Мудрый Юрист

Реализация начальником исправительной колонии мер совершенствования научной организации служебной деятельности персонала

Босулаев А.А., начальник ИК-6 УФСИН России по Камчатскому краю, подполковник внутренней службы, соискатель Академии права и управления ФСИН России.

Первой, наиболее существенной, проблемой является недостаточная эффективность деятельности сотрудников уголовно-исполнительной системы. Это связано с недостатками по внедрению ее научной организации. С этим же связана и неудовлетворенность сотрудников своей деятельностью (трудом). Совершенно правильно отмечают В.Д. Балин, Ю.Л. Ковалев, что удовлетворенность трудом определяется мерой совпадения представлений работника о его содержании, характере, организации с тем, как труд осуществляется в действительности <1>.

<1> См.: Балин В.Д., Ковалев Ю.Т. и др. Эргономика / Под ред. А.А. Крылова, Г.В. Суходольского. Л., 1988. С. 8 - 9.

Организацию работы по внедрению научной организации служебной деятельности сотрудников учреждений уголовно-исполнительной системы можно разделить на следующие этапы:

  1. Изучение состояния существующей организации служебной деятельности, ее конкретного направления. На наш взгляд, с этой целью должно быть проведено детальное изучение созданных для сотрудников того или иного структурного подразделения условий ее осуществления. В процессе изучения оцениваются следующие элементы организации служебной деятельности: организация рабочих мест, мест несения службы; оптимальность разделения функций и кооперации служебной деятельности; использование эффективных методов и приемов осуществления служебной деятельности; соответствие требуемому уровню служебной (трудовой) нагрузки; изменение условий служебной деятельности.

Однако проанализировать перечисленные вопросы невозможно без разработки программы проведения исследования, предусматривающей подготовку к нему (выбор объектов - структурных подразделений - проведения изучения, выбор методов и средств изучения, составление плана осуществления изучения). Здесь же необходимо получить нужные сведения путем анализа информационных источников (учетов отчетности), проведения бесед, наблюдения, анкетирования, изучения научных источников, положительного опыта организации служебной деятельности персонала учреждений уголовно-исполнительной системы.

На основе полученных данных о состоянии научной организации служебной деятельности анализируется ее уровень, выявляются проблемы, препятствующие достижению эффективных результатов, влияющие на здоровье и безопасность персонала, удовлетворенность их служебной деятельностью, ее условиями.

  1. Разработка мероприятий по повышению уровня научной организации служебной деятельности. На данном этапе осуществляется проектирование желаемого состояния научной организации служебной деятельности. Целевым вопросом при составлении проекта является: решением каких задач возможно устранить несоответствия в организации служебной деятельности? При этом необходимо учитывать следующее:

соответствуют ли предлагаемые в проекте мероприятия требованиям, предъявляемым к нормальному функционированию системы;

имеются ли материальные и финансовые средства;

не нарушают ли предлагаемые изменения нормативно-правовых основ организации служебной деятельности.

В мероприятиях указываются: цель и содержание разработки, порядок и основные этапы ее проведения; сроки выполнения заданий; сложность проводимых работ; затраты на их проведение и ожидаемый эффект; перечень необходимых материалов (расчеты, чертежи, графики, схемы и др.). Планируемые мероприятия должны предусматривать как технические, так и организационные меры с учетом имеющихся рекомендаций.

Научная организация служебной деятельности персонала предполагает реализацию общих функций управления: сбор и обработка информации, анализ, прогнозирование, планирование, координация, оценка результатов деятельности, стимулирование.

Неэффективность деятельности субъектов управления уголовно-исполнительной системы часто связанно с одной из двух причин: незнание руководителями общих функций управления; отрицание необходимости их осуществления при организации процесса управления <2>.

<2> См.: Организация управления в уголовно-исполнительной системе: Учеб.: В 3 т. / Под общ. ред. Ю.А. Чайки; Науч. ред. В.М. Анисимков, А.А. Аксенов, Б.Б. Казак, Н.П. Барабанов. Рязань: Академия права и управления Минюста России, 2002. Т. 1: Общ. часть. С. 69.

Весьма эффективным с точки зрения объективности и полноты обеспечения внедрения мероприятий по улучшению служебной деятельности персонала является: изучение и определение тенденций и перспектив развития исправительного учреждения; тщательное изучение проблем, препятствующих достижению желаемых целей; привлечение к разработке мероприятий опытных и имеющих квалификацию лиц, приглашение для этих целей научных сотрудников.

