Мудрый Юрист

Проверка кассовых операций в бюджетных учреждениях: методы, процедуры, характерные ошибки

"Бюджетные учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение", 2007, N 7

Освоение методики проверки кассовых операций в бюджетных учреждениях, и в частности в учреждениях здравоохранения, является важным по нескольким причинам. Во-первых, денежные средства принадлежат к числу наиболее подвижных и легко реализуемых активов организации. Кроме того, денежные операции носят массовый и распространенный характер. Все это делает данный участок хозяйственной деятельности учреждения наиболее уязвимым с точки зрения различных нарушений и злоупотреблений.

Движение наличных денег совершается посредством кассовых операций. Среди них можно выделить основные - выдачу средств на оплату труда, на оплату административно-хозяйственных расходов, подотчетным лицам и др.

В представленной статье рассмотрены основные моменты проверки кассовых операций с учетом действующего законодательства.

Приведенные недостатки и нарушения, которые встречаются при проверке кассовых операций, рассмотрены в разрезе основных этапов методики ее проведения в организации.

Основные законодательные и нормативные акты

В ходе проверки кассовых операций контрольные органы выявляют нарушения следующих нормативных актов:

<*> Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации меняются практически ежегодно, поэтому необходимо отслеживать происходящие изменения, утверждаемые приказами Минфина России.

Предмет проверки

В отношении кассовых операций проверке подвергаются:

Документы, проверяемые в ходе проверки

Состав первичных кассовых документов, с одной стороны, очень узок - это приходные и расходные кассовые ордеры, Кассовая книга. С другой - кассовые операции связаны практически со всеми остальными разделами учета, например, расчетами с подотчетными лицами, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами и др. Следовательно, при проверке необходимо сопоставить кассовые документы с прочими первичными документами других разделов учета.

Основными документами, которые необходимо подвергнуть изучению при проверке кассовых операций, являются:

Процедуры, осуществляемые в ходе проверки кассовых операций

При проверке кассовой дисциплины в организации проводятся следующие процедуры:

Длительность выполнения указанных процедур зависит, в частности, от срока, отведенного на получение доказательств. Для выявления каждого из возможных нарушений или злоупотреблений разработан определенный набор контрольных процедур. Все они построены по единой схеме: наименование, цель процедуры; средства, необходимые для ее выполнения; техника исполнения процедуры; оформление результатов.

Приведем основной набор процедур, который используется контрольными органами при проверке кассовых операций:

1). для выявления хищения денежных средств:

2). для выявления случаев неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм и, в частности, неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм из банка:

3). для выявления случаев неоприходования и присвоения денежных сумм, поступивших от различных физических и юридических лиц по приходным ордерам:

4). для выявления случаев неоприходования и присвоения поступивших денежных сумм от различных юридических лиц по доверенностям:

5). для выявления излишнего списания денег по кассе путем повторного использования одних и тех же документов:

6). для выявления излишнего списания денег по кассе неправильным подсчетом итогов в кассовых документах:

7). для выявления излишнего списания денег по кассе без оснований или по подложным документам:

8). для выявления излишнего списания денег по кассе путем подлога в законно-оформленных документах с увеличением сумм списаний:

9). для выявления случаев присвоения сумм, законно начисленных разным лицам и организациям, в частности, депонированной заработной платы и средств, начисленных по другим основаниям:

10). для выявления случаев присвоения сумм, причитающихся другим организациям, производится проверка достоверности доверенностей от других предприятий на получение денег;

11). для выявления случаев нарушений расчетов суммами наличных денежных средств, превышающими предельную величину, с другими юридическими лицами:

12). для выявления случаев нарушений при расчетах с населением наличными денежными средствами за готовую продукцию, товары, выполненные работы и оказанные услуги с применением контрольно-кассовой техники:

13). для выявления некорректного отражения кассовых операций в регистрах синтетического учета производится проверка соответствия котировки, проставленной на первичных кассовых документах, записям в Журнале операций по счету "Касса".

В условиях автоматизированного составления отчета кассира и ведения Кассовой книги необходимость в проведении многих из указанных процедур отпадает.

Методы, применяемые ревизорами в ходе ревизий

Существует несколько методов сбора доказательств при проведении проверки кассовых операций:

Кроме того, при проведении проверки кассовых операций бюджетных учреждений здравоохранения ревизоры учитывают следующие моменты. Денежные средства поступают в кассу: из банка, от работников организации в оплату каких-то услуг, как остатки неиспользованных авансов и др.

Ревизор проверяет полноту и своевременность оприходования денег, полученных по каждому чеку из банка, путем сверки сумм, записанных в корешках чеков, и выписок банка (по шифру, соответствующему получению наличных денег). Чековые книжки, корешки использованных чеков, неиспользованные чеки хранятся у главного бухгалтера учреждения в условиях, исключающих возможность их утери, испорченные чеки погашаются надписью "аннулировано" и хранятся подклеенными к корешкам чеков.

В случае осуществления бюджетным учреждением здравоохранения внебюджетной деятельности ревизором должна быть тщательно проверена полнота оприходования выручки от реализации продукции основного производства, общественного питания, услуг вспомогательных и обслуживающих производств, жилищно-коммунального хозяйства, если данные хозяйства имеют место в исследуемом учреждении. При этом сверяются записи в Кассовой книге, приходных кассовых ордерах с отчетами, накладными и счетами (счетами-фактурами) по реализации продукции (работ, услуг). При этом ревизор выявляет случаи превышения расчета наличными средствами между организациями и своевременно информирует руководителя о возможных санкциях.

