Мудрый Юрист

Кадровое делопроизводство

/"Трудовое право", 2008, N 8/
Т.В. КУЗНЕЦОВА

Введение

Любая организация существует только тогда, когда есть работающие в ней люди. Открытие какой угодно фирмы, предприятия, учреждения, организации начинается с подбора и оформления работников. Поэтому наличие службы кадров или специально выделенного сотрудника, занимающегося оформлением кадров, обязательно для организации не только любого масштаба, но и любой организационно-правовой формы.

Значению кадровой службы, ее месту в системе управления и порядку организации посвящена гл. 1.

Как и всякое другое направление деятельности, работа кадровой службы обязательно документируется. Но в отличие от других направлений кадровая документация играет большую роль непосредственно в жизни конкретного человека. Именно поэтому к составлению и оформлению кадровой документации, организации работы с ней предъявляются повышенные требования и ведение кадровой документации часто проверяется, как и ведение бухгалтерской. Эту работу выполняют сотрудники государственной инспекции труда - государственные инспекторы труда.

Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого имеющего дело с документами. Акты, касающиеся работы с кадровой документацией, рассматриваются в гл. 2.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия и каждого отдела. Ведение многих документов предписано законами, например заключение договоров, ведение кадровых, первичных учетных документов, оформление трудовой книжки и т.д. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых зафиксирована деятельность службы кадров.

Современные требования к составлению документов и порядок их оформления подробно рассмотрены в книге.

Документы многообразны, и каждый вид документа - приказ, протокол, устав, справка, письмо и др. - имеет свои особенности и свои правила работы с ним. Вот почему составление и оформление наиболее часто встречаемых в деятельности службы кадров документов выделено в специальную главу, однако большая часть книги посвящена специфике работы именно с кадровыми документами. В ней учтен Трудовой кодекс, многие статьи которого освещают вопрос документирования трудовых правоотношений, и введенные Постановлением Госкомстата 5 января 2004 г. унифицированные формы первичной учетной кадровой документации (приказов о приеме на работу, переводе, увольнении и др.), приводятся формы личных карточек (форма N Т-2, Т-2ГС(МС)и N Т-4).

В отдельную главу выделен порядок оформления и ведения трудовых книжек.

Важно организовать правильное хранение документов так, чтобы в случае необходимости их можно было быстро найти. Порядок текущего хранения документов, формирования дел на основе номенклатуры дел достаточно подробно регламентирован нормативно-методическими актами, опираясь на требования которых написана глава книги, посвященная текущему хранению кадровых документов.

Еще более регламентирован этап обработки документов для архивного хранения. Помимо оперативного значения часть документов имеет научную, общественно-историческую ценность, определяемую по критериям, установленным архивными органами. Сохранность этих документов особенно важна. После истечения срока их хранения в архиве учреждения многие из них передаются на хранение в архивы документов по личному составу. Лица, виновные в утрате или гибели кадровых документов, могут быть привлечены к уголовной ответственности. Готовя дела к сдаче в архив, надо хорошо знать и соблюдать требования, разработанные архивными учреждениями. Порядок подготовки дел для архивного хранения, проведения экспертизы ценности документов и их уничтожения изложены в гл. 9.

Конечно, как все процессы создания документов, так и все виды работ с ними рассматриваются с учетом внедрения компьютерных технологий.

В книге изложены основы выбора и использования компьютерной техники, программного обеспечения с точки зрения применения их в работе службы кадров: автоматизация составления и оформления документов, ведение баз данных по личному составу, обеспечение сохранности документов в электронной форме.

Следует обратить внимание на приложения в конце книги. В них собраны не только образцы форм, но даны и законодательно-нормативные акты, и методические документы, которые могут потребоваться в работе службы кадров.

Книга предназначена для всех работников кадровых служб.

Руководители организаций, фирм, предприятий, на которых возлагается ответственность за организацию хранения кадровых документов, найдут в этой книге требования к постановке этого вида деятельности и порядок организации работы служб и сотрудников, занимающихся кадровым делопроизводством.

Составлением и оформлением документов занимаются практически все сотрудники кадровых служб. Поэтому требования, предъявляемые к составлению и оформлению кадровой документации, должен знать каждый.

Глава 1. ОРГАНИЗАЦИЯ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

1.1. Положение о подразделении

Для решения кадровых вопросов в организации создается структурное подразделение - кадровая служба. Она называется по разному: управление кадров, департамент, отдел кадров, служба персонала, кадровый центр и т.д. Независимо от названия это должно быть самостоятельное структурное подразделение, подчиняющееся, в силу важности решаемых этой службой задач, непосредственно первому руководителю или одному из его заместителей (например, заместителю директора по кадрам).

Выбор организационной формы - управление, департамент, отдел и тому подобное - зависит от многих факторов:

Например, в определенных организациях обязательна конкурсная система приема на отдельные должности, в других обязательна аттестация работников; в вышестоящей организации, имеющей подведомственную сеть, служба кадров осуществляет методическое руководство кадровыми подразделениями организаций, входящих в ее ведомство (предприятий, институтов), и оформляет трудовые правоотношения с руководителями этих структур.

Различные масштабы и задачи порождают организационное разнообразие кадровых служб. В министерствах, крупных государственных и коммерческих организациях создают управления кадров, которые могут делиться на отделы, секторы и т.п. На больших предприятиях обычно бывают отделы кадров. Если организация небольшая, служба кадров не создается, а в организации выделяется специальный работник (инспектор или менеджер по кадрам), выполняющий всю работу кадровой службы, но в меньших объемах. Он должен быть освобожден от всех других видов деятельности. И наконец, в совсем маленькой фирме работа с кадровой документацией входит в обязанности секретаря-референта (секретаря), но как обособленный участок работы выполнение и этой функции должно быть отражено в должностной инструкции секретаря-референта (секретаря).

Статус службы кадров конкретной организации, ее место в системе управления, цель, задачи, функции, права и ответственность закрепляются в организационно-правовом документе - положении о подразделении (службе кадров).

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения <1>.

<1> Единая государственная система делопроизводства. М., 1975. С. 76.

Уже само определение этого вида документа раскрывает его содержание. Положение о структурном подразделении - документ, имеющий длительный срок действия, и к его составлению необходимо отнестись с большой ответственностью. Положение входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста:

Начинается положение о службе кадров, как и положение о любом другом структурном подразделении, с раздела "Общие положения", в котором важно указание на то, что служба кадров (дается точное название подразделения, например управление, отдел и т.п.) является самостоятельным структурным подразделением, подчиненным непосредственно руководителю или его заместителю по кадрам (например, зам. директора по управлению персоналом). Таким образом, сразу определяется место службы и ее значимость. Напомним, что самостоятельным считается структурное подразделение, находящееся в непосредственном подчинении руководству организации.

Далее можно указать структуру службы. Например, в состав службы входят: отделы, если это управление, секторы, группы и т.д. В этом же пункте записывается, что численность и штаты службы определяются штатным расписанием организации (фирмы).

Учитывая, что положение действует в течение длительного периода, в нем не следует указывать конкретное количество или должности, входящие в штат службы на момент составления положения (с ростом фирмы штаты службы могут быстро измениться).

Обязательным в разделе "Общие положения" является пункт, какими законодательно-нормативными актами руководствуется служба в своей деятельности. Этот пункт можно написать обобщенно, например: "Служба кадров в своей деятельности руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации и другими законодательными актами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, касающимися организации труда и трудовых правоотношений, законодательно-правовыми актами субъектов Федерации по данным вопросам, нормативно-методическими документами общего действия, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной архивной службы Российской Федерации по вопросам документационного обеспечения управления, уставом организации, настоящим положением о службе кадров и инструкцией по делопроизводству организации". При наличии отраслевых нормативно-методических документов по вопросам работы с кадрами или по делопроизводству, а также аналогичных актов, разработанных в данном учреждении, они должны быть включены в этот пункт.

В раздел "Общие положения", как правило, входит пункт о руководстве службы, в котором указывается наименование должности (управляющий, начальник, заведующий), порядок назначения и освобождения от должности; требования, предъявляемые к квалификации, и стажу работы. Возглавлять службу кадров должен специалист с высшим или средним (в небольших организациях) образованием и определенным стажем работы. Напомним, что в настоящее время для работы в кадровой службе специалистов готовят вузы и техникумы.

В конце этого раздела важно указать, что служба кадров имеет печать с обозначением своего наименования.

Затем идет раздел "Цели и задачи". Цель любой службы кадров - осуществление эффективной кадровой политики, направленной на полное обеспечение организации высококвалифицированными работниками для наилучшего выполнения всех задач, стоящих перед организацией. С переходом к новым экономическим отношениям главной задачей большинства организаций становится получение максимальной прибыли, а выполнение этой задачи требует подбора специалистов-профессионалов высокого класса. Поэтому в задачи кадровой службы можно записать:

Основным в положении является раздел "Функции", в котором перечисляют виды работ, выполняемые службой кадров, сгруппированные по задачам. Например:

Очень важно ничего не забыть и перечислить все функции, выполняемые кадровой службой.

При формулировании отдельных функций можно воспользоваться квалификационными характеристиками руководителей, специалистов и других категорий служащих, разработанных НИИ труда <2>, и нормативами времени на работы по комплектованию и учету кадров <3>.

<2> Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 с последующими изменениями и дополнениями.
<3> Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по комплектованию и учету кадров, утвержденные Постановлением Минтруда от 14.11.1991 N 78.

Важнейшим является раздел "Права и ответственность". Права надо расписать как можно подробнее, помня, что служба кадров имеет те права, которые в положение внесены. Например, права:

Вторая часть этого раздела - ответственность - может быть записана обобщенно, типа "служба несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данным положением", или расписана более детально, исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность за неправильное оформление документов, их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременную обработку и сдачу документов долговременного (личные дела) и постоянного срока хранения в архив и т.д.

В разделе "Руководство" устанавливается наименование должности, излагаются обязанности и персональная ответственность руководителя службы кадров и выполнение всех видов работ, закрепленных положением за подразделением, указываются права руководителя службы. Например:

По существу, раздел "Руководство" заменяет должностную инструкцию руководителя подразделения. Поэтому по поводу этого раздела существуют две точки зрения. Одни считают, что такой раздел должен быть в положении о структурном подразделении, и, если он есть, должностная инструкция на руководителя подразделения не составляется. Другие считают, что такой раздел не нужен, а обязательна должностная инструкция (в частности, если предприятие работает по стандарту ISO 9000 или ISO 9002).

В разделе "Взаимоотношения (служебные связи)" указывается, с какими подразделениями и по каким вопросам служба взаимодействует. Например, служба кадров взаимодействует со всеми структурными подразделениями организации по вопросам комплектования и движения кадров.

С бухгалтерией служба кадров постоянно контактирует по вопросам оплаты труда и обязана представлять копии приказов о зачислении, увольнении, переводе, отпуске, командировании, поощрении, так как на их основе производится расчет и выдача причитаемых работнику сумм. Кроме того, с бухгалтерией согласовываются прием и увольнение на должности, связанные с материальной ответственностью, заключение договоров и т.п.

Кадровая служба постоянно взаимодействует с юридической службой или юрисконсультом по всем сложным вопросам трудовых взаимоотношений. Тесная связь существует и со службой делопроизводства по всем вопросам документирования и организации работы с документами. Внедрение компьютерных технологий требует постоянного взаимодействия с отделом автоматизации (IT-подразделением). Как и все другие структурных подразделения, служба кадров взаимодействует с хозяйственным отделом.

Помимо внутренних связей, кадровая служба постоянно контактирует с военкоматами, отделами социального обеспечения, службами занятости, миграционными службами и т.д. Все эти связи фиксируются в положении и наглядно отражают информационно-документационные потоки.