Планируя мероприятия, важно определять перспективы их реализации. При этом необходимо исходить из того, чтобы реализация мер не повлекла негативных последствий для результатов служебной деятельности.

При разработке плана научной организации служебной деятельности должны быть учтены материальные и денежные затраты, связанные с его внедрением, определено влияние разработанных мероприятий на основные показатели служебной деятельности, экономический эффект, эффективность результатов служебной деятельности.

В плане научной организации служебной деятельности персонала учреждений уголовно-исполнительной системы должны быть предусмотрены следующие вопросы:

  1. Совершенствование организации мест несения службы (работы) персонала структурных подразделений исправительных учреждений, которое должно предусматривать улучшение их планировки и специализации, оснащение удобным инвентарем, средствами контроля, связи, сигнализации и др.
  2. Улучшение обслуживания мест несения службы, предусматривающее создание необходимых коммунальных и бытовых условий (тепло, вода), проведение регламентов технических средств, используемых в служебной деятельности.

Что касается предприятия исправительного учреждения, то система обслуживания рабочих мест включает внедрение рациональных способов обеспечения сырьем, материалами, заготовками, инструментом, организацию наладки оборудования, уборки отходов, транспортировки готовой продукции, выдачи сменных заданий, контроля, смазки и др.

  1. Совершенствование и разделение труда и кооперации служебной деятельности с учетом применяемых технических средств, возможностей структурных подразделений, оптимизации функционального механизма, переработка, совершенствование должностных инструкций, четкое установление функций, прав, обязанностей и ответственности сотрудников. Никакая научная организация не возможна, если сотрудники не знают, какие задачи на них возложены, какими полномочиями они обладают, каковы средства их выполнения, где границы их полномочий, в какой степени и в какой форме они несут ответственность за результаты служебной деятельности.
  2. Внедрение передовых методов и приемов организации и осуществления служебной деятельности (труда), предусматривающее изучение, отбор и внедрение положительного опыта, позволяющего исключить неэффективные потери служебного времени, снизить отрицательные воздействия различных факторов на организм сотрудников, обеспечить безопасное несение службы.
  3. Совершенствование нормирования и оплаты служебной деятельности персонала в зависимости от ее сложности и эффективного выполнения поставленных задач. Расширение сферы нормирования, охват научно обоснованными нормами служебной деятельности (труда) для различных категорий персонала, определение порядка и периодичности пересмотра норм с целью исключения чрезмерной профессиональной нагрузки сотрудников.
  4. Внедрение рациональных форм материального и морального стимулирования, посредством которого ставится цель создать заинтересованность каждого исполнителя как в личных, так и в коллективных результатах служебной деятельности, повышение творческой инициативы сотрудников.
  5. Улучшение условий служебной деятельности, включающее применение научно обоснованных режимов служебного времени и отдыха, создание благоприятных санитарно-гигиенических, психофизиологических и эстетических условий служебной деятельности, обеспечение требований гуманизации.
  6. Укрепление законности и дисциплины, означающие обеспечение четкой правовой регламентации служебной деятельности персонала, его прав, обязанностей, ответственности, добросовестного исполнения служебного долга.
  7. Повышение квалификации и профессионального уровня сотрудников исправительного учреждения, предусматривающее выявление потребности в повышении квалификации сотрудников по формам, содержанию, продолжительности, периодичности обучения применительно к различным должностям.

Важнейшим этапом является внедрение разработанных мероприятий в служебную деятельность персонала исправительных учреждений. На данном этапе осуществляются следующие мероприятия:

  1. подготовка к внедрению, включающая в себя доведение задания до исполнителей, обеспечение для этого необходимых условий;
  2. внедрение, непосредственная реализация всего комплекса научных, организационных, технических и экономических мер, предусмотренных планом;
  3. осуществление мероприятий, обеспечивающих нормальное функционирование запланированной организации служебной деятельности;
  4. определение экономической эффективности от внедрения мероприятий. При внедрении мероприятий по научной организации служебной деятельности необходимо учитывать особенности в зависимости от ее различных направлений.

Одним из основных направлений научной организации служебной деятельности в уголовно-исполнительной системе является обеспечение благоприятных условий служебной деятельности сотрудников учреждений УИС, которые имеют множество особенностей. Важнейшая из них - это элементная характеристика исправительных учреждений, персонал которых исполняет наказание в виде лишения свободы. Составными элементами этих систем являются две социальные группы. Первая - сотрудники исправительного учреждения. Вторая - осужденные, отбывающие наказание в виде лишения свободы. То есть мы вправе анализировать условия служебной деятельности персонала и условия, в которых содержатся осужденные.