С ноября 2001 г. в соответствии с Указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 N 1050-У "Об установлении предельного размера расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке" установлен лимит размера расчетов наличными между юридическими лицами. Расчеты наличными деньгами между юридическими лицами ограничены - 60000 руб. по одной сделке. Сумма штрафа, налагаемого на организацию, составляет от 400 до 500 МРОТ, а на руководителя учреждения - от 40 до 50 МРОТ.

Штрафные санкции применяются в одностороннем порядке к юридическому лицу, производящему платеж в адрес другого юридического лица.

Ревизор проверяет расходование наличных денег из кассы. Для этого необходимо знать, что заработная плата, пособия по временной нетрудоспособности, премии выдаются из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным и расчетно-платежным ведомостям, которые подписывают руководитель организации и главный бухгалтер. При этом все выплаты должны быть персонифицированы и содержать подпись получателя денег. Возможна выдача денег по доверенности, в этом случае кассир делает запись "по доверенности", а саму доверенность прилагает к ведомости. Выдача по расходным кассовым ордерам возможна в случаях оплаты работы внештатным сотрудникам (по договорам гражданско-правового характера), единичной выдачи заработной платы работнику (при увольнении и др.).

Кроме того, необходимо проверить целевое расходование бюджетных средств из кассы в соответствии с требованиями бюджетной классификации. При проверке расходования денежных средств подотчетными лицами ревизор руководствуется порядком ведения кассовых операций, согласно которому лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. При этом ревизор выясняет, своевременно ли в организации закрываются подотчетные суммы. Если данное требование не выполняется, он требует письменные объяснения от соответствующих должностных лиц.

Также проверяется соблюдение порядка применения контрольно-кассовой техники. Необходимо учитывать, что при денежных расчетах с покупателями должны применяться модели (типы) контрольно-кассовых машин, допускаемые к использованию на территории России и внесенные в Государственный реестр контрольно-кассовой техники.

Полнота оприходования выручки через контрольно-кассовую машину устанавливается путем сверки на идентичность суммы по данным контрольной ленты, книги кассира-операциониста, Кассовой книги. Одновременно необходимо проверить, сделаны ли на полученные суммы записи по счетам учета реализации. В случае если учреждение использует бланки строгой отчетности, необходимо удостовериться в правильности их оформления, хранения, выдачи и учета.

Инвентаризация кассы

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22.09.1993 N 40 (далее - Порядок ведения кассовых операций), и Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

Целью инвентаризации является проверка правил хранения наличных денег, оформления первичной и вторичной учетной документации, соответствие остатка в Кассовой книге фактическому остатку в кассе.

В сроки, установленные руководителем учреждения, а также при смене кассиров производится внеплановая ревизия кассы с полным полистным пересчетом денег и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Остаток денег в кассе сверяется с данными учета по Кассовой книге. Для проведения ревизии кассы приказом руководителя учреждения назначается комиссия. По результатам проверки составляется инвентаризационная опись наличных денежных средств по форме 0504088 <*>. В случае установления расхождений данных бюджетного учета с фактическим наличием денежных средств в кассе составляется Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).

<*> Форма утверждена Приказом Минфина России от 23.09.2005 N 123н "Об утверждении форм регистров бюджетного учета".

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность денежных средств, берется расписка. Она включена в заголовочную часть инвентаризационной описи.

При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах. Один из них передается материально ответственному лицу, принявшему денежные средства, второй - материально ответственному лицу, сдавшему денежные средства, третий - в бухгалтерию. Выявленная недостача денег взыскивается с кассира, излишки приходуются в кассу.

В условиях автоматизированного ведения Кассовой книги должна проводиться проверка правильности работы программных средств и обработки кассовых документов.

Инвентаризационная комиссия составляет инвентаризационные описи в двух экземплярах, один из которых остается в делах бухгалтерии, другой - у кассира. При обнаружении ревизией недостачи или излишка ценностей в кассе в актах указываются их сумма и обстоятельства возникновения.

Ответственность за соблюдение Порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя учреждения, главного бухгалтера и кассиров. Лица, виновные в неоднократном нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в соответствии с требованиями законодательства РФ.

Например, в соответствии со ст. 15.1. Кодекса об административных правонарушениях РФ на должностные лица (руководителя, главного бухгалтера или кассира) за нарушение порядка ведения кассовых операций может быть наложен штраф в размере от 40 до 50 МРОТ, а на само учреждение как юридическое лицо - от 400 до 500 МРОТ.

Кроме того, проверяется техническая укрепленность касс, обеспечение условий сохранности денег и ценностей в учреждении.

Характерные ошибки и нарушения

Характерными нарушениями совершения кассовых операций являются:

Признаками отсутствия или недостаточного внутреннего контроля, в свою очередь, являются:

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителя предприятий, главных бухгалтеров и кассиров, поэтому ревизор должен опросить каждого из перечисленных ответственных лиц.

В заключение отметим, несмотря на то, что в последнее время наблюдается тенденция уменьшения расчетов внутри бюджетных учреждений, в том числе учреждений здравоохранения, наличными денежными средствами, например, заработная плата перечисляется на счета работников или их банковские карточки, значение учета кассовых операций и использование наличных денег от этого не уменьшается. Даже при незначительном объеме наличных денежных средств у учреждения должны соблюдаться требования законодательства в данной области, а также обеспечиваться своевременное оприходование денежных средств в кассу, их строгое целевое расходование и сохранность.

Эксперт журнала

"Бюджетные учреждения

здравоохранения:

бухгалтерский учет

и налогообложение"

М.ВОЛЧКОВА