Мудрый Юрист

О некоторых особенностях документирования и организации работы с документами в администрации города а.в. Ермолаева,

Ермолаева А.В., Поволжская академия госслужбы им. П.А. Столыпина.

Агаркова Е., Поволжская академия госслужбы им. П.А. Столыпина.

В современных условиях поиска наиболее эффективных форм местного самоуправления, динамичного развития правового регулирования, роста объемов информации, развития информационных технологий повышаются требования к качеству документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления, его соответствию современным требованиям и перспективам развития местного самоуправления в России.

Администрация города является исполнительно-распорядительным органом местного самоуправления. Каждое из подразделений администрации осуществляет реализацию определенного вопроса местного значения (промышленность, энергетика, культура, спорт, ЖКХ, социальная сфера и другие), и по каждому направлению создается свой комплекс документов, состав которого различен. Такая документация в совокупности является наиболее крупным информационным ресурсом администрации. Так, например, в комитете по управлению имуществом специальной документацией являются реестры муниципального нежилого фонда, договор о приватизации имущества; в комитете по архитектуре и градостроительству - планы застройки, схемы градостроительного планирования и другие.

Определенный состав документов, входящих в данные комплексы, закреплен не только на локальном уровне, но и на федеральном. Это обусловлено тем, что федеральное законодательство регулирует различные сферы деятельности и устанавливает требования по их осуществлению (в том числе и требования по документированию отдельных процессов). Например, Федеральный закон "Об общих принципах организации местного самоуправления" устанавливает вопросы местного значения городского округа, в число которых входит "утверждение генеральных планов городского округа, правил землепользования и застройки, утверждение подготовленной на основе генеральных планов городского округа документации по планировке территории" <1>.

<1> Статья 2 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ с послед. изм. "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ" // СЗ РФ. 2003. N 40. Ст. 3822; Российская газета. 2004. 22 июня; 2004. 12 авг.; 2004. 30 дек.; 2005. 19 апр.

Однако, несмотря на указание о наличии специальной документации, в законодательстве, как правило, отсутствует регламентация всего состава документов, порядка их разработки и оформления. Эти вопросы должны получать отражение в подзаконных актах, которых в настоящее время недостаточно. В данных условиях органы местного самоуправления и их структурные подразделения самостоятельно разрабатывают и утверждают локальными правовыми актами состав и внешнюю форму документов, сопровождающих тот или иной вид деятельности. В частности, распоряжениями Комитета по управлению имуществом администрации города Саратова были утверждены такие формы документов, как сведения по платежам и исполнению условий договора; перечень сведений, указываемый в информационном сообщении о приватизации имущества; уведомление победителя о победе в конкурсе, аукционе; договор купли-продажи объекта; свидетельство об окончании приватизации; учетная карта реестра объектов муниципального жилищного фонда и другие, а также порядок их оформления <2>.

<2> Распоряжение Комитета по управлению имуществом администрации города Саратова от 07.07.2003 N 435-р "Об утверждении Порядка проведения работы и оформления документов при приватизации объектов нежилого фонда"; распоряжение Комитета по управлению имуществом администрации города Саратова от 25.12.2001 N 910-р "О порядке формирования реестра объектов муниципального жилищного фонда города на уровне учета квартир и комнат в коммунальных квартирах".

Разработка унифицированных форм документов на уровне функциональных подразделений администрации города положительно влияет как на составление и оформление конкретного вида документа, так и на интеграцию информационных ресурсов в пределах одного органа управления в целом. Однако это не означает, что в другом муниципальном образовании применяется идентичный состав документов, сопровождающий процесс управления муниципальным имуществом, в котором отражены аналогичные этапы и представлена соответствующая информация. Следует констатировать, что в настоящее время вопросы документационного обеспечения деятельности органов местного самоуправления решаются каждым муниципальным образованием самостоятельно. В результате возникает следующая проблема: при наличии системности, присущей информационным ресурсам, создаваемым в рамках реализуемых органами местного самоуправления полномочий, отсутствует их целостность и единообразие. Проблема усугубляется значительным количеством сформированных в настоящее время органов местного самоуправления на уровне как субъекта Российской Федерации, так и Российской Федерации в целом. Решение данной проблемы возможно только на общегосударственном уровне посредством комплексного подхода, обязательным компонентом которого должна стать разработка унифицированных систем документации, отражающих процесс реализации соответствующей функции.