Оценивая ситуацию в исправительных учреждениях, Н.П. Барабанов отмечает, что за столь долгие годы развития пенитенциарной системы не выработано единого подхода в организации исправительных учреждений, создании вещной среды: жилых, коммунально-бытовых, производственных, инженерных, технических и других атрибутов. Все эти вопросы традиционно принято решать на ведомственно-местном уровне и лишь системой исправительных учреждений, а порой по инициативе только руководителей учреждений, а также персонала их структурных подразделений. Большинство исправительных учреждений - это приспособленные для содержания осужденных территории. Многие объекты исправительных учреждений непригодны для перспективного развития. Затраты, идущие на их реконструкцию, неоправданны и ущербны. И как следствие всего - различные условия содержания осужденных (материальная сфера) даже в исправительных колониях одного и того же вида режима. Единые типовые проекты создания исправительных учреждений в зависимости от вида режима отсутствуют.

Проявляемое многие годы стремление к гуманизации системы учреждений и органов, исполняющих наказания в виде лишения свободы, привело к дегуманизации не только содержания осужденных, но и условий деятельности персонала исправительных учреждений <3>.

<3> См.: Барабанов Н.П. Механизм гуманизации уголовно-исполнительной системы // Человек: преступление и наказание. 1996. N 1(10). С. 16 - 17.

Специфической чертой осуществления служебной деятельности персонала исправительных учреждений является то, что она протекает в основном под воздействием условий, в которых содержатся осужденные. В исправительных учреждениях и следственных изоляторах существуют проблемы в обеспечении благоприятных санитарно-бытовых условий. Это вызвано следующими факторами: изношенность материальной среды, долголетний срок эксплуатации жилищного фонда, инженерных и технических средств обеспечения, изоляции, надзора и охраны осужденных; содержание в исправительных учреждениях осужденных сверх установленных лимитов, что приводит к концентрации в отрядах свыше установленных норм; необеспеченность помещений проживания осужденных необходимыми инвентарем и элементами санитарно-гигиенического назначения; недостаточная температура воздуха, отсутствие необходимых вентиляционных устройств.

А.И. Зубков, Ю.И. Калинин, В.Д. Сысоев отмечают, что главная беда состоит в том, что исправительные учреждения функционируют в исключительно старой, отслужившей давно свой срок материальной базе, многие здания (в том числе и жилые корпуса) давно пришли в непригодное состояние и не подлежат восстановлению, но их по-прежнему продолжают эксплуатировать. Что касается следственных изоляторов, то из действующих 191 СИЗО 83 построены в XVI - XIX вв., 32 сооружены в этом веке (до 1917 г.). Это приспособленные монастыри, казармы, конюшни, а в последующем лечебно-трудовые профилактории. Подавляющая часть сооружений не может быть использована по назначению, а 26 из них официально признаны непригодными для эксплуатации <4>.

<4> См.: Зубков А.И., Калинин Ю.И., Сысоев В.Д. Пенитенциарные учреждения в системе Министерства юстиции России. История и современность. М., 1998. С. 101, 124.

Устранение этих недостатков необходимо, так как большинство сотрудников исправительных учреждений осуществляют свою служебную деятельность непосредственно с осужденными. Это касается начальников отрядов, лиц, осуществляющих надзор за поведением осужденных в отрядах, штрафных изоляторах и помещениях камерного типа, комнатах длительных и краткосрочных свиданий и др.

Любая работа не сводится к выполнению отдельных функций или заданий, а представляет собой широкий набор различных деятельностей. Если согласиться, что удовлетворенность работников своим трудом - важная характеристика современной организации, способствующая не только большей организационной эффективности, но и обеспечению социальной стабильности в целом, то неизбежно возникает вопрос: удовлетворены ли люди своим трудом? По сути дела, положительный ответ имеет важное значение для каждого человека. Работающий человек в среднем более 50% своей жизни (исключая 8-часовой сон) проводит на работе, и, безусловно, печально, если это время не приносит ему никакого удовлетворения <5>.

<5> См.: Зинковский А.Н. Организационная психология: Учеб. пособие для вузов по специальности "Организационная психология". 2-е изд. М.: Флинта; МПСИ, 2002. С. 292 - 293.

Обеспечение благоприятных условий служебной деятельности персонала учреждений уголовно-исполнительной системы должно носить комплексный и системный характер. Начинать необходимо на этапе проектирования исправительных учреждений и следственных изоляторов, а также продолжать путем разработки дополнительных мер в функционирующих учреждениях.