Обычно завершает положение раздел "Организация работы". Раздел может содержать лишь пункт о том, что служба кадров работает в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации (фирмы). Если таких правил нет или есть особенность в работе сотрудников службы кадров, например ненормированный рабочий день, частые командировки и т.п., то это должно найти отражение в этом разделе положения. Заканчивается положение пунктом о порядке реорганизации службы. Обычно это происходит в случае переподчинения службы, расширения ее функций, изменения внутренней структуры и сегодня наиболее часто связано с внедрением новых управленческих схем и компьютерных технологий.

Даже краткое изложение содержания положения о службе кадров показывает важность этого документа, четко расписывающего порядок работы подразделения. Это документ сложный, многопрофильный. Чем тщательнее, детальнее он разработан, тем четче строится и легче организуется в дальнейшем работа подразделения.

Положение действует до замены его новым.

Оформляется положение на общем бланке, подписывается руководителем службы и обязательно утверждается руководителем организации (фирмы). Например:

    ЗАО "Бизнес-школа                                             УТВЕРЖДАЮ
"Интел-Синтез"

Положение

00.00.0000 N 00

Москва

Об отделе кадров

Структура текста

    Начальник отдела кадров               Подпись               Расшифровка
подписи

1.2. Должностной и численный состав

Имея положение о службе кадров, в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, можно определить общий объем работ и соответственно ему установить должностной и численный состав службы кадров.

Наименования должностей работников кадровых служб вводят в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР) <4>. Кроме того, можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих <5>, утвержденный Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 21.08.1998 N 37. Порядок применения этого справочника утвержден Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 09.02.2004 N 9.

<4> ОК-016-94 Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. М. 1995.
<5> Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других категорий служащих // Минтруд России. М.: "Экономические новости", 1998.

В соответствии с принятой квалификацией служащие делятся на три категории: руководителей, специалистов и технических исполнителей (в Квалификационном справочнике они названы "и другие служащие").

К категории руководителей, занимающихся кадровыми вопросами, могут быть отнесены:

К должностям специалистов отнесены:

Техническими специалистами являются:

Сегодня в крупных компаниях и фирмах в отборе персонала участвуют психологи и социологи, которые вводятся в постоянный штат кадровых служб. В их задачу входит не только проведение тестирования при поступлении на работу, но и разрешение конфликтных ситуаций в организации, создание благоприятной психологической атмосферы в офисе.

Численность работников службы напрямую зависит от трудоемкости выполняемых работ, то есть времени, которое будет затрачиваться на ту или иную операцию.

Типовые затраты рабочего времени на различные виды работ были определены Центральным бюро нормативов по труду Минтруда при участии многих министерств и ведомств. Уже в 1988 г. были выпущены Типовые нормы времени на работы по комплектованию и учету кадров, которые в 1991 г. заменили на Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные Постановлением Минтруда от 14.11.1991 N 78. Они используются прежде всего при обосновании необходимой численности работников службы кадров. В них даны нормативы оперативного времени в человеко-часах на наиболее часто проводимые в кадровых службах виды работ:

Конечно, служба кадров может выполнять и другие виды работ, не предусмотренные в нормативах времени, однако их величина не должна превышать 25% от трудоемкости нормированных работ.

Численность работников, необходимых для работы в службе кадров, исчисляется по формуле:

         То
Ч = ----,
Фп

где Ч - численность работников, чел.;

То - общая годовая трудоемкость работ;

Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1910 часов).

Общая годовая трудоемкость работ складывается из годовой трудоемкости нормируемых работ и годовой трудоемкости ненормируемых Центральным бюро нормативов по труду работ, то есть:

То = Тн + Тнн,

где Тн - годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч;

Тнн - годовая трудоемкость ненормируемых работ, чел.-ч.

По нормируемым видам работ нормативы времени уже определены и берутся из Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работу по комплектованию и учету кадров. Они рассчитаны по формуле:

                    К
Нвр = Топ (I + ---),
100

где Нвр - нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;

Топ - норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный в сборнике нормативов времени;

К - коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых, личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы в процентах от оперативного времени. К принимается равным 8%.

Годовая трудоемкость нормируемых работ определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:

          n
Тн = SUM Нврi x Vi,
i=1

где Тн - годовая трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч;

Нврi - нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;

Vi - объем конкретного вида работы, выполняемого за год;

i = 1, 2... n - виды выполняемых работ.

Пример расчета численности инспекторов по кадрам

Расчет численности производится исходя из трудоемкости работ, выполняемых в течение года.

     Вид    
выполняемых
операций
 Единица 
измерения
объема
работ
  Наименование 
факторов
влияния и их
числовые
значения
  Пункт,  
таблица,
номер
норматива
по
сборнику
 Норматив 
времени на
единицу
измерения,
чел.-ч
    Нормы   
времени на
выполнение
конкретного
нормируемого
вида работы,
чел.-ч
Объем
работ
за
год
Трудоемкость
нормируемых
работ,
чел.-ч
1.          
Оформление
документов
при приеме
на работу
рабочих
Один     
рабочий
       -       
3.1,      
табл. 1,
п. 1
    0,46  
     0,50   
 4500
    2250    
2.          
Оформление
документов
при
увольнении
рабочих
То же    
       -       
3.2,      
табл. 2,
п. 1
    0,39  
     0,42   
 3600
    1512    
3.          
Оформление
документов
работнику,
уходящему на
пенсию по
старости или
инвалидности
То же    
       -       
3.4.16,   
табл. 21
    3,3   
     3,56   
  250
     890    
примечание
    0,5   
      -     
     125    
4.          
Составление
отчета о
численности
работников
по полу и
возрасту и
рабочих по
образованию
Один     
отчет
Среднесписочная
численность
работников
(включая
подростков),
20500 чел.
3.5.1,    
табл. 23,
п. 14
   50,02  
    54,02   
    1
      54    
И т.д. по всем        
операциям
Годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн)                                    
    9530    

Другими словами, вы должны взять нормы времени по каждому виду работ, умножить на объем данной работы в год и результаты по всем видам работ суммировать.

Если в отделе кадров выполняются работы, не имеющие типовых установленных норм, то годовая трудоемкость работ определяется аналогично. Эта формула будет выглядеть так:

           m
Тнн = SUM Нврj x Vj,
j=1


где Тнн - годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником нормативов, чел.-ч;

Нврj - нормы времени на выполнение работ, не предусмотренных сборником нормативов и установленных на основе местных нормативов методами нормирования труда, чел.-ч;

Vj - годовой объем работ, не предусмотренных сборником нормативов;

j = 1, 2... m - виды работ.

В сборнике межотраслевых укрупненных нормативах времени на работу по комплектованию и учету кадров приведены примеры расчета численности инспекторов по кадрам (военно-учетного стола, бюро пропусков) и численности табельщиков.

Годовая трудоемкость работ, не предусмотренных сборником, составила 20 чел.-ч.

Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется по формуле:

         То
Ч = ----,
Фп


где То - суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормативам за год, 9550 чел.-ч (9530 + 20);

Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год (1910 ч).

Таким образом, Ч = 9550 / 1910 = 5 чел.

  1. Аналогично рассчитывается численность дежурных бюро пропусков, военно-учетного стола.
  2. Пример расчета численности табельщиков.

Численность табельщиков определяется путем деления среднесписочной численности работников (включая подростков) на норму обслуживания.

Исходные данные:

---------------------------------------------------------------------------¬
¦Система табельного учета - рапортно-ведомостная ¦
¦Форма организации табельного учета - децентрализованная ¦
¦Среднесписочная численность работников (Чсп) - 20500 чел. ¦
¦Норма обслуживания (Нобс) - 490 чел. ¦
¦(см. п. 3.8, табл. 60, 1а) ¦
L---------------------------------------------------------------------------
Чсп 20500
Ч = ---- = ------ = 42 чел.
Нобс 490

Установленную структуру организации в целом с названием структурных подразделений, в том числе и службы кадров, и определенную для каждого структурного подразделения и, следовательно, для службы кадров численность работников закрепляют в организационно-правовом документе - структура и штатная численность. Кроме того, наименование и код подразделения, профессии (должности), количество штатных единиц, установленных для кадровой службы, фиксируются в штатном расписании.

1.3. Должностные инструкции

Составив положение о службе кадров, в котором указаны возложенные на нее задачи и функции, определив общий объем работ с помощью Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работу по комплектованию и учету кадров и установив численный и должностной состав службы, приступают к разработке должностных инструкций на каждого предполагаемого работника (вакантную должность), т.е. с помощью должностной инструкции проводится рациональное распределение труда в подразделении.



Должностная инструкция - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника, обеспечивающий объективность при аттестации, при разрешении трудовых споров, поощрении, наложении взыскания. Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.

Так как работа с кадрами ведется повсеместно и сотрудники кадровых служб относятся к общеотраслевым должностям служащих, при составлении должностных инструкций на работников кадровой службы в первую очередь надо воспользоваться Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих", утвержденным Постановлением Минтруда Российской Федерации. Поскольку этот нормативный документ обеспечивает рациональное разделение труда, правильный подбор, расстановку и использование кадров, единство в определении должностных обязанностей работников и предъявляемых к ним квалификационных требований, он рекомендован к использованию на предприятиях, в учреждениях и организациях различных форм собственности, организационно-правовых форм и отраслей экономики, независимо от их ведомственной подчиненности.

Тарифно-квалификационные характеристики по каждой должности состоят из трех разделов: "Должностные обязанности", "Должен знать" и "Требования к квалификации по разрядам оплаты":

Взяв за основу характеристику из Квалификационного справочника, уже значительно легче составить должностную инструкцию на конкретного работника кадровой службы. Исходя из объема и специфики работы, должностные обязанности, указанные в квалификационной характеристике той или иной должности, могут быть распределены между несколькими работниками кадровой службы. И наоборот, с внедрением технических средств и сокращением численности персонала круг обязанностей служащего может быть расширен по сравнению с установленными соответствующей квалификационной характеристикой (см. приложение).

Должностная инструкция - индивидуальный документ, хотя и составляется на базе типовых квалификационных характеристик. Конкретные должностные инструкции, составляемые на определенную должность в данной организации (фирме), всегда имеют свои особенности, так как любая организация имеет свою специфику в направлении деятельности или в объеме работ и работник кадровой службы вуза или научно-исследовательского института наряду с общей ведет и специфическую документацию, отличную от документации предприятия, торговой фирмы и т.д.

При наличии должностной инструкции, в которой определены требования к вакантной должности, отделу кадров легче подобрать необходимого работника. При приеме на работу претендент на должность знакомится с инструкцией, видит круг своих обязанностей и может сразу соотнести с ними свои возможности. Следовательно, должностная инструкция помогает в правильном подборе, расстановке и использовании кадров.



При зачислении на должность принимаемый работник должен расписаться в инструкции. Его роспись означает, что с инструкцией он ознакомлен и обязуется ее выполнять. В трудовой договор может быть включен пункт с обязательством выполнения работы в соответствии с должностной инструкцией. Таким образом, инструкция способствует укреплению трудовой дисциплины в организации.

Должностная инструкция также имеет унифицированную форму и одинаковую для всех должностей структуру текста:

Как видим, структура должностной инструкции во многом совпадает со структурой текста положения о службе кадров (структурного подразделения). Если у вашей организации (фирмы) работа с кадрами возложена не на структурное подразделение, а на одно должностное лицо - инспектора по кадрам, все задачи и функции по работе кадровой службы, указанные в положении о ней, войдут в его должностную инструкцию. Он должен будет один выполнить все работы с кадровой документацией, только в меньшем объеме.

При большом объеме работ они должны быть четко распределены между указанными в штатном расписании работниками кадровой службы. Должностные инструкции, составленные на всех работников кадровой службы (как и на всех работников организации в целом), четко разграничат права и обязанности сотрудников, исключат дублирование и в то же время, если это будет предусмотрено в инструкции, обеспечат взаимозаменяемость.

"Общие положения" в должностной инструкции содержат следующий набор информации: обобщенные сведения о должности, ее категории; требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стажу работы по специальности); порядок назначения и освобождения от должности, замещения во время отсутствия; основные законодательно-правовые, нормативно-методические и организационные документы, на основании которых он осуществляет свою служебную деятельность; подчиненность и кем руководит.