Другой особенностью администрации города является то, что реализация ее функций как исполнительно-распорядительного органа местного самоуправления ведется посредством издания муниципальных правовых актов главы администрации. По Федеральному закону главой местной администрации может быть либо глава муниципального образования, либо лицо, назначаемое по контракту, заключаемому по результатам конкурса на замещение указанной должности <3>. В муниципальном образовании "Город Саратов" выбрана вторая модель, при которой главой администрации является лицо, назначаемое по контракту и избранное по результатам конкурса.

<3> Статья 37 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ с послед. изм. "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ" // СЗ РФ. 2003. N 40. Ст. 3822; Российская газета. 2004. 22 июня; 2004. 12 авг.; 2004. 30 дек.; 2005. 19 апр.; 2005. 1 июля; 2005. 26 июля; 2005. 13 окт.; 2005. 27 дек.; 2006. 3 янв.; 2006. 15 фев.; 2006. 8 июля; 2006. 18 июля; 2006. 27 июля; 2006. 17 окт.; 2006. 5 дек.

В данной ситуации глава местной администрации в пределах своих полномочий, установленных федеральными законами, законами субъектов Российской Федерации, уставом муниципального образования, нормативными правовыми актами представительного органа муниципального образования, издает постановления по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления федеральными законами и законами субъектов Российской Федерации, а также распоряжения по вопросам организации работы местной администрации <4>.

<4> Пункт 6 ст. 43 Федерального закона от 06.10.2003 N 131-ФЗ с послед. изм. "Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ" // СЗ РФ. 2003. N 40. Ст. 3822; Российская газета. 2004. 22 июня; 2004. 12 авг.; 2004. 30 дек.; 2005. 19 апр.; 2005. 1 июля; 2005. 26 июля; 2005. 13 окт.; 2005. 27 дек.; 2006. 3 янв.; 2006. 15 фев.; 2006. 8 июля; 2006. 18 июля; 2006. 27 июля; 2006. 17 окт.; 2006. 5 дек.

Постановления и распоряжения главы администрации обеспечивают, с одной стороны, процесс управления городом, а с другой - управление своей внутренней структурой. Иными словами, постановление является внешним, а распоряжение - внутренним документом.

О количестве этих видов документов свидетельствуют данные, представленные в таблице. Следует отметить, что субъекты издания актов были различны: до 2006 г. ими являлись мэр города и администрация города <5>, а с 2006 г. в связи с вступлением в силу Федерального закона "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" субъектом издания является глава администрации.

<5> В таблице постановления мэра города и администрации города объединены в одну строку.

Таблица

Количество принимаемых постановлений и распоряжений в администрации города

1997
1998
1999
2000
2001
2002
2003
2004
2005
2006
2007
Постановлений
3953
3233
3977
5332
5241
4482
3824
3374
3603
1755
1343
Распоряжений 
1012
1022
1086
868 
508 
598 
504 
711 
742 
996 
772 

Как можно заметить, в последние годы наблюдается уменьшение количества принимаемых постановлений. Это можно объяснить действием нового законодательства о местном самоуправлении, которое урегулировало большинство вопросов местного значения, что привело к упорядочению деятельности администрации.