Главным направлением работы по улучшению условий служебной деятельности сотрудников исправительных учреждений должны быть профилактические меры материально-технического характера, направленные на устранение причин, порождающих ее неблагоприятные условия, заключающееся в реконструкции материальной сферы, совершенствовании санитарно-гигиенических, психофизиологических, эстетических и других условий.

Большое значение имеют психофизиологические меры улучшения условий служебной деятельности. Чем сложнее служебная деятельность, тем выше требования к ее условиям. Важным является обеспечение мерности и режима служебной деятельности, что является проблемой исправительных учреждений. Это обусловлено в первую очередь спецификой деятельности, складывающейся оперативной обстановкой, в связи с чем сотрудники не могут полностью определять и планировать ее процесс.

В исправительных учреждениях основные виды деятельности характеризуются жесткими условиями непрерывности, вызываемой необходимостью постоянно в течение всей смены находиться с осужденными (обеспечивать надзор, проводить воспитательные мероприятия, нести службу на различных объектах, проводить профилактические мероприятия и др.). В результате возникает дефицит времени для отдыха (перерыва), нервно-эмоциональное перенапряжение, повышенное утомление.

Это обусловливает смену форм деятельности. Чтобы смена форм деятельности выполняла свою функцию, необходимо соблюдать ряд требований:

учитывать возраст сотрудника. Особенно необходима смена форм деятельности для сотрудников, имеющих возрастной уровень выше среднего;

при совмещении различных видов служебной деятельности необходимо производить замену более интенсивной менее интенсивной;

чередуемые виды служебной деятельности должны отличаться по характеру психологической и физической нагрузки;

смене вида служебной деятельности должно предшествовать ознакомление с новой деятельностью либо обучение.

Виды служебной деятельности, непосредственно связанные с осужденными, могут приводить к отрицательным психологическим последствиям. В связи с этим особое значение имеет обучение сотрудников, воспитание волевых качеств личности.

Основной задачей служб управления человеческими ресурсами становится наиболее эффективное использование способностей сотрудников <6>.

<6> См.: Акимова М.А. Организационно-правовое обеспечение системы управления персоналом в органах внутренних дел: Лекция. Домодедово: ВИПК МВД России, 2003. С. 4.

Созданию благоприятных условий способствуют меры по эстетизации среды, в которой осуществляется служебная деятельность персонала учреждений уголовно-исполнительной системы. Эстетическая организация процессов служебной деятельности сотрудников исправительных учреждений предполагает целевое психологическое воздействие светоцветового климата, создание системы средств информации, форм живой природы, применение функциональной музыки. Цветовая отделка мест несения службы, работы персонала должна проектироваться с учетом того, чтобы это способствовало улучшению условий служебной деятельности, снижению утомления, повышению умственной и физической активности.

К сожалению, во многих исправительных учреждениях на данное направление внимание практически не обращается. Это связано со следующими причинами:

  1. Нежелание признать и принять в полном масштабе необходимость эстетизации среды исправительных учреждений, так как решение данного вопроса является по некоторым соображениям недопустимым в связи с тем, что "тюремные" условия должны быть худшими.
  2. Многообразие объектов исправительных учреждений, их специфическое (в отличие от гражданских) назначение.
  3. Оборудование объектов по специальным проектам, предусматривающим использование особых инженерных и технических элементов (локальных участков, камер, ограждений пропускных пунктов и др.).
  4. В исправительных учреждениях невозможно полномасштабно осуществлять озеленение территории, организацию специальных площадок, мест отдыха.

Однако, на наш взгляд, эстетизация должна присутствовать и на объектах режимного назначения, элементы которых включают соответствующие нормам размеры, форму, вид, цвет и др.

Требуются также меры по эстетизации мест работы начальников отрядов, сотрудников отделов безопасности, оперативных отделов, дежурных, помещений камерного типа и штрафных изоляторов, общежитий для осужденных, столовых, контрольно-пропускных пунктов, объектов работы осужденных и др. Но, как нам представляется, данная проблема не может быть разрешена в настоящее время. Она будет существовать до тех пор, пока исправительная система не начнет выходить из кризисного состояния, не завершится процесс ее реформирования.

Составным элементом эстетизации условий служебной деятельности являются средства наглядной агитации и визуальной информации. В исправительных учреждениях средства наглядной агитации и визуальной информации имеют различных адресатов: для осужденных и иных лиц, для сотрудников исправительного учреждения. В зависимости от назначения средств наглядной агитации и визуальной информации, они размещаются соответственно в местах несения службы, работы сотрудников, а также в местах, общедоступных для восприятия всеми осужденными.