Чаще всего от работника службы кадров требуется сегодня наличие высшего или среднего специального образования, умение работать на компьютере, определенный стаж работы, а для работника совместного предприятия или филиала иностранной компании - знание иностранного языка.

Подчиняются работники службы кадров руководителю службы. Обычно этот пункт звучит так: инспектор по кадрам (техник по труду и т.п.) назначается и освобождается от занимаемой должности приказом руководителя организации (фирмы) по представлению начальника отдела кадров (управления, департамента персонала).



Один из пунктов этого раздела должностной инструкции содержит перечень основных законодательно-нормативных, нормативно-методических, организационных, распорядительных документов, которыми работник руководствуется в своей деятельности. В обобщенном виде эти акты указаны в рассмотренном выше положении о службе кадров. Затем необходимо указать более узкие нормативно-методические документы, определяющие порядок работы по операциям, которые поручены этому работнику. Например, если на работника возложены функции ведения и учета трудовых книжек, в его должностной инструкции будет указано, что он руководствуется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.

Завершает этот пункт указание на организационные и распорядительные документы вышестоящей и своей организации (фирмы): устав, положение о структурном подразделении, приказы и распоряжения, инструкция по делопроизводству, данная должностная инструкция.

Следующий раздел - "Функции". В нем указывают основные направления деятельности, а в разделе "Должностные обязанности" уже перечисляют конкретные виды работ, которые обеспечивают выполнение этих функций. Часто эти разделы объединяют в один - "Функции и должностные обязанности" (или "Основные задачи и обязанности"). Раздел этот следует расписать как можно детальнее. При составлении этого раздела многие формулировки можно взять из квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих, разработанных Институтом труда и утвержденных Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37 <6>.

<6> Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М.: Минтруд, 1998.

В квалификационных характеристиках можно использовать раздел "Должностные обязанности". Так, в квалификационной характеристике инспектора по кадрам должностные обязанности сводятся к следующему:

Как видим, приведенная характеристика достаточно подробно перечисляет должностные обязанности инспектора по кадрам и поможет при написании разделов конкретной должностной инструкции.

Однако приведенный пример, конечно, не исчерпывает всех должностных обязанностей инспектора по кадрам, ему могут быть поручены и другие виды работ, а часть функций, перечисленных в приведенной квалификационной характеристике, может быть передана другому работнику.

В том и состоит особенность должностной инструкции на конкретного работника, что она перечисляет именно его функции и должностные обязанности. Поэтому набор функций и должностных обязанностей всегда индивидуален, хотя и может составляться на базе типовых должностных инструкций.

Все функции, записанные в положении о службе кадров, должны быть включены в должностные инструкции работников службы. При этом должно быть ясно, кто какой работой занимается и за что отвечает.

Чем детальнее в разделе "Функции и должностные обязанности" будет указано, не только что, но и как выполняет те или иные операции работник в соответствии с принятой в организации технологией работы с документами, тем ценнее будет должностная инструкция. Здесь же указывается и взаимозаменяемость.

Раздел "Права" очень важен для работника. В нем закреплены его полномочия для самостоятельного решения вопросов, относящихся к его компетенции. Очень важны права доступа к информации, в том числе и конфиденциальной, и запроса информации и документов для оформления трудовых взаимоотношений, право согласовывать и подписывать определенные виды документов и т.д.

Раздел должностной инструкции "Ответственность" может быть написан обобщенно, например: "Работник несет ответственность за невыполнение обязанностей и неиспользование прав, предусмотренных правовыми актами и данной инструкцией", или расписан более детально исходя из пунктов обязанностей. Например, ответственность за неправильное оформление кадровых документов, их несоответствие установленным требованиям; за несвоевременную обработку и сдачу документов по личному составу на хранение в архив и т.д.

Ответственность в соответствии с новой редакцией ст. 419 Трудового кодекса Российской Федерации может быть административной, дисциплинарной, материальной, гражданско-правовой и даже уголовной. Работая над этим разделом, следует помнить, что устанавливается ответственность в строгом соответствии с законодательством. Так, в соответствии с гл. 19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях должностные лица подлежат административной ответственности за административные правонарушения, связанные с несоблюдением установленных правил, обеспечение выполнения которых входит в их служебные обязанности. За совершение дисциплинарного проступка применяются дисциплинарные взыскания (ст. ст. 192 и 193 Трудового кодекса РФ). В случае материальной ответственности за ущерб, причиненный организации, в соответствии со статьями Трудового кодекса (ст. ст. 238 - 250) работник несет материальную ответственность, т.е. возмещает стоимость.

Раздел "Взаимоотношения" (связи по должности) также очень важен для организации работы. Обычно в нем обобщенно записывают, что работник в своей деятельности взаимодействует со всеми сотрудниками или структурными подразделениями по вопросам оформления трудовых взаимоотношений, составления графика отпусков, табельного учета и т.д. Но значительно легче работать, если в этом разделе конкретно указано, с какими подразделениями или сотрудниками данный работник взаимодействует. Этот раздел целесообразно представить в табличной форме, в которой наглядно указывается, от кого работник получает, с кем согласовывает, кому передает документы, в какие сроки.

В последнее время во многих должностных инструкциях появился раздел "Оценка работы". Основные критерии - своевременность выполнения работы и ее качество.

Можно дополнить должностную инструкцию и другими разделами, например "Организация работы". Он необходим прежде всего в том случае, если имеется совмещение видов работ, например, в небольшой организации ведение кадровой документации часто возлагается на секретаря-референта. В этом разделе также может быть указан режим работы, форма контроля.

Заканчивается инструкция обычно пунктом о порядке ее пересмотра. Он может быть записан так: "До замены новой" или "Инструкция подлежит пересмотру в случае изменения функций работника". Возможно указание заранее установленного срока замены, например раз в 5 лет. Но лучше более детально перечислить условия пересмотра должностной инструкции: изменение структуры организации, изменение штатного расписания и перераспределение обязанностей, внедрение новых технологий, меняющих характер работы, и т.д.

При освобождении должности в случае перевода работника или увольнения, до приема нового работника старую должностную инструкцию следует внимательно проверить и, если необходимо внести коррективы, уточнить технологию или добавить те обязанности, которые дополнительно будут возложены на вновь принятого работника. Например, новый работник службы по работе с персоналом должен вести документацию с использованием приобретенной компьютерной программы, ему дополнительно вменяется проведение экспертизы ценности документов или страховое копирование данных и т.д. Все это должно быть вписано в его должностную инструкцию до зачисления на работу.

Должностная инструкция оформляется по типу общего бланка, подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

Например:

      ЗАО "Бизнес-школа"                                   Гриф утверждения
"Интел-Синтез"

Должностная инструкция

00.00.0000 N 00

Москва

Инспектора по кадрам

Структура текста

    Должность                    Подпись                Расшифровка подписи
С инструкцией Подпись Расшифровка подписи
ознакомлен

Таким образом, организация службы кадров требует решения целого ряда вопросов и закрепляется разработкой организационных документов, куда в первую очередь относятся положение о службе кадров и должностные инструкции. Кроме того, структура и численность работников службы кадров отразятся в таких общих для организации документах, как структура и штатная численность и штатное расписание.

Особенность службы кадров заключается в том, что помимо должностных инструкций, разрабатываемых на каждого работника службы кадров, в обязанности этой службы может входить и составление должностных инструкций на всех других работников организации.

/"Трудовое право", 2008, N 9/

Глава 2. ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ, НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ И ОРГАНИЗАЦИОННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КАДРОВОЙ СЛУЖБЫ

2.1. Общегосударственные законодательные и нормативно-методические акты, необходимые в работе службы кадров

Вся управленческая деятельность любой организации обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично. И от работника службы кадров требуется прежде всего безупречное знание законодательно-правовых актов, в которых нашли отражение вопросы организации труда и оформления трудовых отношений работодателя и работника. Пакет этих актов (в бумажной или электронной форме, как удобнее) должен быть в каждой кадровой службе, чтобы в любой момент можно было к ним обратиться и проверить законность решения вопроса и его закрепление в документе.

Открывает этот пакет Конституция Российской Федерации, где ст. 37 посвящена праву на труд и отдых, где каждому "работающему по трудовому договору гарантируются установленные федеральным законом продолжительность рабочего времени, выходные и праздничные дни, оплачиваемый ежедневный отпуск".

Основным законодательным актом, которым постоянно руководствуется в своей работе кадровая служба, является Трудовой кодекс РФ. В нем, прежде всего, находим определение базового понятия - "социальное партнерство". В соответствии со ст. 25 Трудового кодекса РФ "сторонами социального партнерства являются работники и работодатели в лице уполномоченных в установленном порядке представителей". В новой редакции Трудового кодекса в статью добавлен абзац: "Органы государственной власти и органы местного самоуправления являются сторонами социального партнерства в случаях, когда они выступают в качестве работодателей, а также в других случаях, предусмотренных трудовым законодательством".

Служба кадров строит свою работу на основных принципах социального партнерства, изложенных в ст. 24, таких как

В Трудовом кодексе отражены и многие специфические вопросы документирования трудовых правоотношений.

Прежде всего отметим, что отдельная ст. 5 посвящена перечислению законодательных и иных актов, в которых регулируются трудовые отношения. Они указаны в последовательности их значимости:

Каждый вид документа не должен противоречить указанному выше.

Действие этих актов, содержащих нормы трудового права, распространяется в пространстве на территории в зависимости от органа, их принявшего: акты федеральных органов распространяются на всю территорию Российской Федерации; акты субъектов Российской Федерации действуют в пределах территории соответствующего субъекта РФ; акты органов местного самоуправления - в пределах соответствующего муниципального образования и локальные нормативные акты конкретной организации - только в пределах этой организации.

Таким образом в Трудовом кодексе РФ прописаны соподчиненность законодательных и нормативных правовых актов, главенство и их иерархия, что должно учитываться работником кадровой службы. Например, в спорных случаях необходимо руководствоваться не нормативным актом субъекта федерации, а нормативным актом федерального органа власти по данному вопросу.

Работникам кадровых служб важно также помнить, что в соответствии с Трудовым кодексом РФ законодательный акт, содержащий нормы трудового права вступает в силу со дня, указанного в этом акте, и прекращает свое действие в связи с:

Особую значимость для работников кадровых служб имеет ст. 14 "Исчисление сроков". В ней указано, что "прекращение трудовых прав и обязанностей начинается на следующий день после календарной даты, которой определено окончание трудовых отношений.

Сроки, исчисляемые годами, месяцами, неделями, истекают в соответствующее число последнего года, месяца или недели срока. В срок, исчисляемый в календарных неделях или днях, включаются и нерабочие дни.

Если последний день срока приходится на нерабочий день, то днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день".

Эта статья очень важна не только при оформлении увольнений, но и при определении стажа работы и во всех других случаях, где приходится учитывать каждый день работы гражданина.

Надо подчеркнуть также важность для работника кадров ст. 65, в которой перечислены документы, предъявляемые поступающим на работу.

В ст. 283 указаны документы, предъявляемые при приеме на работу по совместительству.

Основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работы, согласно Трудовому кодексу, остается трудовая книжка. Ей посвящена ст. 66.

Кроме того в Кодексе определены случаи и порядок составления документов, впервые включено описание содержания важнейших из них, в частности трудового договора, коллективных договоров и соглашений, даны сроки ознакомления работника с документами (приказом о приеме на работу (ст. 68), приказом о дисциплинарном взыскании (ст. 193)), порядок выдачи копий документов (ст. 62) и т.д.

Оформление трудовых правоотношений требует сбора персональных данных о работнике. Понятие персональных данных также дано в Трудовом кодексе в ст. 85, где к ним отнесена "информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника".

Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо прежде всего обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Полезно также иметь комментарий к Трудовому кодексу, дающий разъяснения всех его статей.