Правовые акты главы администрации занимают особое место в цепочке документов, сопровождающих реализацию той или иной функции администрации. Как правило, они начинают или заканчивают процесс управления в рамках реализации отдельных функций. Примером этому может служить Постановление главы администрации г. Саратова от 07.09.2007 N 757 "О разрешении... подготовки проекта планировки территории в Октябрьском районе г. Саратова", которое является началом в процессе планировки части территории города и подразумевает его развитие. А например, Постановление главы администрации города Саратова от 26.09.2007 N 813 "О тарифах на услуги, оказываемые МУ "Транспортное управление" является завершением управленческого процесса по определению и установлению тарифов, изданию которого предшествовали соответствующие этапы по их разработке.

Есть и другие по своему значению правовые акты, функцией которых является введение в действие других документов (положений, инструкций, правил). Например, Постановление главы администрации от 26.12.2006 N 471А "Об утверждении Инструкции по работе с документами в администрации г. Саратова".

Приведенный пример указывает и на то обстоятельство, что на практике приведенные выше критерии (внешний и внутренний правовой акт) не всегда соблюдаются, что приводит к смешению применяемых видов документов. В данном случае постановлением регулируются вопросы внутреннего характера.

Кроме того, одни и те же вопросы, в частности, касающиеся создания структур администрации, могут быть урегулированы как постановлениями, так и распоряжениями. Например, распоряжение главы администрации города от 31.01.2008 N 37-р "О комиссии по организации транспортного обслуживания населения города" и Постановление главы администрации города от 02.11.2006 N 365А "О комиссии по подготовке правил землепользования и застройки г. Саратова". Более того, вышеназванное распоряжение "О комиссии по организации транспортного обслуживания населения города" отменяет аналогичное Постановление главы администрации от 28.05.2007 N 361.

Такие проблемы характерны и для других муниципальных образований. Так, например, в Самаре было принято Постановление главы городского округа Самара от 29.04.2008 N 302 "О внесении изменения в распоряжение главы администрации города Самары от 29.03.2005 N 50-р "Об утверждении стоимости услуг по погребению, оказываемых муниципальным предприятием города Самары "Спецкомбинат ритуальных услуг" <6>, которое, как можно заметить, вносит изменения в распоряжение.

<6> http://www.city.samara.ru/normativniye_acti/novoye/2991/09.05.200812:01

Как видно, четкого разграничения между данными видами документов на практике не наблюдается. Аналогичная проблема существует и при выборе вида документа, издаваемого высшим должностным лицом и высшим исполнительным органом государственной власти субъекта РФ. Несмотря на наличие классификации: постановление - нормативный документ, распоряжение - ненормативный документ, критерий нормативности не всегда соблюдается. Одна из причин - содержание данных документов может состоять из пунктов как нормативного, так и ненормативного характера <7>. Что касается уровня органов местного самоуправления, то нормативными правовыми актами преимущественно являются решения представительного органа, а постановления и распоряжения главы администрации являются индивидуальными правовыми актами, то есть носят не общеобязательный, а единичный, индивидуальный характер <8>.

<7> Ермолаева А.В. Документирование правотворческой деятельности органов государственной власти субъектов РФ на примере Саратовской области. Саратов: Поволжская академия государственной службы им. П.А. Столыпина, 2004. С. 141.
<8> Митченко О.Ю. О документационном обеспечении деятельности органов местного самоуправления // Делопроизводство. 2004. N 3. С. 28 - 29.

В результате смешения применяемых видов документов, издаваемых главой администрации, возникают определенные проблемы на различных стадиях: при подготовке проекта документа, обеспечении рациональной организации комплекса таких документов и формировании информационно-поисковой системы. На наш взгляд, для реализации полномочий главы администрации достаточным было бы применение только одного вида документа.