Улучшению условий служебной деятельности персонала уголовно-исполнительной системы способствуют социально-психологические меры. Важнейшей задачей данного направления является создание благоприятного психологического климата среди сотрудников исправительного учреждения. Это имеет значение потому, что морально-психологический климат взаимосвязан со всеми сторонами деятельности коллектива. Большое влияние на него оказывает уровень организации служебной деятельности сотрудников структурных подразделений. С другой стороны, от состояния морально-психологического климата среди сотрудников зависят результаты их служебной деятельности.

Г.И. Черненко пишет, что создание благоприятных условий труда предполагает формирование в трудовом коллективе здорового психологического климата. Ухудшению психологического климата в коллективе, например, могут способствовать: сугубо бюрократический стиль работы руководителя и аппарата управления; неправильная оценка труда работников; несправедливое распределение нагрузки; необъективная оценка морального и материального стимулирования труда; низкая его дисциплина; отсутствие необходимых условий труда; его неорганизованность и др. <7>.

<7> См.: Черненко Г.И. Внедрение научной организации труда в органах внутренних дел. М., 1989. С. 45.

Психологический климат в среде сотрудников представляет собой их эмоциональный настрой и отражает сложившиеся взаимоотношения между ними. Психологический климат возникает в результате непосредственного межличностного общения персонала. Он связан с особенностями взаимоотношений по горизонтали (между коллегами) и по вертикали (между руководителями и подчиненными), взаимной ответственностью, сотрудничеством, взаимопомощью, соревнованием, доверием, интересом друг к другу, взаимной доброжелательностью, чуткостью и вниманием друг к другу.

В системе взаимоотношений по горизонтали выделяют три подсистемы: деловых, функциональных отношений; личных фоновых отношений, отражающих общий стиль взаимоотношений; личных избирательных отношений, основанных на личных симпатиях и антипатиях <8>.

<8> См.: Дикарева А.А., Мирская М.И. Социология труда. М., 1989. С. 229.

Формирование благоприятного психологического климата зависит от того, насколько в процессе служебной деятельности удовлетворяются потребности в ее содержании и условиях.

Не менее важное значение для возникновения благоприятного психологического климата имеет определение перспектив, направлений деятельности.

Существенным моментом при создании благоприятного психологического климата является существование деловых функциональных связей между сотрудниками различных структурных подразделений, которые необходимы для достижения общей цели.

На межличностные отношения в коллективе сотрудников большое влияние оказывает стиль руководства. Стиль руководства тесно связан с успешным управлением. Он указывает на тот способ действий, с помощью которого руководитель добивается выполнения поставленных перед организацией задач. Основными стилями является стиль направляющий и стиль участия. Самым успешным является стиль руководства, соответствующий каждой конкретной ситуации и данной группе людей <9>.

<9> См.: Пертти Поренне, Йоуко Х. Ниссинен. Управление по результатам. Пер. с финск. / Общ. ред. и предисл. Я.А. Милана. М., 1993. С. 34 - 35.

Созданию положительного морально-психологического климата, уменьшению степени конфликтности в отношениях сотрудников, предотвращению и разрешению конфликтов способствуют четкая организация служебной деятельности, рациональный отбор и оптимальная расстановка кадров; проведение целенаправленной воспитательной работы с сотрудниками, формирование в коллективе положительных традиций; изучение и учет личностных качеств сотрудников, их психологических особенностей; знание общественного мнения, умение осуществлять его регулирование; коллективная гласность и правдивость в оценке результатов служебной деятельности.

Составным элементом научной организации служебной деятельности сотрудников исправительных учреждений является рационализация трудовых процессов. Она предусматривает комплекс мероприятий, реализация которых позволила бы сократить число излишних операций (действий) при осуществлении того или иного вида служебной деятельности; совокупность приемов наиболее эффективного выполнения сотрудником оперативно-служебных трудовых процессов. Рациональное содержание характеризуется также целесообразным совмещением отдельных и связанных с ними функций.

Под процессом служебной деятельности (труда) понимается служебная (трудовая) деятельность отдельного сотрудника структурного подразделения, направленная на достижение определенной цели. Процессы служебной деятельности персонала исправительного учреждения представляют собой совокупность различных работ, выполняемых руководителями и сотрудниками с целью эффективного исполнения наказания в виде лишения свободы.

Организация процессов служебной деятельности в исправительном учреждении заключается в решении следующих задач: определении содержания этих процессов; установлении наиболее рациональных систем и методов их выполнения; регламентации процессов служебной деятельности сотрудников.