Но кадровая служба не может ограничиваться только Трудовым кодексом РФ. В соответствии с Трудовым кодексом, организация при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные законы, в которых затронуты вопросы труда, указы Президента, постановления Правительства РФ, законы и иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

По категориям доступа информационные ресурсы могут быть открытыми и общедоступными или отнесенными к категории ограниченного доступа.

Состав информации, относящейся к государственной тайне, определен Законом Российской Федерации от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне" (в нем в ст. 5 подробно указаны сведения, которые могут представлять государственную тайну) и Указ Президента РФ от 30.11.1995 N 1203 "Об утверждении Перечня сведений, отнесенных к государственной тайне", последние уточнения и изменения в который внесены Указом Президента РФ от 11.02.2006 N 90.

6 марта 1997 г. Указом Президента РФ (N 188) утвержден Перечень сведений конфиденциального характера (в ред. от 23.09.2005), где п. 1 стоят "сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные) за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в установленных федеральными законами случаях".

Вопросам защиты персональных данных посвящена и специальная глава Трудового кодекса РФ (гл. 14 - "Защита персональных данных работника").

Персональным данным и их защите полностью посвящен Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных". Цель Закона - "обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну". Для любого работника кадровой службы крайне важно положение ст. 1 Закона, в которой говориться, что Законом регулируются отношения, связанные с обработкой персональных данных, с использованием средств автоматизации и без использования таких средств, то есть положения Закона распространяются и на традиционные технологии работы с документами, содержащими персональные данные. В основных понятиях, раскрываемых в ст. 3 Закона, есть и развернутые определения:

"персональные данные - любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация;

обработка персональных данных - действия (операции) с персональными данными, включая сбор, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передачу), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных;"

Как видно из дефиниций, в Законе фактически определена вся информация, с которой работник службы кадров имеет дело ежедневно, и совершаемые с ней действия.

Статья 7 Закона, как и Трудовой кодекс РФ, подчеркивает конфиденциальность персональных данных. На основании этого Закона служба кадров организации разрабатывает свое положение о работе с персональными данными.

В Федеральном законе от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ "О коммерческой тайне" (в ред. от 18.12.2006) раскрыт вопрос конфиденциальности информации в рамках трудовых отношений (ст. 11), положения которого обязательно учитываются при оформлении на должности, предполагающей работу с конфиденциальной информацией, в том числе с персональными данными <1>.

<1> Более подробно рассматривается в разделе "Оформление приема на работу".

В один день с Федеральным законом "О персональных данных", то есть 27 июля 2006 г., подписан Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (N 149-ФЗ) и утратил силу действовавший с 1995 г. Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации". В новом Законе определены многие понятия: информация, информационные технологии, информационная система, информационно-телекоммуникационная сеть, обладатель информации, доступ к информации, конфиденциальность информации, предоставление информации, распространение информации, электронное сообщение, документированная информация, оператор информационной системы. Учитывая активное внедрение информационных технологий в работу с кадровыми документами, все они важны для любого кадровика.

В Законе изложены принципы правового регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации: свобода поиска, получения, передачи, производства, распространения информации законным способом; достоверность, своевременность, открытость; равноправие языков при создании информации; обеспечение безопасности и неприкосновенность частной жизни, недопустимость сбора, хранения, использования и распространения информации о частной жизни лица без его согласия.

В Законе четко определены права и обязанности обладателя информации, права физических и юридических лиц на доступ к информации и одновременно ст. 9 говорит об ограничении доступа к информации. В этом Законе персональным данным прямо посвящен лишь один пункт в ст. 9, так как одновременно вышел Федеральный закон "О персональных данных".

В новом Законе речь идет не об информационных ресурсах (этого понятия в Законе нет), а об информационных системах, которые делятся на федеральные, региональные, муниципальные и иные системы. Специальные статьи определяют права обладателей информации, порядок создания и эксплуатации информационных систем, в том числе специально ст. 14 посвящается государственной информационной системе. Новым является раздел Закона (ст. 15) об использовании информационно-телекоммуникационных сетей и порядке подключения к ним.

Последний раздел Закона 2006 г. (ст. 16), как и Закона 1995 г. (гл. 5) посвящен защите информации. Он более четко и кратко, как это и положено законодательному акту, определяет, что:

"Защита информации представляет собой принятие правовых, организационных и технических мер, направленных на:

  1. обеспечение защиты информации от неправомерного доступа, уничтожения, модифицирования, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении такой информации;
  2. соблюдение конфиденциальности информации ограниченного доступа;
  3. реализацию права на доступ к информации".

Для организаций, имеющих право помещать изображение герба на бланках и печатях, важен Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" <2>. В соответствии со ст. 4 Закона Государственный герб Российской Федерации воспроизводится на документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации, а также на иных документах общегосударственного образца, выдаваемых федеральными органами государственной власти. Статья 10 Закона указывает, что "порядок изготовления, использования, хранения и уничтожения бланков, печатей и иных носителей изображения Государственного герба Российской Федерации устанавливается Правительством Российской Федерации". В соответствии с этой статьей надо обратиться к Постановлению Правительства РФ от 27 декабря 1995 г. N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (в ред. Постановления Правительства РФ от 14.12.2006 N 767), в котором указано, "что изготовление печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне".

<2> Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации". Собрание законодательства РФ. 2000. N 52 (ч. I). Ст. 5021 (в ред. Федеральных конституционных законов от 09.07.2002 N 2-ФКЗ, от 30.06.2003 N 1-ФКЗ).

Технические требования к гербовой печати изложены в ГОСТе Р 51511-2001 (с изм. N 1 от 25.12.2002 N 505-ст) "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Основные положения, форма, размеры и технические требования". При заказе печати учреждению вместе с эскизом нужно приложить выписку из учредительных документов юридического лица с полным и сокращенным (если такое предусмотрено) наименованием. Юридическое лицо, как правило, имеет один экземпляр гербовой печати, но в отдельных случаях при необходимости, по решению руководителя юридического лица, допускается изготовление дополнительных экземпляров гербовых печатей. В этом случае в соответствии с п. 3.5 ГОСТа Р 51511-2001 "в нижней части информационного поля против часовой стрелки симметрично относительно вертикальной оси клише печати размещается следующая вспомогательная информация о печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации:

номер печати (если печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации для данного юридического лица изготовлена не в единственном экземпляре), обозначаемый арабскими цифрами, начиная с цифры 2 для второй печати".

При утере гербовых печатей изготавливают их дубликаты.

К важнейшим законодательным актам, затрагивающим процесс документирования, следует отнести и Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации" (в ред. Федеральных законов от 24.07.1998 N 126-ФЗ и от 11.12.2002 N 165-ФЗ) и Федеральный закон от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ "О государственном языке Российской Федерации". Они регулируют использование государственного языка при составлении и оформлении служебных документов. Прежде всего напомним, что ст. 68 Конституции РФ устанавливает: "государственным языком Российской Федерации на "всей ее территории является русский язык".

Статьи 16 - 19 Закона "О языках народов Российской Федерации" посвящены использованию языка в официальном делопроизводстве, в том числе при оформлении кадровой документации, а ст. 3 Федерального закона "О государственном языке Российской Федерации" устанавливает требование идентичности содержания и технического оформления текстов, выполненных на нескольких языках.

Учитывая, что службе кадров приходится иметь дело с обращениями граждан, надо знать и руководствоваться Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", в котором дается определение, что понимается под обращением, предложением, заявлением, жалобой. В нем изложены требования к составу содержания письменного обращения: наименование адресата (наименование государственного органа или органа местного самоуправления) либо должность или должность, фамилия, имя, отчество должностного лица, почтовый адрес, по которому может быть дан ответ, суть обращения (заявления), личная подпись и дата.

Исходя из требований Закона к структуре текста обращения фактически строятся требования службы кадров к заявлениям, подаваемым работниками при поступлении на работу, увольнении, перемещении по должности, отпуске и т.д. Такие заявления обязательно содержат те же составляющие части: кому, от кого, о чем, подпись и дата, за исключением указания адреса, если работник уже работает в организации.

В Законе прописана и технология работы с обращениями: регистрация (по ст. 8 "в течение трех дней с момента поступления в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу"), обязательность рассмотрения (в срок до 30 дней с момента регистрации и может быть увеличен на срок до 30 дней в случае проверки), контроль за исполнением. Важен для кадровой службы и установленный в Законе порядок приема граждан.

В зависимости от организационно-правовой формы организации (государственная, общественная, коммерческая, ЗАО, ООО и т.д.), ведомственной принадлежности (например, таможенные органы, вуз и т.д.) местонахождения (например, район Крайнего Севера) при оформлении кадровых документов учитываются особые условия, установленные в соответствующих законодательно-правовых актах, которые обязательно должны быть у работника, ведущего кадровое делопроизводство. Например, если это вуз, то надо иметь Федеральный закон "О высшем и послевузовском профессиональном образовании" и Положение "О порядке замещения должностей профессорско-преподавательского состава образовательных учреждений высшего профессионального образования Российской Федерации", если это ЗАО или ООО - Федеральный закон "Об акционерных обществах" или "Обществах с ограниченной ответственностью". В организациях, находящихся в районах Крайнего Севера, руководствуются Законом РФ "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях" и др.

Свои особенности имеет организация труда работников транспорта; сезонных рабочих; работников, работающих вахтовым методом и т.д.

Для кадровых служб, обслуживающих государственных служащих, состав необходимых законодательных правовых актов должен быть значительно расширен, так как правовое положение государственных гражданских служащих определяется Федеральным законом от 27 мая 2003 г. N 58-ФЗ "О системе государственной службы Российской Федерации" (в ред. от 01.12.2007) и Федеральным законом от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (в ред. от 29.03.2008), а также указами Президента РФ.

В развитие Закона "О государственной гражданской службе Российской Федерации" выходят Указы Президента РФ: Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 110 "О проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации"; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 111 "О порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценке их знаний, навыков и умений (профессионального уровня)"; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 112 "О конкурсе на замещение вакантной должности государственной гражданской службы Российской Федерации"; Указ Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. N 113 "О порядке присвоения и сохранения классных чинов государственной гражданской службы Российской Федерации федеральным государственным гражданским служащим"; Указ Президента Российской Федерации от 16 февраля 2005 г. N 159 "О примерной форме служебного контракта о прохождении государственной гражданской службы Российской Федерации и замещении должности государственной гражданской службы Российской Федерации"; Указ Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела".

В них детализируются не только порядок оформления поступления на государственную гражданскую службу, но и ее прохождение: аттестация, сдача экзамена, особенности ведения личного дела и др. <3>.

<3> Подробно рассматриваются в главе...

Любой работник, оформляющий трудовые правоотношения, должен иметь пенсионное законодательство, Закон о ветеранах и т.п.

Следовательно, чтобы правильно оформлять кадровые документы, необходимо иметь полный пакет законодательных правовых актов, особенно затрагивающих трудовые отношения в организации вашего типа, и ими руководствоваться при оформлении трудовых отношений.

Кроме законодательных актов в каждой кадровой службе должен быть пакет с нормативно-методическими документами, в которых описывается методика работы, то есть как надо выполнять ту или иную запись или операцию.

В 2003 г. кадровые службы получили два важнейших документа о порядке ведения трудовых книжек, которые являются, в соответствии со ст. 66 Трудового кодекса РФ, основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника:

Оформление основных кадровых документов унифицировано. Разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий была возложена Постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. N 835 на Государственный комитет РФ по статистике с согласованием форм с Министерством финансов РФ и Министерством экономики РФ. Среди унифицированных форм, перечисленных в Постановлении, к Первоочередным были отнесены формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Первый альбом этих форм был утвержден Постановлением Госкомстата России 30 октября 1997 г. N 71а. В альбом несколько раз вносились изменения и дополнения. Работник кадровой службы постоянно имеет дело с формами, включенными в альбом, и должен иметь их как в бумажном, так и в электронном варианте, так как в соответствии с Постановлением Правительства РФ они вводятся "в организациях независимо от формы собственности, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации".