Порядок разработки и оформления правовых актов главы администрации закреплен в основном локальном акте, регламентирующем документационное обеспечение деятельности администрации - Инструкции по работе с документами <9>. Следует обратить внимание на название данного документа. В соответствии с применяемой терминологией "организация работы с документами" - это организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения <10> и не предполагает такую стадию, как "документирование". В свою очередь, под документированием понимают "запись информации на различных носителях по установленным правилам" <11>. Следует констатировать, что создатели рассматриваемой Инструкции не могли обойти этап документирования <12>, и в результате ее содержание оказалось шире, чем это предполагает название. Поскольку и документирование, и организация работы с документами содержатся в определении понятия "делопроизводство" или "документационное обеспечение управления", следовательно, данный организационно-нормативный документ должен называться так, как это и установлено на общегосударственном уровне. Тем более что в соответствии с федеральным законодательством правила делопроизводства и документооборота <13>, установленные органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти <14>. В настоящее время на уровне федеральных органов исполнительной власти порядок организации делопроизводства отражен в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти <15>.

<9> Инструкция по работе с документами в администрации города Саратова (утв. Постановлением главы администрации города Саратова от 26.12.2006 N 471А) (документ опубликован не был).
<10> ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28). М., 1998. П. 59.
<11> Там же. Пункт 32.
<12> В Инструкции установлены как общие требования к составлению и оформлению документов, так и порядок подготовки и оформления проектов и окончательных редакций распорядительных документов (в том числе оформление реквизитов "виза согласования", "подпись" и др.).
<13> Приведенная из федерального законодательства норма также содержит терминологическую погрешность, поскольку термин "делопроизводство" поглощает термин "документооборот".
<14> Статья 11 Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" // Российская газета. 2006. 29 июля.
<15> Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. Приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536) // Российская газета. 2006. 7 фев.
--------------------------------------------------------------------------¬
¦ Лист согласований проектов ¦
¦ постановлений и распоряжений ¦
¦ главы администрации города ¦
¦ ¦
¦ Проект внесен: ¦
¦ ¦
¦ _________________________________________________________________ ¦
¦ (Ф.И.О., должность) ¦
¦ ¦
¦ Согласовано: ¦
¦ ¦
¦ -----------------------T-----------------T-----------------------¬ ¦
¦ ¦ Должность, ¦Дата согласования¦Подпись руководителя ¦ ¦
¦ ¦фамилия, имя, отчество¦документа ¦Возражения оформляются ¦ ¦
¦ ¦ руководителя ¦ ¦отдельным документом ¦ ¦
¦ +----------------------+-----------------+-----------------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +----------------------+-----------------+-----------------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +----------------------+-----------------+-----------------------+ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ L----------------------+-----------------+------------------------ ¦
¦ ¦
L--------------------------------------------------------------------------

Рис. 1. Лист согласований проектов постановлений и распоряжений

Таким образом, в органах местного самоуправления должен быть документ с соответствующим названием.

В соответствии с Инструкцией в администрации предусмотрены следующие виды бланков: бланк постановления; бланк распоряжения; бланки письма администрации и структурных подразделений администрации города Саратова; бланк резолюции (формат А6) <16>. Существует мнение, что поскольку постановление (распоряжение) оформляется на бланке, на котором указано наименование юридического лица (администрация города), то и автором этих документов является администрация, а не глава администрации города <17>. Однако ни у кого не вызывает сомнения, кто является автором таких документов, как приказы, которые также оформляются на бланках организации.