Научная организация служебной деятельности сотрудников должна начинаться с изучения затрат времени на осуществление тех или иных мероприятий. Такой анализ позволяет выявить потери, факты и причины нецелевого, нерационального использования сотрудников.

При изучении затрат рабочего времени необходимо применять методы наблюдения, хронометража, фотографии и самофотографии рабочего времени, анкетные и устные опросы, комплексные исследования.

Повышению эффективности служебной деятельности способствует личное планирование рабочего времени. Оно осуществляется в целях своевременного выполнения служебных обязанностей, реализации решений непосредственных руководителей, а также вышестоящих субъектов управления.

Как показало наше исследование, основными недостатками в планировании личной работы сотрудников исправительных учреждений являются:

80% опрошенных не считают необходимым осуществить личное планирование;

из числа проанализированных личных планов 95% не имеют мероприятий, предусматривающих меры оперативного реагирования на ситуацию, в планах не отражены мероприятия, предусматривающие исполнение заданий, распоряжений руководителей;

со стороны руководителей отсутствует контроль за осуществлением личного планирования сотрудниками, а следовательно, и результатами их деятельности.

Рационализация служебной деятельности в исправительных учреждениях для большинства сотрудников заключается в совершенствовании ее технологии с составлением различного рода документов, а правильнее говоря - документальном (письменном) закреплении намечаемых и осуществленных мероприятий. Особенно это касается сотрудников, непосредственно оказывающих воспитательное воздействие на осужденных (начальники отрядов, воспитатели), осуществляющих надзор (персонал отделов безопасности), оперативно-розыскную деятельность (оперативные работники) и др. Опросом установлено, что 85% сотрудников считают, что они тратят на составление документов, фиксирующих проделанную ими работу, около 30 - 40% рабочего времени, причем около 50% документов готовится путем использования личного времени (составление характеристик, планов, заключений, отчетов и др.).

Основным недостатком является то, что в установленных формах документов содержатся требования по заполнению ненужной информации. Кроме того, для того чтобы составить некоторые документы, необходимо провести соответствующие мероприятия.

Нерациональному использованию рабочего времени способствует отсутствие специальных бланков документов, что не дает возможности их оформления.

Проблемой является требование составления различных видов документов при совершении осужденными нарушений установленного порядка отбывания наказания, ненужной процессуальной процедуры по этим фактам (опросы, составление актов, объяснений, рапортов, проведение обсуждений и др.).

В исправительных учреждениях существуют недостатки в организации хранения и систематизации документов. Многие документы, которые нужны сотруднику после прошествия определенного времени, сложно найти. Этому способствует отсутствие систематизации (классификации) документов. В связи с этим целесообразно разрабатывать номенклатуру формирования дел для накопления и хранения документов.

В процессе нашего исследования выявлено, что в исправительных учреждениях документы длительное время накапливаются в общем массиве. Это затрудняет их поиск, необходимая для организации деятельности информация остается невостребованной. Кроме того, многие решения, распоряжения, указания прекращают свое действие, не реализуются в практической деятельности. При такой организации работы с документами, особенно носящими информационный характер, сотрудники не имеют возможности проанализировать складывающуюся ситуацию, утрачивают контроль над ней, не вырабатывают нужных мер по улучшению своей деятельности.

Поэтому целесообразно, чтобы в исправительном учреждении было надлежащим образом организовано делопроизводство, важное место в котором должно отводиться установлению номенклатуры дел.

Номенклатура дел - это утвержденный в установленном порядке систематизированный, с указанием сроков хранения список наименований дел, заводимых в делопроизводстве. Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависит оперативность в работе и сохранность документов.

Работа по составлению номенклатуры дел как структурных подразделений, так и учреждения в целом включает изучение их организационной структуры и направлений деятельности, а также комплекса документов, на основе которых будут формироваться наименования дел и определяться принципы их формирования.

Одним из важнейших направлений совершенствования научной организации служебной деятельности является организация рабочих мест сотрудников.

Под рабочим местом сотрудника учреждения уголовно-исполнительной системы понимается помещение, часть помещения, специально оборудованное место, где осуществляется служебная деятельность сотрудника и которое оснащено в соответствии с ее содержанием необходимыми средствами, предметами, принадлежностями труда.

Организация рабочего места предусматривает осуществление мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда, создание комфортных условий для эффективной служебной деятельности.

При создании оптимальной организации необходимо учитывать ряд требований, вытекающих из особенностей служебной деятельности.