Общие правила составления и оформления документов закреплены в ГОСТе Р 6.30-2003 на унифицированную систему организационно-распорядительной документации с требованиями к оформлению документов. Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: постановления распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. документы, включенные в ОКУД (класс 020000). Все эти виды документов составляются или с ними работают в службе кадров.

Сроки хранения документов закреплены в перечнях документов с указанием сроков их хранения - типовых или ведомственных. Ведомственные перечни разрабатываются обычно организацией, возглавляющей отрасль, они учитывают специфику отрасли и содержат документы, не типичные для остальных организаций. Организации, не имеющие ведомственного перечня, должны пользоваться Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Он утвержден в 2000 г., и кадровая документация представлена в нем достаточно полно. Кроме того служба кадров акционерного общества должна также иметь Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденное Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг 16 июля 2003 г. N 03-33/пс (в соответствии со ст. 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах") <4>.

<4> Статья в ред., введенной в действие с 1 января 2002 г. Федеральным законом от 7 августа 2001 г. N 120-ФЗ.

Порядок формирования и хранения дел наиболее полно изложен в Основных правилах работы архивов организации <5>.

<5> Основные правила работы архивов организации. М., 2002.

В тексте Правил условно можно выделить две части. В первой освещены вопросы делопроизводственные:

В другой части Правил подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для кадровых служб коммерческих организаций, не передающих документы на государственное хранение, а хранящих их у себя, Правила являются незаменимым подспорьем в организации их архива.

Работникам отдела кадров достаточно часто приходится вести переписку как с организациями, так и с частными лицами, отправлять невостребованные документы, посылать поздравления и т.п. Для правильного оформления всех почтовых отправлений надо иметь в отделе для справок Правила оказания услуг почтовой связи, утвержденные Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 221. В Правилах изложен порядок адресования, кроме того в них указаны допустимые размеры и вес писем и бандеролей. Следует обратить внимание, что максимальный вес письма уменьшен до 100 г, а пределы его размеров - 229 на 324 мм. Часто к недоразумениям приводит незнание порядка пользования франкировальными аппаратами.

Для работника кадров, в том случае, если ему приходится вручать сообщения от получения которого адресат по какой-либо причине пытается уклониться, важен порядок отправки писем с уведомлением о вручении - "почтовое отправление... при подаче которого отправитель поручает оператору почтовой связи сообщить ему... когда и кому вручено почтовое отправление". Например, уведомление об увольнении, о необходимости присутствовать в определенный день и т.д.

Но помимо того, что надо знать, как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду. Службе кадров полезно иметь:

Последние нормативы времени 2002 г. содержат нормы времени на работы с использованием компьютерной техники, что очень важно для подразделений, уже внедривших современные информационные технологии.

Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.

Во всех нормативах времени не только указываются виды работ с определением норм времени на их выполнение, но и последовательно перечисляется содержание работы, т.е. работа раскладывается на составляющие ее операции.

Помимо норм времени на основные виды работ, в указанных сборниках всегда освещаются и вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.

2.2. Организационно-правовые документы организации

Служба кадров любой организации в своей работе опирается не только на законодательно-правовые и нормативно-методические документы общегосударственного значения, но и на организационно-правовые документы, разрабатываемые самой организацией.

Прежде всего, это устав (положение) организации как главный организационный документ.

Под уставом, как организационным документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Структура текста устава меняется в зависимости от его разновидности. Например, устав организации включает: общие положения, цели и задачи, права, деятельность, имущество, управление, реорганизацию и ликвидацию.

Устав акционерного общества содержит разделы: общие положения, акционерный капитал, порядок деятельности, права, управление, учет и отчетность, распределение прибыли, прочие накопления, прекращение деятельности.

Служба кадров должна четко представлять себе задачи организации, записанные в уставе, так как ее главная цель - обеспечение организации высококвалифицированными работниками для наилучшего выполнения этих задач. Кроме того в уставах расписываются порядок назначения или выбора руководящего состава и другие вопросы, связанные с подбором и расстановкой кадров. Один из экземпляров устава обязательно должен храниться в отделе кадров.

Трудовым кодексом РФ предусмотрено составление в организации документов, регулирующих социально-трудовые отношения. К таким документам относится коллективный договор. Его определение дано в ст. 40 Трудового кодекса РФ: "Коллективный договор - правовой акт, регулирующий социально-трудовые отношения в организации или у индивидуального предпринимателя и заключаемый работниками и работодателем в лице их представителей". Коллективный договор может заключаться не только на уровне организации в целом, но и обособленных структурных подразделений. К обособленным структурным подразделениям относятся филиалы и представительства, которые территориально отделены и, кроме того, могут иметь особенности в организации труда. Содержание и структура коллективного договора определяются заключающими его сторонами самостоятельно. В ст. 41 Трудового кодекса РФ дан лишь примерный перечень вопросов, которые могут быть включены в коллективный договор. К ним отнесены:

Этот перечень носит рекомендательный характер и не является исчерпывающим, его цель - дать представление о возможном содержании коллективного договора. Однако в Трудовом кодексе РФ есть и ряд предписаний к содержанию трудового договора обязательного характера.

В соответствии со ст. 9 Трудового кодекса РФ коллективные договоры не могут содержать условий, снижающих уровень прав и гарантий работникам, предусмотренный законодательством о труде. Напротив, коллективный договор должен устанавливать дополнительные льготы и преимущества, более благоприятные условия труда.

При оформлении коллективного договора обязательно указание (наименование) сторон, от имени которых он заключается, и срока его действия. Коллективный договор является актом срочного действия и в соответствии со ст. 43 Трудового кодекса РФ "заключается на срок не более 3 лет и вступает в силу со дня подписания его сторонами либо со дня, установленного коллективным договором". Стороны имеют право продлить действие коллективного договора, но на срок не более трех лет.

На организацию может распространяться действие и таких правовых документов, как соглашение.

Соглашение - правовой акт, устанавливающий общие принципы регулирования социально-трудовых отношений и связанных с ними экономических отношений, заключаемый между полномочными представителями работников и работодателей на федеральном, региональном, отраслевом (межотраслевом) и территориальном уровнях в пределах их компетенции.

Как видно из определения, данного в ст. 45 Трудового кодекса РФ, соглашение, в отличие от коллективного договора, заключается на других уровнях социального партнерства - федеральном, межрегиональном, региональном, территориальном, отраслевом (межотраслевом), то есть соглашение заключается работодателями, объединенными в рамках отрасли, региона, территории. Интересы работодателей на переговорах по заключению соглашения представляет объединение работодателей, а интересы работников обычно представляют профсоюзы и их объединения.

В Трудовом кодексе РФ указаны возможные виды соглашений: генеральные, региональные, отраслевые (межотраслевые), территориальные и иные.

Генеральное соглашение устанавливает общие принципы регулирования социально-трудовых и связанных с ними экономических отношений на федеральном уровне.

Например, Генеральное соглашение между Общероссийским объединением профсоюзов, общероссийскими объединениями работодателей и Правительством РФ на 2002 - 2004 гг. В нем было закреплено условие о повышении не менее чем в 1,5 раза тарифных ставок (окладов) Единой тарифной сетки по оплате труда работников бюджетной сферы.

Региональное соглашение устанавливает общие принципы регулирования социально-трудовых и связанных с ними экономических отношений на уровне субъекта Российской Федерации. Оно заключается между действующими в этом регионе объединениями работников, работодателей и органами исполнительной власти.

Отраслевое (межотраслевое) соглашение определяет общие условия оплаты труда, гарантии, компенсации и льготы работникам отрасли (отраслей).

Территориальное соглашение устанавливает общие условия труда, гарантии, компенсации и льготы работникам на территории соответствующего муниципального образования.

При заключении соглашений стороны сами определяют вопросы, регулируемые в этом документе. В Трудовом кодексе, как и в случае коллективного договора, дан лишь примерный перечень вопросов, которые могут войти в соглашение:

"оплата труда;

условия и охрана труда;

режимы труда и отдыха;

развитие социального партнерства;

иные вопросы, определенные сторонами".

Но в то же время согласно ст. 9 Трудового кодекса РФ соглашения, как и коллективные договоры, не могут понижать уровень прав и гарантий работников, предусмотренный законодательством о труде. Сроки действия соглашений, как и коллективных договоров, не могут превышать 3-х лет, и стороны имеют право один раз продлить их действие не более чем на три года.

Очень важно знать, что соглашение распространяется на "всех работодателей, являющихся членами объединения работодателей, заключившего соглашение. Прекращение членства в объединении работодателей не освобождает работодателя от выполнения соглашения, заключенного в период его членства. Работодатель, вступивший в объединение работодателей в период действия соглашения, обязан выполнять обязательства, предусмотренные этим соглашением".

В тех случаях, когда на работников в установленном порядке одновременно распространяется действие нескольких соглашений, действуют наиболее благоприятные для них условия соглашений".

Коллективный договор и соглашение являются документами, подлежащими регистрации. В соответствии со ст. 50 Трудового кодекса РФ они в течение семи дней со дня подписания направляются на уведомительную регистрацию в соответствующий орган по труду. Соглашения, заключенные на федеральном уровне, регистрируются в Минтруде Российской Федерации, региональные и территориальные - соответственно в региональных и территориальных органах по труду. Направление документов на регистрацию является обязанностью работодателя. Цель уведомительной регистрации - выявление в коллективных договорах и соглашениях условий, ухудшающих положение работников по сравнению с действующим законодательством. Если такие нарушения будут обнаружены, о них сообщается сторонам и в инспекцию труда. Кроме того уведомительная регистрация позволяет органам по труду иметь информацию о количестве и содержании коллективных договоров и соглашений, прослеживать тенденции коллективного регулирования трудовых отношений, учитывать этот опыт при разработке законов и нормативно-правовых актов о труде.

Контроль за выполнением коллективных договоров и соглашений осуществляют сами стороны социального партнерства, представляя друг-другу информацию о выполнении условий договорных документов. Но кроме того, контроль за выполнением коллективных договоров и соглашений ведут органы по труду, проводя плановые проверки и выявляя случаи нарушения условий, установленных в этих документах.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ коллективными договорами и соглашениями, а также локальными нормативными актами, принимаемыми работодателем в пределах его компетенции, устанавливаются правила поведения работников во время их совместной деятельности.

К локальным нормативным актам в первую очередь относятся правила внутреннего трудового распорядка, которые обычно являются приложением к коллективному договору. Однако, они могут утверждаться и как отдельный документ. Определение этого документа и его основное содержание раскрыты в ст. 189 Трудового кодекса:

"Правила внутреннего трудового распорядка - локальный нормативный акт, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом и иными федеральными законами порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя".

Организация сама должна разработать "Правила внутреннего трудового распорядка" исходя из своей специфики. В качестве образца можно взять Типовые правила внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденные Постановлением Госкомтруда СССР по согласованию с ВЦСПС 20.07.1984. Они продолжают действовать в части, не противоречащей законодательству Российской Федерации. Как и в коллективном договоре и в соглашениях, в Правила внутреннего трудового распорядка не могут быть включены условия, ухудшающие положение работающих по сравнению с Конституцией РФ, международными актами, федеральными и региональными законами, иными нормативными правовыми актами, соглашениями, коллективным договором.

В ст. 189 Трудового кодекса РФ указывается также, что "для отдельных категорий работников действуют уставы и положения о дисциплине, устанавливаемые федеральными законами". Например, Положение о дисциплине труда работников железнодорожного транспорта Российской Федерации (утв. Постановлением Правительства РФ от 25.08.1992 N 621, в ред. от 07.07.2003). Оно распространяется на всех работников организаций железнодорожного транспорта независимо от их организационно-правовой формы. В нем предъявлены более высокие требования к трудовой дисциплине. Это обусловлено тем, что нарушение ими установленных правил может привести к тяжелым последствиям для других граждан. Есть Устав о дисциплине работников организаций с особо опасным производством в области использования атомной энергии (утв. Постановлением Правительства РФ от 10.07.1998 N 744), Дисциплинарный устав таможенной службы Российской Федерации (утв. Указом Президента РФ от 16.11.1998 N 1396) и др.

