Мудрый Юрист

Порядок ведения кассовой книги и книги учета принятых и выданных кассиром денежных средств

"Московские аптеки", 2008, N 12

Порядок оформления и ведения кассовой книги (унифицированная форма N КО-4) определен в Решении Совета директоров ЦБ России от 22.09.93 N 40 (III раздел, пункты 22-26).

Фармацевтические организации должны учитывать следующие общие правила касательно кассовой книги:

Правильное оформление кассовой книги учитывает следующие составляющие:

1). обложка и титульный лист (организация, код организации по ОКПО, структурное подразделение (обособленное со своей кассой) и его код при использовании организацией системы кодирования, период, на который заводится книга);

2). последняя страница (в строке "В этой книге пронумеровано и прошнуровано ___ листов" прописью указывается количество листов в кассовой книге, заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера данной организации, а также печатью или штампом с указанием даты).

Записи в кассовую книгу производятся кассиром в 2-х экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или заменяющему его документу.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей:

До внесения в книгу записей за текущий день лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть, которая остается в книге. Для ведения записей после строки "Перенос" отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа. Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки "Остаток на начало дня". Бланк отчета до конца операций за день не отрывается.

При заполнении основной части кассовой книги следует учитывать следующее:

Действия с кассовой книгой ежедневно в конце рабочего дня:

Кассир:

передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Бухгалтер:

В соответствии с пунктом 25 Порядка ведения кассовых операций кассовая книга может вестись также автоматизированным способом при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов. В этом случае ее листы формируются в виде машинограммы "Вкладной лист кассовой книги". Одновременно с ней формируется машинограмма "Отчет кассира". Обе названные машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года. В последней за каждый месяц машинограмме "Вкладной лист кассовой книги" должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год машинограмме - общее количество листов кассовой книги за год. Кассир после получения машинограмм "Вкладной лист кассовой книги" и "Отчет кассира" обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги. Машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" в целях обеспечения сохранности и удобства использования в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года или по мере необходимости машинограммы "Вкладной лист кассовой книги" брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера и книга опечатывается.

Книга учета принятых и выданных кассиром денег (форма N КО-5) применяется:

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры обязаны в конце рабочего дня:

По полученным авансам для оплаты труда и выплаты стипендий кассиры обязаны:

В следующей статье будут рассматриваться порядок расчета лимита остатка кассы и новый порядок сдачи денежной наличности в банк в соответствии с Положением ЦБ РФ N 318-П.

Доцент кафедры УЭФ ФПП ОП

ММА им. И.М.Сеченова, к.ф.н.

Е.Р.ЗАХАРОЧКИНА