<16> Раздел 6 Инструкции по работе с документами в администрации города (утв. Постановлением главы администрации города от 26.12.2006 N 471-А).
<17> Подобные разночтения встречаются и в организационно-нормативных документах структурных подразделений самой администрации, в которых могут использоваться как словосочетания "постановление (распоряжение) главы администрации", так и "постановление (распоряжение) администрации" (Р. 01 - 03 и 01 - 04 Номенклатуры дел администрации Фрунзенского района города Саратова на 2008 от 15.12.2007).
----------------------------------------------------------------------¬
¦ РЕЕСТР НА РАССЫЛКУ ¦
¦ распоряжений и постановлений главы администрации города ¦
¦ ¦
¦ Постановление N Распоряжение N ¦
¦ От От ¦
¦ ¦
¦ ---T----------------------------------------T--------T------------¬ ¦
¦ ¦N ¦Полное наименование организаций, которым¦ Кол-во ¦ Роспись или¦ ¦
¦ ¦ ¦необходимо направить ¦ экз. ¦ почтовый ¦ ¦
¦ ¦ ¦постановление/распоряжение ¦ ¦ адрес ¦ ¦
¦ +--+----------------------------------------+--------+------------+ ¦
¦ ¦1.¦Прокуратура ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +--+----------------------------------------+--------+------------+ ¦
¦ ¦2.¦Городская Дума ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +--+----------------------------------------+--------+------------+ ¦
¦ ¦3.¦Глава администрации города ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +--+----------------------------------------+--------+------------+ ¦
¦ ¦4.¦Аппарат администрации города ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +--+----------------------------------------+--------+------------+ ¦
¦ ¦5.¦Организационно-контрольное управление ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +--+----------------------------------------+--------+------------+ ¦
¦ ¦6.¦Комитет правового обеспечения ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +--+----------------------------------------+--------+------------+ ¦
¦ ¦7.¦Режимно-секретный отдел ¦ ¦ ¦ ¦
¦ +--+----------------------------------------+--------+------------+ ¦
¦ ¦8.¦ООО "Компания "Гарант-Саратов" ¦ ¦ ¦ ¦
¦ L--+----------------------------------------+--------+------------- ¦
¦ ¦
¦ Фамилия и роспись заполнившего рассылку ¦
L----------------------------------------------------------------------

Рис. 2. Реестр на рассылку постановлений и распоряжений

Рассмотрим порядок подготовки и оформления постановлений и распоряжений главы администрации. Первая стадия - разработка проекта правового акта, который должен быть оформлен соответствующим образом. Первоначально перед исполнителем стоит задача выбора формы будущего распорядительного акта. Однако, как уже отмечалось, в администрации отсутствует дифференциация вопросов, по которым издаются постановления и распоряжения. Более того, Инструкцией по работе с документами устанавливается единый порядок их подготовки и оформления. Отличительной особенностью является лишь то, что текст распоряжения может не иметь вступительной (констатирующей) части. Таким образом, общность регламентированной технологии разработки также свидетельствует о возможности установления только одного вида документа, издаваемого главой администрации.

Проект распорядительного документа печатается на простом листе бумаги с пометкой в правом верхнем углу "проект". На проекте указываются: наименование организации, наименование вида документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись, отметка об исполнителе, визы согласования. К проекту прилагается лист согласования (или же оформляется на оборотной стороне первого листа проекта) (см. рис. 1).

В верхней части листа согласования располагается информация о том, кто вносит проект и подпись ответственного исполнителя. Визы согласования представлены в табличной форме, которая состоит из граф: "должность, фамилия, имя, отчество руководителя", "дата согласования документа", "подпись руководителя". Как видно из рисунка, применяемая табличная форма визирования проекта документа отличается от установленной стандартом <18>. Кроме того, подобная вертикаль выстраивает определенную иерархию среди лиц, проставляющих визу, занимающих аналогичные должности.

<18> ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" / Госстандарт. М., 2003.

К проекту также прилагается реестр рассылки (см. рис. 2), который представляет собой список организаций и структурных подразделений, которым необходимо разослать копии распорядительного документа.

В реестре присутствует подпись лица, заполнившего его. Такая подпись подразумевает ответственность разработчика реестра за его составление, т.е. за своевременное доведение содержания распорядительного документа до исполнителей и заинтересованных сторон. Как правило, фамилии ответственного исполнителя за разработку проекта и составителя реестра совпадают. После доработки проекта и внесения всех необходимых изменений и дополнений окончательная редакция оформляется в отделе делопроизводства на номерном гербовом бланке и принимает форму распорядительного документа - постановления или распоряжения главы администрации города Саратова.