Естественно, что такие уставы и положения учитываются во всех организациях, подпадающих под сферу их действия.

Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем, вывешиваются на видном месте, и с ними должны быть ознакомлены все работники организации (см. Приложение).

Организационно-распорядительным документом, разрабатываемым в организации, в котором закрепляется весь ее должностной и численный состав, является штатное расписание.

Штатное расписание как вид документа "представляет собой перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов" <6>. Его цель - нормирование численности штатного персонала организации и соотношения специалистов.

<6> Словарь видов и разновидностей документов. М., 1974. С. 44.

Так как штатное расписание является не только организационным, но и первичным учетным документом, его форма унифицирована (Форма N Т-3) и входит в Альбом унифицированных форм первичных учетных документов по учету труда и его оплаты, утвержденный Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. В штатном расписании устанавливаются: структурные подразделения (наименования и код), профессии (должности), количество штатных единиц, оклад (тарифная ставка), надбавки, месячный фонд заработной платы.

Таким образом все должности структурных подразделений и их количество будут закреплены в штатном расписании организации.

Штатное расписание подписывается руководителем кадровой службы, главным бухгалтером и утверждается распорядительным документом (чаще всего приказом). Штатное расписание - документ долговременного действия, однако при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения. Внесение изменений и дополнений производится приказом руководителя организации или уполномоченного им лица. На основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор работников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

Кроме того, в организации уставом (положением) об организации предусматривается составление такого документа, как структура и штатная численность. В нем закрепляются состав подразделений (отделов) и штатная численность каждого отдела и всей организации в целом. Обычно этот документ утверждается на год, и если в течение года в него вносятся изменения, то они проводятся приказом руководителя. Содержание этого документа несложно: в нем перечисляются названия структурных подразделений (отделов) с их кодами и штатная численность. Текст документа дается в табличной форме. Например:

     Код     
подразделения
         Название подразделения        
Штатная численность
01           
Руководство                            
          3        
02           
Канцелярия                             
          3        
03           
Отдел кадров                           
          2        
04           
Бухгалтерия                            
          5        
05           
Отдел работы с клиентами               
          8        
Всего                                  
         67        

/"Трудовое право", 2008, N 10/

Глава 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ТРУДОВЫХ ОТНОШЕНИЙ

3.1. Обязательные унифицированные формы документов по учету кадров

Одна из основных обязанностей службы кадров - оформление и ведение документации, фиксирующей трудовую деятельность работника. Решение работодателя о приеме, переводе, увольнении работника, его командировании и т.д. оформляется приказами (распоряжениями). На основании этих приказов бухгалтерия производит начисления и выплату работникам денег: заработной платы, командировочных расходов, надбавок, премий и т.д. (так называемые хозяйственные операции). Поэтому с точки зрения бухгалтерского учета эти кадровые документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет, то есть оправдательными документами.

Согласно ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (в ред. от 03.11.2006) "...первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации".

Кроме того, в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16.04.2003 N 225, также дается указание на обязательность применения унифицированных форм документов, в частности - личной карточки работника:

"12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под расписку в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

Форма личной карточки утверждается Государственным комитетом Российской Федерации по статистике".

Таким образом, применение унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты является обязательным с точки зрения как трудового законодательства Российской Федерации, так и Закона "О бухгалтерском учете".

Разработка и утверждение альбомов унифицированных форм первичных учетных документов в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 08.07.1997 N 835 ведутся Госкомстатом России. В число разработанных и утвержденных форм входят и формы по учету кадров, обязательные для юридических лиц всех форм собственности, а формы по учету использования рабочего времени и расчету с персоналом по оплате труда распространяются на юридических лиц всех форм собственности, кроме бюджетных учреждений. В альбом форм документов по учету кадров, утвержденным Госкомстатом России 05.01.2004 N 1, как обязательные вошли следующие формы:

Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу";

Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу";

Т-2 "Личная карточка работника";

Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего";

Т-3 "Штатное расписание";

Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника";

Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу";

Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу";

Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику";

Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам";

Т-7 "График отпусков";

Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)";

Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)";

Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку";

Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку";

Т-10 "Командировочное удостоверение";

Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении";

Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника";

Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".

Однако при применении этих форм не обязательно их полное копирование.

Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по статистике от 24 марта 1999 г. N 20 утвержден Порядок применения унифицированных форм первичной учетной документации (см. Приложение).

Обратите внимание на важный момент, установленный в этом документе:

"В унифицированные формы первичной учетной документации... утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться".

Чаще всего при внесении изменений в бланк издается приказ. В нем называются конкретные формы, в которые вносятся изменения, указываются реквизиты, которыми формы дополняются, и место этих реквизитов в форме документа. Например:

ЗАО "Бизнес-школа

"Интел-Синтез"

г. Москва

Приказ от 12.04.2004 N 16 Об утверждении изменений в унифицированную форму N Т-6

В соответствии с Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20, для учета основания предоставления отпусков работникам ЗАО

Приказываю:

  1. Унифицированную форму N Т-6 Приказа о предоставлении отпуска работнику, утвержденную Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1, дополнить перед реквизитом "подпись" реквизитом "Основание: _________________________".
  2. Инспектору по кадрам при оформлении отпуска работникам ЗАО заполнять указанный реквизит в обязательном порядке.
    Генеральный директор                подпись                А.Н.Гончаров

К приказу в виде приложения можно дать измененную форму.

Кроме того, при изготовлении бланков унифицированных форм документов "...допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк с учетом значности показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации".

Как показало перечисление унифицированных форм документов, представленных в альбоме, они охватывают не все кадровые операции. В отдельных случаях приказы по личному составу составляются индивидуально, например о взысканиях, о смене фамилии, о замещении и т.п. Если их приходится готовить достаточно часто, можно разработать свою унифицированную форму на эту операцию и утвердить ее приказом. Лучше всего такую форму поместить в альбом или табель унифицированных форм документов, создаваемых в организации, если, конечно, такой альбом или табель есть.

3.2. Оформление приема на работу

Конечно, с поступающим на работу сначала идет устная беседа. Претендующий на какую-либо работу может пройти тестирование, в ряде случаев организуется профессиональный отбор и предварительный медицинский осмотр, например при приеме на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств (ст. 328 Трудового кодекса). На должности профессорско-преподавательского состава в вузы поступают в результате конкурса.

Сегодня часто от претендентов на вакантную должность требуют предоставления резюме и по нему ведут как бы предварительный отбор, принимают решение о приглашении для собеседования или переговоров. На основе резюме фактически собирают банк данных о возможных кандидатах на замещение вакантных должностей.

Резюме как вид документа появилось в нашей стране с развитием капиталистических отношений. Главная цель этого документа для поступающего на работу - презентация самого себя, показать себя с наилучшей стороны, "выпятить" свои положительные качества, достоинства и оставить в тени свои слабые стороны. Резюме пишется не как автобиография, по хронологии, а произвольно. Если у претендента большой опыт, но недостаточный образовательный уровень, он начнет с указания предшествующих мест его работы. Если опыт небольшой, но есть соответствующее образование - резюме начинается с указания учебных заведений или перечисления курсов повышения квалификации и т.д. Эту особенность резюме работник отдела кадров должен хорошо знать и учитывать, знакомясь с этим видом документов.

Но вот собеседование проведено, договоренность достигнута, и служба кадров приступает к письменному оформлению зачисления на работу.

Все документирование трудовых отношений работника и работодателя опирается на законодательные акты и прежде всего на Трудовой кодекс Российской Федерации. Поэтому оформляющий прием на работу, обратившись к ст. 65 Трудового кодекса, точно знает, какие документы он может потребовать от поступающего на работу:

<1> Форма введена Постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 N 828 "Об утверждении Положения о паспорте гражданина Российской Федерации, образца бланка и описания паспорта гражданина Российской Федерации" (ред. от 28.03.2008).
<2> Постановление Правительства РФ от 18.11.2005 N 687 "Об утверждении образцов и описания бланка паспорта гражданина Российской Федерации, дипломатического паспорта гражданина Российской Федерации и служебного паспорта гражданина Российской Федерации, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами территории Российской Федерации, содержащих электронные носители информации" (с изм. от 01.04.2006).

свидетельство о рождении, форма которого утверждена Федеральным законом от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (ст. 23) <3>;

<3> Федеральный закон от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния" (в ред. от 18.07.2006).

заграничный паспорт для иностранных граждан, временно проживающих на территории РФ;

удостоверение личности для военнослужащих (офицеров, прапорщиков, мичманов). Форма удостоверения утверждается в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 12.02.2003 N 91 <4>;

<4> Постановление Правительства РФ от 12.02.2003 N 91 "Об удостоверении личности военнослужащего Российской Федерации" (ред. от 27.11.2006).

справка об отбытии наказания или освобождении от него для лиц, освободившихся из мест лишения свободы. Форма справки дана в Приложении N 31 к Инструкции о порядке исполнения наказаний и мер уголовно-правового характера без изоляции от общества, утвержденной Приказом Минюста России от 12.04.2005 N 38 <5>;

<5> Приказ Минюста России от 12.04.2005 N 38 "Об утверждении Инструкции о порядке исполнения наказаний и мер уголовно-правового характера без изоляции от общества" (ред. от 13.01.2006) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. 2005. N 19.<6> Постановление Правления Пенсионного фонда РФ от 31.07.2006 N 192п "О формах документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе обязательного пенсионного страхования и Инструкции по их заполнению".<7> Постановление Правительства РФ от 27.10.2006 N 719 "Об утверждении Положения о воинском учете" // СЗ РФ. 2006. N 49. Ст. 5220.

Обратите внимание, что помимо перечисленных, обязательных для всех документов в статье указано, что "...в отдельных случаях с учетом специфики работы настоящим Кодексом, иными федеральными законами, указами Президента Российской Федерации и постановлениями Правительства Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов". Например, в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2004 N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации" (в ред. от 29.03.2008) при поступлении на гражданскую службу поступающий предъявляет помимо перечисленных выше документов свидетельство о постановке физического лица на учет в налоговом органе по месту жительства на территории РФ и сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера.

О возможности запросить дополнительные документы говорит и ст. 283 Трудового кодекса, посвященная приему на работу по совместительству. В ней помимо документов, перечисленных в ст. 65, указывается, что при приеме по совместительству на тяжелую работу, работу с вредными и опасными условиями труда требуется справка о характере и условиях труда по основному месту работы. Однако следует подчеркнуть, что требования о дополнительных документах при приеме на работу согласно ст. 65 Трудового кодекса могут быть установлены только на федеральном уровне.

Лица, поступающие на работу впервые, еще не имеют трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования. Поэтому эти документы будут оформлены на них вашей организацией уже после их зачисления на работу.

Вместе с предъявленными документами в большинстве организаций поступающий на работу пишет заявление, хотя оно в законодательных актах прямо не названо. Но в утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 Положении о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела при перечислении документов, входящих в личное дело, первым документом указано заявление. То же самое вы найдете и в Распоряжении мэра Москвы от 20.02.1998 N 153-РМ "О порядке ведения личного дела государственного служащего государственной службы города Москвы". В Распоряжении первым документом в личном деле значится заявление о приеме на работу (при переводе - письмо).

Грамотно составленное заявление должно содержать следующие реквизиты:

                                                     Генеральному директору
ЗАО "Пламя"
А.П. Ноткину
                                               Фролова Ивана Николаевича,
проживающего по адресу:
ул. Фруктовая, д. 5, кв. 45,
Москва, 117463

"Прошу принять меня на должность ст. лаборанта лаборатории химического анализа".

Пример заявления:

                                                 Генеральному директору
ЗАО "Печать"
П.В. Викторову
Локтевой Ирины Васильевны,
проживающей по адресу:
ул. Цветочная, 10, кв. 15,
Москва, 117115

заявление.