К общим требованиям организации рабочих мест относятся следующие: 1) площадь рабочего места должна соответствовать санитарным нормам; 2) оснащенность рабочих мест мебелью - удовлетворять функциональным, гигиеническим и эстетическим требованиям, номенклатура и количество средств труда - соответствовать содержанию выполняемой работы.

Специфические требования организации рабочих мест сотрудников вытекают из особенностей учреждений уголовно-исполнительной системы (исправительные колонии, тюрьмы, воспитательные колонии различных видов режимов, следственные изоляторы и т.д.), а также особенностей того или иного вида служебной деятельности (воспитательной, оперативно-розыскной, осуществление надзора и др.).

Важным элементом в организации рабочих мест является их планировка, т.е. целесообразное размещение служебных помещений, находящихся непосредственно в исправительном учреждении и вне его. В процессе проведенного нами исследования выявлено, что в своем большинстве планировка служебных помещений, особенно в жилых зонах исправительных колоний, имеет такой недостаток, как расположение служебных помещений сотрудников структурных подразделений, имеющих смежный характер служебной деятельности, в разных местах. Целесообразно, например, чтобы служебные кабинеты сотрудников оперативного отдела и отдела безопасности, выполняющих профилактические функции, были расположены в одном здании.

Кроме этого, необходимо учитывать и другие моменты, связанные с осуществлением предупредительной деятельности. Размещение служебных помещений осуществляется без учета непрерывности и оперативности взаимодействия персонала различных структурных подразделений по разрешению возникающих проблем в процессе исполнения наказания в виде лишения свободы.

Проектируя планировку рабочего места, необходимо руководствоваться следующими требованиями обеспечения эффективности управленческого труда: на поверхности стола и внутри него не должно быть лишнего; средства труда, инвентарь, канцелярские принадлежности, необходимая документация и материалы размещаются в строго определенном месте; канцелярские принадлежности хранятся в специально предназначенном для этого лотке.

В повышении эффективности труда сотрудников важную роль играют технические средства, используемые для составления, обработки, поиска и хранения информации, а также средства связи, вычислительная техника и служебная мебель.

В настоящее время к основным средствам составления документов относятся компьютеры, Однако их использование в местах лишения свободы в полном объеме невозможно, они в основном используются за пределами исправительного учреждения для решения организационно-управленческих задач экономического характера.

Вместе с тем одним из перспективных направлений компьютеризации служебной деятельности сотрудников учреждений и органов уголовно-исполнительной системы является внедрение автоматизированных рабочих мест (АРМ). АРМ представляет собой комплекс программных и технических средств, предназначенных для компьютеризации профессиональной деятельности специалиста (сотрудника УИС). В зависимости от возложенных задач в состав АРМ могут входить средства выполнения вычислительных операций, средства обработки, хранения и поиска документов, средства обеспечения оперативной связи и передачи данных, средства звуко- и видеозаписи, иные технические и программные средства. Для взаимного обмена информацией автоматизированные рабочие места сотрудников объединяются в локальную компьютерную сеть, функционирующую в пределах учреждений УИС с возможностью выхода на вышестоящий уровень управления.

Внедрение АРМ качественно изменяет служебную деятельность сотрудников уголовно-исполнительной системы, создает предпосылки для повышения ее эффективности. Это позволяет качественно перестроить технологию управления, централизовать информационно-аналитическую работу, освободить персонал и руководителей от рутинной работы.

Важнейшим элементом организации и оснащения рабочих мест сотрудников исправительных учреждений является специальная мебель, функциональные, конструктивные и эстетические особенности которой могут в значительной степени повлиять на сокращение затрат времени при поиске документации и канцелярских принадлежностей, а также работоспособность.

Для сотрудников исправительных учреждений, работающих непосредственно с осужденными, а также несущих службу в местах специального назначения (помещения камерного типа и штрафном изоляторе, дежурной части, комнатах длительных свиданий и др.), как правило, разрабатываются специальные требования к оборудованию указанных мест. Причем основным из требований является обеспечение безопасности сотрудников. Для этого используются научные достижения по применению надежных сигнализационных и блокирующих устройств, средств индивидуальной защиты сотрудников и др.

Для обеспечения безопасного несения службы сотрудниками целесообразно использовать специальные алгоритмы действий персонала при возникновении чрезвычайных обстоятельств. Особенно это необходимо сотрудникам структурных подразделений, принимающим решения в таких случаях. К ним, в частности, относятся оперативные дежурные исправительных учреждений. Наши исследования показали, что такие алгоритмы далеки от совершенства. Они исполнены на бумаге и хранятся в специальных папках в сейфах в дежурных службах. Не используются специальные экраны, компьютерная техника, обеспечивающая наглядность информации, необходимой для принятия решений.

