦ 6. Ответственность специалиста ¦
¦ Главная медицинская сестра несет ответственность: ¦
¦ 6.1. За осуществление возложенных на нее должностных обязанностей. ¦
¦ 6.2. За организацию своей работы, своевременное и квалифицированное ¦
¦ выполнение приказов, распоряжений и поручений вышестоящего ¦
¦ руководства, нормативно-правовых актов по своей деятельности. ¦
¦ 6.3. За организацию работы среднего и младшего медицинского персонала. ¦
¦ 6.4. За рациональное и эффективное использование материальных, ¦
¦ финансовых и кадровых ресурсов. ¦
¦ 6.5. За соблюдение правил внутреннего распорядка, санитарно- ¦
¦ противоэпидемического режима, противопожарной безопасности и техники ¦
¦ безопасности. ¦
¦ 6.6. За ведение документации, предусмотренной действующими нормативно- ¦
¦ правовыми актами. ¦
¦ 6.7. За своевременное предоставление и достоверность статистической и ¦
¦ иной информации по своему разделу работы. ¦
¦ 6.8. За обеспечение соблюдения исполнительской дисциплины и выполнения ¦
¦ своих должностных обязанностей средним и младшим медицинским персоналом.¦
¦ 6.9. За качество и культуру медицинского обслуживания населения ¦
¦ средним и младшим медицинским персоналом. ¦
¦ 6.10. За готовность среднего и младшего медицинского персонала к работе ¦
¦ в условиях чрезвычайных ситуаций. ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Таким образом, получается подробный документ, дающий в дальнейшем возможность строить взаимоотношения с сотрудниками на совершенно новом уровне.

Примечание. Должностная инструкция приобретает силу в трудовых отношениях между работником и работодателем с момента ознакомления с ее содержанием соответствующих должностных лиц.

Работник подлежит ознакомлению с должностной инструкцией во всех случаях, предусмотренных трудовым законодательством, а именно:

Факт ознакомления с должностной инструкцией подтверждается личной подписью работника, которая ставится на самой инструкции и на специальном листе ознакомления. Из вышесказанного следует, что должностная инструкция - документ важный и весьма полезный, в некоторых случаях даже представляющий собой последнюю надежду при разрешении трудовых споров.

Роль должностной инструкции в трудовых спорах

Споры между работниками и администрацией организации в процессе трудовой деятельности, к сожалению, вполне вероятны. И нормы, изложенные в должностной инструкции, могут сыграть существенную роль при разрешении таких конфликтов как в пользу работника, так и в пользу работодателя.

В качестве примера приведем спорную ситуацию в связи с увольнением работника за неоднократное неисполнение им своих должностных обязанностей (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). В случае если уволенный по такому основанию сотрудник обратится в суд с иском о восстановлении его на работе либо об изменении формулировки причины увольнения, суд при выяснении обстоятельств дела обязательно запросит у работодателя должностную инструкцию истца. Это необходимо для того, чтобы установить, действительно ли в круг должностных обязанностей работника входила та, за неисполнение которой он уволен. Если руководство не представит требуемую должностную инструкцию либо, представив ее, не сможет доказать факт ознакомления с ней сотрудника, то суд примет решение в пользу истца и наоборот.

Например, неисполнение или ненадлежащее исполнение должностных обязанностей работником привело к прямому действительному ущербу для работодателя (под прямым действительным ущербом понимается реальное уменьшение наличного имущества работодателя или ухудшение состояния указанного имущества (в том числе имущества третьих лиц, находящегося у работодателя, если работодатель несет ответственность за его сохранность)) и к необходимости произвести им затраты либо излишние выплаты на приобретение или восстановление испорченного имущества (ст. 238 ТК РФ), а также была установлена причинно-следственная связь между действиями работника при выполнении им должностных обязанностей и нанесенным ущербом. В таком случае работник может быть привлечен к материальной ответственности. Наложение дисциплинарного взыскания на работника, отказавшегося выполнять работу, не предусмотренную условиями трудового договора, должностной инструкцией, рассматривается как нарушение работодателем законодательства о труде и грозит ему привлечением к административной ответственности в соответствии со ст. 5.27. КоАП РФ, так как должностные инструкции требуют их соблюдения не только от работника, но и от работодателя.

Роль должностной инструкции в хозяйственных спорах

Должностная инструкция может выступать важным письменным доказательством при рассмотрении хозяйственных споров в суде, подтверждая полномочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности. Так, в Постановлении ФАС СЗО от 22.12.2005 N А42-13891/04-13 суд удовлетворил иск о взыскании задолженности по договору поставки, сделав обоснованный вывод о наличии у лица, осуществлявшего приемку товара, полномочий действовать от имени ответчика, поскольку согласно должностной инструкции приемка товара входила в круг его обязанностей. Анализ многочисленной арбитражной практики также подтверждает это положение, например Постановления ФАС ВВО от 29.08.2002 N А11-1714/2002-К1-12/87, от 03.07.2001 N 19/7, от 04.06.2001 N А39-2138/00-128/5, ФАС ВСО от 14.06.2005 N А19-4256/04-40-Ф02-2635/05-С1, ФАС МО от 16.03.2006 N КГ-А40/548-06, ФАС СЗО от 15.06.2004 N А26-6315/03-12.

Кроме того, подробно составленные должностные инструкции подтверждают производственную необходимость некоторых расходов учреждения в осуществлении деятельности, приносящей доход.

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. В частности, расходы на командировки, подготовку и переподготовку кадров, состоящих в штате налогоплательщика, на договорной основе ст. 264 НК РФ отнесены к прочим, связанным с производством и (или) реализацией. Например, оплата затрат работника на проезд может быть подтверждена должностной инструкцией, предполагающей его постоянные разъезды, так как деятельность сотрудника носит разъездной характер (Постановление ФАС ВВО 23.09.2004 N А82-338/2003-А/6).

Если работодатель оплачивает обучение своих сотрудников, то необходимо доказать, что они получают образование не в личных интересах, а на благо учреждения. В данном случае можно сослаться на трудовой договор, а также на должностные инструкции. Для этого в них следует прописать взаимосвязь обязанностей работника с образовательной программой. Например, получение бухгалтером юридического образования будет вполне оправданно, если в его трудовые обязанности будет входить составление проектов договоров. Так, арбитражный суд на основании трудовых договоров, договоров на обучение и должностных инструкций работников, оплата за обучение которых производилась работодателем, а также на основании программы обучения, сертификатов соответствия, выписок из требований системы менеджмента качества, копий дипломов работников пришел к выводу о производственном характере данного обучения и о его необходимости в интересах предприятия. Таким образом, арбитры сделали вывод, что в случае оплаты работодателями за своих работников стоимости обучения, связанного с повышением их профессионального уровня, указанные виды выплат не включаются в налоговую базу для исчисления НДФЛ (Постановления ФАС ВСО от 14.02.2006 N А19-4631/05-43-Ф02-200/06-С1, от 07.02.2006 N А19-9168/05-44-Ф02-86/06-С1) и ЕСН (Постановление ФАС ВСО от 07.02.2006 N А19-9168/05-44-Ф02-86/06-С1).

Эксперт журнала

"Бюджетные учреждения

здравоохранения:

бухгалтерский учет

и налогообложение"

Н.ГРИДИНА