Прошу принять меня с 20.08.2004 на работу в издательство на должность корректора со свободным распорядком дня.

    18.08.2004                                  Личная подпись И.В. Локтева

Если оговаривались какие-либо особые условия: по совместительству, на определенный срок, на выполнение конкретной работы, на неполный рабочий день и т.п., - это также пишется в тексте заявления.

Крупные фирмы часто имеют разработанный трафаретный бланк заявления, который поступающий лишь заполняет.

Поступающий на работу должен сообщить о себе сведения, которые обычно отражаются в заполняемой им анкете (личном листке по учету кадров). В ряде случаев требуется написание автобиографии, например для поступления на государственную службу в г. Москве. Автобиография пишется произвольно на чистом листе бумаги, но в отличие от резюме в ней факты жизнедеятельности излагаются в хронологической последовательности, указывается работа на выборных должностях, награды и другие поощрения.

Кроме автобиографии поступающий может принести рекомендательное письмо с последнего места работы или характеристику.

Анкета (личный листок по учету кадров) является наиболее удобным обобщающим структурированным документом, дающим организации все необходимые данные о его работнике. Этот вид документа перечислен в составе документов личного дела государственного гражданского служащего Российской Федерации, а форма анкеты утверждена Распоряжением Правительства РФ от 26.05.2005 N 667-р (в ред. от 16.10.2007). Эту форму может взять за основу, с корректировкой при необходимости, любая организация.

Анкета (личный листок) заполняется от руки в одном экземпляре и должна быть без помарок и исправлений. Поэтому, передавая личный листок по учету кадров (анкету) для оформления, следует разъяснить порядок заполнения. Можно иметь отдельно отпечатанный листок с правилами заполнения.

В правилах можно указать следующий порядок заполнения:

Поступающий на работу подписывает заполненную анкету и ставит дату. Данные анкеты подтверждаются предъявлением соответствующих документов: паспорта, военного билета (для военнообязанных), документов об образовании, трудовой книжки.

Работник, оформляющий прием на работу, проверяет правильность изложенных в анкете сведений, сверяя их с представленными документами.

К анкете прилагаются:

При сообщении в анкете сведений об опубликованных трудах поступающий на работу представляет список трудов (изобретений, патентов). Обычно это требуется при поступлении на государственную гражданскую службу, в научные и учебные заведения.

Конечно, в анкету организация может добавить и другие необходимые ей сведения о работнике, например о наградах, о родственниках и т.д.

Хотя анкеты, заполняемые в различных организациях, в основном похожи, этот вид документа не имеет официально установленной единой формы, за исключением анкеты для государственных служащих, и может варьироваться организацией, исходя из ее требований к кадрам. Например, для лиц, принимаемых на работу с доступом к информации ограниченного пользования, требуется сообщить о себе значительно больше сведений.

При положительном решении вопроса с поступающим на работу заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу.

В соответствии со ст. 16 Трудового кодекса "...трудовые отношения возникают между работником и работодателем на основании трудового договора, заключаемого ими в соответствии с настоящим Кодексом". Определение трудового договора дается в ст. 56: "Трудовой договор - соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя". Раздел III Трудового кодекса посвящен этому виду документа. В нем раскрывается содержание трудового договора (ст. 57), сроки трудовых договоров (ст. ст. 58, 59), порядок заключения трудового договора (гл. 11), изменение трудового договора (гл. 12), прекращение (гл. 13) и т.д.

Содержание трудового договора, то есть какие сведения должны и могут в нем указываться, определено Трудовым кодексом достаточно детально.

В договоре прежде всего указываются сведения о работнике и работодателе: "фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя - физического лица), заключивших трудовой договор;

сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя - физического лица;

идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;

место и дата заключения трудового договора".

Затем в Трудовом кодексе дается исчерпывающий перечень существенных условий трудового договора. К ним отнесены:

Под профессией понимается вид трудовой деятельности, определяемый целью и характером трудовых функций. Профессия требует определенных знаний, получаемых в процессе подготовки и опыта работы. Например, врач, строитель, металлург и т.д.

Специальность - это вид занятий в рамках одной профессии, более узкая классификация рода трудовой деятельности. Она выделяется в рамках профессии вследствие внутреннего разделения труда. Например, врач-терапевт, слесарь-сантехник и т.д. Под специальностью понимается также направление подготовки в вузе. Ее наименование содержится в перечне специальностей высшего профессионального образования. Специальность точно названа в дипломе и оттуда переносится в кадровые документы.

Квалификация работника - это вид его профессиональной обученности. Показателем, определяющим степень квалификации работника, является разряд. Квалификационный разряд устанавливается с учетом сложности, ответственности и условий работы на основе тарифно-квалификационных справочников.

Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. К таким справочникам относятся Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих <8>, Тарифно-квалификационные характеристики по общеотраслевым должностям служащих, утвержденные Постановлением Минтруда России от 6 июня 1996 г. <9>.

<8> Утвержден Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 N 37 (с изм. на 25.07.2005).
<9> Постановление Минтруда России от 6 июня 1996 г. N 32 "Об утверждении разрядов оплаты труда и Тарифно-квалификационных характеристик (требований) по общеотраслевым должностям служащих" (в ред. Постановления Минтруда России от 20.02.2002 N 14).

Датой начала работы является точный день, когда работник приступит к работе: число, месяц, год.

В трудовом договоре могут предусматриваться дополнительные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, в частности:

об уточнении места работы (с указанием структурного подразделения и его местонахождения) и (или) о рабочем месте;

об испытании;

о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой и иной);

об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя;

о видах и об условиях дополнительного страхования работника;

об улучшении социально-бытовых условий работника и членов его семьи;

об уточнении применительно к условиям работы данного работника прав и обязанностей работника и работодателя, установленных трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Испытания при приеме на работу посвящена ст. 70 Трудового кодекса. Проводятся испытания с целью проверки соответствия работника поручаемой ему работе. Но в ст. 70 перечислены категории работников, для которых испытания при приеме на работу не могут быть установлены. К ним отнесены:

Предельный срок испытаний не может превышать трех месяцев, а для руководящего состава: руководителей организаций и их заместителей, главных бухгалтеров и их заместителей, руководителей филиалов, представительств и иных обособленных структурных подразделений организаций - шести месяцев.

Работнику службы кадров необходимо помнить, что, если по характеру работы поступающий будет допущен к государственной тайне, трудовой договор с ним следует оформить только после оформления соответствующего допуска по установленной форме.

Если должность, на которую оформляется поступающий, связана с информацией, отнесенной к конфиденциальной, следует вспомнить ст. 11 Закона "О коммерческой тайне", посвященную охране конфиденциальной информации в рамках трудовых отношений. В ней указано, что "...в целях охраны конфиденциальности информации работодатель обязан:

ознакомить под расписку работника, доступ которого к информации, составляющей коммерческую тайну, необходим для выполнения им своих трудовых обязанностей, с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты;

ознакомить под расписку работника с установленным работодателем режимом коммерческой тайны и с мерами ответственности за его нарушение;

создать работнику необходимые условия для соблюдения им установленного работодателем режима коммерческой тайны".

Работник, в свою очередь, в соответствии со ст. 11 обязан:

выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны;

не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях;

передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну.

Для определенных категорий работников при заключении трудового договора требуется заключение о медицинском освидетельствовании работника.

Медицинское заключение должно определять пригодность работника по состоянию здоровья к выполнению функций, которые предусматриваются его трудовым договором. Обязательность прохождения предварительного медицинского освидетельствования устанавливается только федеральными законами. В Трудовом кодексе в ст. ст. 69 и 266 оно установлено для лиц, не достигших возраста 18 лет. Обязательный медицинский осмотр (обследование) проводится за счет средств работодателя. Статья 213 Трудового кодекса целиком посвящена медицинскому осмотру некоторых категорий работников. К ним отнесены:

"Работники, занятые на тяжелых работах и на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (в том числе на подземных работах), а также на работах, связанных с движением транспорта...

Работники организаций пищевой промышленности, общественного питания и торговли, водопроводных сооружений, лечебно-профилактических и детских учреждений, а также некоторых других работодателей...

Вредные и (или) опасные производственные факторы и работы, при выполнении которых проводятся обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры (обследования), и порядок их проведения определяются нормативными правовыми актами, утверждаемыми в порядке, установленном Правительством Российской Федерации".

Особые требования к состоянию здоровья предъявляются к работникам, поступающим на работу, связанную с движением транспорта. Этому посвящена специальная ст. 328 Трудового кодекса. В ней сказано: "Прием работника на работу, непосредственно связанную с движением транспортных средств, производится после обязательного предварительного медицинского осмотра (обследования) в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в области транспорта".

Цель обязательного медицинского освидетельствования водителей транспортных средств - определить у них медицинские противопоказания или ограничения к водительской деятельности. Перечень медицинских противопоказаний, при которых гражданину РФ запрещено управление транспортным средством, установлен Федеральным законом от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения". На железнодорожном транспорте также действует Перечень профессий и должностей работников, обеспечивающих движение поездов, которые при поступлении на работу подлежат обязательному медицинскому осмотру. Перечень утвержден Постановлением Правительства РФ от 08.09.1999 N 1020.

Медицинскому освидетельствованию подлежат также лица, поступающие на работу, выполняемую вахтовым методом. Статья 298 Трудового кодекса вводит ограничения категорий лиц, принимаемых на такие виды работ. Эти ограничения обусловлены работой в районах с суровыми природно-климатическими условиями, напряженностью вахтового метода труда, увеличением времени рабочих смен, психологическими проблемами проживания в ограниченных коллективах с отрывом от семьи и привычных форм общения.

От всех указанных выше категорий лиц до заключения трудового договора требуется медицинское заключение.

Заключаться трудовые договоры могут на неопределенный срок и на определенный срок не более 5 лет. В соответствии со ст. 58:

"Трудовые договоры могут заключаться:

  1. на неопределенный срок;
  2. на определенный срок не более пяти лет (срочный трудовой договор), если иной срок не установлен настоящим Кодексом и иными федеральными законами".

Следует всегда помнить, что, если при заключении трудового договора стороны не упомянули срок его действия, договор считается заключенным на неопределенный срок. В ст. 59 Трудового кодекса оговорены случаи заключения срочного трудового договора:

По соглашению сторон срочный трудовой договор может заключаться:

Вступает договор в силу со дня его подписания.

В соответствии со ст. 67 "...трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя".

/"Трудовое право", 2008, N 11/

Разработать единый универсальный договор на все случаи жизни невозможно, но есть варианты типовых форм трудовых договоров, носящие рекомендательный характер. Такими формами можно воспользоваться, составляя форму договора для своей организации. Например, неплохая примерная форма трудового договора была дана в Приложении N 2 к Постановлению Минтруда России от 14 июля 1993 г. N 135 "Об утверждении Рекомендаций по заключению трудового договора (контракта) в письменной форме и примерной формы трудового договора (контракта)". Унифицированная форма трудового договора предлагалась и Постановлением Госкомстата России от 29.12.2000 N 136. Хотя эти Постановления утратили силу, предлагаемые ими примерные формы договоров (целиком или их части) могут послужить основой при разработке формы службой кадров.

Дополнительно к трудовому договору может быть заключен ученический договор и договор о материальной ответственности.

Подписание договора не исключает обязательного составления приказа о приеме на работу, единолично подписываемого руководителем.

Оформляется приказ (распоряжение) о приеме на работу на основании заключенного трудового договора. Условия, отраженные в заключенном трудовом договоре, предопределяют содержание приказа. В соответствии со ст. 68 Трудового кодекса "...прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании заключенного трудового договора. Содержание приказа (распоряжения) работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора".

Приказы по личному составу являются не только распорядительными документами, но одновременно они относятся и к первичным учетным документам, так как они фиксируют факт приема, перевода или увольнения гражданина и являются основанием начисления ему заработной платы.