Научная организация начальником исправительной колонии служебной деятельности персонала уголовно-исполнительной системы находится в неразрывной связи с управлением. Управленческие функции выполняют, в общем, все сотрудники, но их объем зависит от уровня конкретных субъектов в системе управления исправительным учреждением. Поэтому управленческая деятельность также должна быть организована на научной основе.

Мы разделяем точку зрения А.А. Атаева в том, что управленческая деятельность является ведущей, направляющей среди остальных видов деятельности. Воздействие оказывается не на управление, понимаемое как функция, а на процесс его осуществления, на управленческую деятельность <10>.

<10> См.: Атаев А.А. Управленческая деятельность: Практика и резервы организации. М.: Экономика, 1988. С. 12.

Научная организация начальником исправительной колонии управления должна осуществляться по следующим направлениям:

установление компетенции субъектов;

организация выработки, принятия и реализации управленческих решений;

разработка функциональной и организационной систем управления;

определение средств и методов реализации управленческих решений;

установление оптимальных форм взаимодействия между субъектами и объектами управления;

определение способов оценки эффективности деятельности субъектов и объектов управления.

Все это означает, что научная организация имеет своим объектом служебную деятельность субъектов управления уголовно-исполнительной системы.

Реальная эффективность любого социально-управленческого решения измеряется не количеством документов, в которых оно нашло отражение, и даже не числом мероприятий, которые были реализованы на их основе. Истинная эффективность социально-управленческого решения по развитию организаций измеряется тем реальным эффектом, который отразился на их образе жизни, на их физическом, психическом и социальном самочувствии, на том, какие жизненно важные и социально значимые проблемы удалось решить <11>.

<11> См.: Мордивин С.К. Управление персоналом: современная российская практика. СПб.: Питер, 2003. С. 16.

Для того чтобы разумно и эффективно управлять, нужно прежде всего организовать работу тех, кто выделен в особую группу управляющих. Ведь именно от того, как организован их труд, зависит качество управляющего воздействия.

Мы разделяем точку зрения А.Ф. Майдыкова в том, что научная организация труда руководителя предполагает осуществление мер организационного характера, благодаря которым можно будет наилучшим образом использовать рабочее время, освободиться от выполнения рутинных и второстепенных операций, полнее использовать творческие возможности, повысить содержательность и производительность труда, создать благоприятные условия для сохранения здоровья и работоспособности <12>.

<12> См.: Майдыков А.Ф. Научная организация труда руководителя горрайона внутренних дел, распределение его служебного времени и планирования личной работы: Лекция. Академия МВД СССР, 1986. С. 4.

Научное управление в уголовно-исполнительной системе представляет собой использование субъектами управления всех уровней достижений науки в сфере реализации предоставленных полномочий, материальных и человеческих ресурсов для получения эффективных результатов в сфере уголовно-исполнительной деятельности.

Организационная система научного управления имеет функциональный механизм, содержанием которого является: 1) информационное обеспечение процесса управления; 2) аналитическая деятельность, направленная на выявление проблем в сфере исполнения наказаний, взаимодействия с другими субъектами; 3) прогнозирование, результатом которого является прогноз развития ситуации по различным направлениям уголовно-исполнительной деятельности; 4) принятие управленческих решений по выходу из проблемных ситуаций или недопущению их; 5) совершенствование организационной системы, предусматривающей: оптимизацию форм разделения служебной деятельности; разработку структуры органов управления УИС; регламентацию основных и обеспечивающих функций; установление прав и обязанностей органов управления и должностных лиц; отбор и расстановку кадров; информационное и ресурсное обеспечение; создание системы внутреннего и внешнего взаимодействия; 6) контроль за деятельностью управляемых субъектов; 7) регулирование, направленное на устранение выявленных отклонений и недостатков путем изменения фактических или корректировки запрограммированных параметров деятельности; 8) координация, обеспечивающая согласованность действий органов управления и должностных лиц во времени и пространстве; 9) оценка результатов уголовно-исполнительной деятельности, позволяющая решить следующие задачи: определить результаты деятельности по всем параметрам уголовно-исполнительной системы; сопоставить достигнутые результаты с желаемыми; установить соответствие сотрудников занимаемым должностям; выявить положительный опыт структурных подразделений и отдельных сотрудников; обнаружить проблемы в организации и осуществлении уголовно-исполнительной деятельности; 10) стимулирование, направленное на обеспечение заинтересованности всех субъектов в достижении целей уголовно-исполнительной системы.