Мудрый Юрист

О нарушениях, связанных с применением и заполнением путевого листа

"Бюджетные учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение", 2009, N 6

В редакцию журнала поступил вопрос, в котором читатели просят разъяснить ситуацию, возникшую в ходе проверки. Контролирующим органом субъекта РФ в акте инкриминировано учреждению нарушение в части расходования горюче-смазочных материалов. Данный вывод основан на том, что:

  1. учреждение применяло неунифицированную форму путевого листа, что не позволяло установить точный учет расхода ГСМ;
  2. путевые листы выписывались на неделю, водитель не проходил медицинский осмотр перед каждым рейсом;
  3. в путевом листе не указывался точный маршрут следования автомобиля во время поездок по городу;
  4. не производилось ежемесячное снятие остатков в топливных баках автомобилей.

Приведенные факты часто выявляются в ходе проверок. Попробуем разобраться, обоснован и правилен ли вывод контролирующего органа.

О форме путевого листа

В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.

Согласно п. 62 Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее - Инструкция N 148н), для списания в расход всех видов топлива применяют формы путевых листов NN 0340002, 0345001, 0345002, 0345004, 0345005, 0345007. Данные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" (далее - Постановление N 78). Аналогичные требования содержались в п. 59 ранее действовавшей Инструкции по бюджетному учету, утвержденной Приказом Минфина России от 10.02.2006 N 25н.

Ранее финансовое ведомство (Письма от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214 и от 03.02.2006 N 03-03-04/2/23) разъясняло, что применение форм путевых листов, утвержденных Постановлением N 78, носит обязательный характер только для автотранспортных организаций. Остальные учреждения вправе разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на ГСМ, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ. Такие разъяснения были даны Минфином в части подтверждения расходов в целях налогового учета. По мнению автора, бюджетному учреждению следует применять формы путевых листов, утвержденные Постановлением N 78 и регламентированные Инструкцией N 148н. Однако учреждение вправе ввести в унифицированные формы дополнительные графы для раскрытия необходимой информации по произведенным расходам, утвердив измененную форму приказом об учетной политике.

О применении путевого листа

Порядок применения путевых листов приведен в Указаниях по применению и заполнению форм путевых листов (Постановление N 78). В них, в частности, сказано, что путевой лист выдается только на один день или одну смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). Данные разъяснения содержатся в Письме Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257. Аналогичного мнения придерживаются контролирующие органы Росфиннадзора и Счетной палаты, поэтому во избежание трений с проверяющими автор рекомендует составлять путевой лист на одну рабочую смену.

О предрейсовом медицинском осмотре

Статьей 20 Федерального закона от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения" установлено, что все юридические лица обязаны организовывать предрейсовые медицинские осмотры водителей. Отсутствие организации таких осмотров квалифицируется как нарушение названного Закона.

Предрейсовые медосмотры должны проводиться только персоналом, имеющим соответствующий сертификат, а также медицинским учреждением при наличии соответствующей лицензии.

После осмотра и при отсутствии жалоб, объективных признаков заболеваний, нарушений функционального состояния организма, признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психотропных веществ, нарушений режима труда и отдыха водитель допускается к работе, а на путевом листе ставится штамп. В штампе указываются дата и точное время прохождения медицинского осмотра, фамилия, инициалы и подпись медицинского работника, проводившего обследование. Штамп не ставится в случаях выявления симптомов заболевания, нахождения водителя в нетрезвом состоянии. При этом все результаты предрейсового медосмотра должны быть зафиксированы в журнале осмотров.

О заполнении путевого листа

Что касается описания в путевом листе маршрута следования, связанного с выполнением перевозок или служебного задания, то в соответствии с теми же Указаниями по применению и заполнению форм путевых листов он описывается по всем пунктам следования автомобиля. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции. Аналогичные разъяснения даны в Письме Минфина России от 20.02.2006 N 03-03-04/1/129. Запись "езда по городу" в путевом листе не несет информации о конкретном месте следования и не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Следовательно, здесь можно уже судить и о неэффективном использовании бюджетных средств.

Раздел "Движение горючего" путевого листа заполняется полностью, по всем реквизитам, предусмотренным в Указаниях по применению и заполнению форм путевых листов. При этом отражается информация о фактически пройденных автомобилем километрах по показателям приборов (спидометра). Пробег автомобиля указывается в путевом листе в обязательном порядке.

О контрольных замерах горючего

Бюджетные организации должны вести журналы учета показаний спидометра, составлять акты снятия показаний спидометра и ежемесячные акты замеров остатков бензина в топливных баках. Данные требования не регламентированы Инструкцией N 148н, но закреплены в Инструкции по получению, хранению, выдаче и учету топлив и смазочных материалов в автотранспортных предприятиях. РД-200-РСФСР-12-0053-84, утвержденной Минавтотрансом РСФСР от 27.07.1984. Она обязательна для автотранспортных организаций, бюджетные учреждения используют ее рекомендации в целях контроля за сохранностью государственного имущества. Ежемесячное проведение замеров ГСМ в топливных баках должно быть закреплено в учетной политике бюджетного учреждения и в положении о внутреннем контроле.

Несколько слов в заключение

Анализируя вышеприведенную ситуацию, можно сделать вывод, что выявленные ревизорами нарушения в части расходования ГСМ вполне обоснованны. Самодеятельность при заполнении путевых листов в данном случае недопустима: если Инструкцией N 148н установлены конкретные формы путевых листов, то и инструкции по их заполнению следует исполнять беспрекословно.

Редактор журнала

"Бюджетные учреждения:

ревизии и проверки

финансово-хозяйственной

деятельности"

С.ВАЛОВА