Поэтому в соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. N 835 "О первичных учетных документах" в разработанные и утвержденные Госкомстатом формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты входят форма N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу" и форма N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу".

Унифицированная форма N Т-1

                                                         ---------¬
¦ Код ¦
+--------+
Форма по ОКУД ¦ 0301001¦
ООО "Свет" +--------+
------------------------------------------------ по ОКПО ¦00000000¦
наименование организации L---------
----------T-----------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+---------+-----------+
¦ 101-К ¦ 03.06.2004¦
ПРИКАЗ L---------+------------
(распоряжение)
о приеме работника на работу
--------------¬
¦ Дата ¦
-------+-------------+
Принять на работу ¦ с ¦ 05.06.2004 ¦
+------+-------------+
¦ по ¦ 30.12.2004 ¦
L------+--------------
----------------¬
¦Табельный номер¦
+---------------+
Иванова Николая Ивановича ¦ 114 ¦
-------------------------------------------------+----------------
фамилия, имя, отчество
отдел информатизации
в ----------------------------------------------------------------
структурное подразделение
инженером по защите информации
------------------------------------------------------------------
должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория)
__________________________________________________________________
квалификации
по совместительству со скользящим графиком
------------------------------------------------------------------
условия приема на работу, характер работы
6800 __
с тарифной ставкой (окладом) ----------- руб. -- коп.
цифрами
2200 __
надбавкой ----------- руб. -- коп.
цифрами
без испытательного срока
с испытанием на срок ---------------------------------- месяца(ев)
Основание: 03 июня 04 00
Трудовой договор от "--" ----------- 20-- г. N ------
Генеральный
директор А. Смирнов А.С. Смирнов
Руководитель организации ----------- ---------- ---------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись
С приказом (распоряжением) Н. Иванов 04 июня 04
работник ознакомлен ---------------- "--" -------- 20-- г.
личная подпись

Унифицированная форма N Т-1а

                                                         ---------¬
¦ Код ¦
+--------+
Форма по ОКУД ¦ 0301015¦
ООО "Гранит" +--------+
------------------------------------------------ по ОКПО ¦00000000¦
наименование организации L---------
----------T-----------¬
¦ Номер ¦ Дата ¦
¦документа¦составления¦
+---------+-----------+
¦ 31 ¦ 12.04.2004¦
ПРИКАЗ L---------+------------
(распоряжение)
о приеме работников на работу
Принять на работу:
  Фамилия, 
имя,
отчество
Табель-
ный
номер
Струк-  
турное
подраз-
деление
Должность   
(специаль-
ность, про-
фессия),
разряд,
класс (кате-
гория) ква-
лификации
Тарифная
ставка
(оклад),
надбав-
ка, руб.
   Основание:   
трудовой договор
      Период работы      
Испыта-
ние на
срок,
месяцев
С приказом 
(распоряже-
нием) ра-
ботник оз-
накомлен.
Личная под-
пись. Дата
номер
   дата   
     с    
      по      
     1     
   2   
    3   
      4     
   5    
  6  
     7    
     8    
       9      
   10  
    11     
Ускова     
Виктора
Ивановича
  421  
Отдел   
контроля
качества
Менеджер    
  34 тд 
 5500
1000
11.04.2004
13.04.2004
На            
неопределенный
срок
1 мес. 
Усков      
12.04.2004
Переделкина
Сергея
Петровича
  422  
Отдел   
контроля
качества
Ст.         
контролер
  35 тд 
 6000
800
11.04.2004
13.04.2004
На            
неопределенный
срок
1 мес. 
Переделкин 
12.04.2004
                          Генеральный
директор А. Смирнов А.К. Смирнов
Руководитель организации ------------ ---------- -------------------
должность личная расшифровка подписи
подпись

Приказ о приеме на работу (форма N Т-1) составляется (заполняется унифицированная форма) на каждого вновь зачисляемого в организацию. При одновременном приеме нескольких работников, особенно на временные и сезонные работы, при расширении предприятия и т.д. допускается составление приказа сразу на всех принимаемых работников по форме N Т-1а.

При оформлении приказа указываются наименование структурного подразделения, специальность или должность, по которым будут исполняться трудовые обязанности, испытательный срок, если работнику устанавливается испытание при приеме на работу, а также условия приема на работу и характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.). Эти данные берутся из трудового договора. В приказе обязательно должна быть указана дата, с которой работник приступает к работе.

Если с работником заключен срочный трудовой договор, то в графе "Дата" унифицированных форм N Т-1 и N Т-1а указывается дата приема на работу и дата, до которой заключен трудовой договор. Если трудовой договор заключен на неопределенный срок, в ячейке "по" графы "Дата" ставится прочерк или пишется словами "не определена". Если работник оформляется на место временно отсутствующего работника, за которым место сохраняется в соответствии с законом, ширину граф в приказе, отведенных для даты, расширяют для соответствующей записи.

Табельный номер, проставляемый в приказе, присваивается работнику до оформления приема на работу и не меняется при любых его перемещениях внутри организации вплоть до его увольнения.

Условия приема на работу (по совместительству, для замещения отсутствующего работника и т.д.) и характер работы (постоянно, временно, сезонно) указывается в приказе без сокращений. Размер оклада записывается в приказе в соответствии со штатным расписанием и проставляется в виде чисел. В графе о надбавках также проставляются числовые отметки. Если работнику в трудовом договоре устанавливается испытание, то в приказе делается соответствующая запись с указанием продолжительности испытательного срока. Отсутствие испытательного срока в договоре означает, что работник принят без испытаний.

Проект приказа визируется руководителем кадровой службы, подготовившей приказ, и руководителем структурного подразделения, в которое принимается работник. При заключении трудового договора на должности, связанные с материальной ответственностью, приказ обязательно визируется в бухгалтерии, а также начальником юридического отдела (юристом).

Подписанный руководителем организации приказ регистрируют и объявляют работнику(-ам) под расписку в трехдневный срок со дня фактического начала работы. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа (распоряжения) (ст. 68 ТК РФ).

Обычно приказ изготавливается в одном экземпляре, который остается на хранении в кадровой службе. Но в тех случаях, когда локальными нормативными актами организации установлено, что бухгалтерия принимает к учету только подлинники приказов, приказы по личному составу изготавливают и подписывают в двух экземплярах. Для всех других подразделений изготавливаются копии.

На основании приказа заполняется личная карточка (форма N Т-2 или N Т-2ГС(МС)), в бухгалтерии открывается лицевой счет работника (форма N Т-54 или N Т-54а), делается запись в трудовой книжке (см. гл. 5).

Личная карточка (форма N Т-2), являющаяся основным учетным документом, заводится на всех сотрудников, принятых на работу. Она используется для анализа состава и учета движения кадров.

Личная карточка имеет типовую межведомственную форму - N Т-2, утвержденную органами статистики (см. Приложение). Для лиц, зачисляемых на государственную службу, заполняется личная карточка государственного служащего (форма N Т-2ГС(МС)) (см. Приложение).

В условиях функционирования автоматизированных систем управления в качестве входной формы используется машинно ориентированный вариант этой карточки, выводимый на экран при заполнении.

В Указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации, данных в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, детально описывается порядок оформления личных карточек, которые "...заполняются работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании: приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1a); паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж; страхового свидетельства государственного пенсионного страхования; документов воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу; документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки, а также сведений, сообщенных о себе работником. В отдельных случаях с учетом специфики работы действующим законодательством Российской Федерации может предусматриваться необходимость предъявления дополнительных документов.

Личная карточка государственного (муниципального) служащего (форма N Т-2ГС(МС)) применяется для учета лиц, замещающих государственные (муниципальные) должности государственной службы.

При заполнении п. 5 "Знание иностранного языка" разд. 1 форм указывается степень знания языка: "владею свободно", "читаю и могу объясниться", "читаю и перевожу со словарем".

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет, дающий право на другие льготы, установленные в организации, и др.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) иных подтверждающих соответствующий стаж документов.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

Основными документами, на основании которых заполняется разд. II "Сведения о воинском учете", являются:

военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;

удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, - на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе:

п. 1 "Категория запаса" на офицеров запаса не заполняется;

п. 3 "Состав (профиль)" заполняется без сокращения (например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т.п.);

в п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" записывается полное обозначение (шесть цифр, например "021101", или шесть цифр и буквенный знак, например "113194А");

в п. 5 "Категория годности к военной службе" записывается буквами: "А" (годные к военной службе), или "Б" (годные к военной службе с незначительными ограничениями), или "В" (ограниченно годные к военной службе), или "Г" (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А";

в п. 7 "Состоит на воинском учете" заполняется (простым карандашом):

строка а) - при наличии мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний;

строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

пункты: п. 1 "Категория запаса", п. 3 "Состав (профиль)", п. 4 "Полное кодовое обозначение ВУС" и п. 7 "Состоит на воинском учете" - не заполняются;

в п. 2 "Воинское звание" делается запись "подлежит призыву";

в п. 5 "Категория годности к военной службе" записывается буквами: "А" (годные к военной службе), или "Б" (годные к военной службе с незначительными ограничениями), или "В" (ограничено годные к военной службе), или "Г" (временно не годные к военной службе), или "Д" (не годные к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу.

Заполнение пунктов, специально не оговоренных в Указаниях, производится на основании информации из перечисленных документов.

В п. 8 разд. II личной карточки гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, или гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, в свободной строке делается отметка "снят с воинского учета по возрасту" или "снят с воинского учета по состоянию здоровья".

В разделе "Прием на работу, переводы на другую работу" с каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (форма N Т-1 или N Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма N Т-5), администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 6 форм личной карточки.

В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

Раздел "Дополнительные сведения" заполняется для полноты учета сведений о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и др.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

Карточки ставятся в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, а затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2/Т-2ГС(МС) (обычно при увольнении для подшивки в дело и сдачи в архив). Данные о сотрудниках, введенные в ПЭВМ при заполнении формы, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

В учреждениях, работающих в сфере образования, науки и технологии, на научных работников, помимо формы N Т-2, заполняется дополнительно учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма N Т-4 - см. Приложение). Она заполняется на основании соответствующих документов (диплома доктора наук и кандидата наук, аттестата доцента и профессора и пр.), а также сведений, сообщенных о себе работником.

В п. 4 "Послевузовское профессиональное образование" указывается наименование организации (учреждения), в которой (котором) была окончена аспирантура, адъюнктура, докторантура, дата ее окончания, а также номер, серия и дата выдачи соответствующего удостоверения.

Пункт 5 "Ученая степень" заполняется на основании представленных документов (дипломов), включая сведения об отрасли науки и специальности научных работников.

В п. 6 "Ученое звание" сведения об ученом звании профессора и старшего научного сотрудника по специальности (для научных работников), доцента и профессора по кафедре (для научно-педагогических работников) заполняются на основании соответствующего аттестата.

Данные этой учетной формы отражают специфику научных кадров: наличие степеней и званий, научных трудов, стаж научной и педагогической работы. Заполняется форма работником, ведущим кадровую документацию, на основании соответствующих документов в одном экземпляре.

На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка (форма N Т-2).

Таким образом, трудовой договор и приказ являются основой для составления целой цепочки документов.

После издания приказа о приеме на работу на всех сотрудников, за исключением принятых на временную работу, рабочих и лиц младшего обслуживающего персонала (на них ведется только личная карточка по форме N Т-2), оформляется личное дело (см. гл. 8).

Кроме того, в соответствии со ст. 68 ТК РФ в период оформления на работу служба кадров обязана ознакомить работника под роспись с коллективным договором (если он заключен организацией), правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией и другими правовыми и нормативными актами организации, имеющими отношение к трудовой деятельности работника.

Таким образом, оформление на работу требует от работника, ведущего кадровую документацию, выполнения целого ряда операций:

Личная карточка, дело, трудовая книжка должны быть расставлены для хранения и последующего быстрого нахождения по алфавиту.