Обратим внимание на оформление реквизита "заголовок к тексту". Установлено, что в постановлении (распоряжении) главы администрации города заголовок к тексту должен кратко, в нескольких словах раскрывать содержание документа. Заголовок начинается с указания управленческого действия, затем указывается объект, на который оно направлено. Используется конструкция с предлогом "о" или "об" и отглагольным существительным, например: "О направлении договора", "Об изменении штатного расписания". Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Объем заголовка не должен превышать 5 строк машинописного текста по 28 печатных знаков <19>. Однако на практике эти требования не всегда соблюдаются. Так, например, заголовок к Постановлению главы администрации города Саратова от 01.02.2007 N 43 звучит следующим образом: "Вопросы аппарата администрации города" <20>. Как видим, отсутствует конструкция с предлогом "о" или "об" и отглагольным существительным, в результате чего заголовок грамматически не согласуется с названием документа. (Постановление (о чем?)... вопросы аппарата администрации города.) Но, пожалуй, самым основным недостатком является тот факт, что данный заголовок не содержит информации о конкретном содержании документа, затрагивающего, скорее всего, организационные вопросы, тем более что "вопросам аппарата администрации города" посвящено значительное количество как постановлений, так и распоряжений. Поэтому в дальнейшем осуществить поиск информации по нужному вопросу из массива документов разного вида, но с аналогичным заголовком - крайне затруднительно. Не случайно в теории делопроизводства существует классификация документов на простые и сложные <21>. И, независимо от объема и количества пунктов (подпунктов) в тексте распорядительного документа, его содержание должно посвящаться только одному вопросу, который и выносится в заголовок. Это позволяет в дальнейшем не только сократить временные затраты на поиск необходимой информации <22>, но и, самое главное, обеспечить эффективный контроль за исполнением документа.

<19> Пункт 6.3.14 Инструкции по работе с документами в администрации города Саратова (утв. Постановлением главы администрации города Саратова от 26.12.2006 N 471 А).
<20> Следует отметить, что в настоящее время данная формулировка широко используется как на федеральном, так и на региональном уровнях. В данном случае речь идет о тиражировании подобной модели.
<21> К категории простых документов, посвященных одному вопросу (возможно, с несколькими аспектами содержания), относится большинство служебных документов. Что касается категории сложных документов, т.е. отражающих в своем содержании несколько вопросов, то их количество значительно меньше - это протоколы и распорядительные документы по личному составу.
<22> В ИПС администрации города формулировка "вопросы аппарата администрации города" может присутствовать в классификаторе распорядительных документов как одно из направлений, по которым может издаваться правовой акт.

После подписания главой администрации постановления и распоряжения (а также подписанные им служебные письма) регистрируются в отделе делопроизводства <23>. Регистрационный номер постановлений главы администрации состоит из очередного порядкового номера в рамках календарного периода - один год, к порядковому номеру распоряжений по основной деятельности дополнительно добавляется буква "р", для распоряжений по личному составу - буквы "лс".

<23> В администрации города Саратова применяется децентрализованная система регистрации: корреспонденция администрации города регистрируется в секторе служебной корреспонденции, постановления, распоряжения, письма главы администрации - в отделе делопроизводства, поручения главы администрации - в отделе контроля, обращения граждан - в отделе по организации личного приема и работы с обращениями граждан, документация структурных подразделений - в структурных подразделениях.

При регистрации документов применяется электронная форма (однако параллельно информация о документах содержится и на бумажном носителе - в журнальной или карточной форме). Следует отметить, что электронная программа "Регистрация корреспонденции" и программа "Документ" были разработаны отделом автоматизированных систем управления и связи аппарата администрации города Саратова. Программы схожи между собой и имеют одинаковый принцип работы. Однако первая программа служит для регистрации входящих и исходящих документов, а вторая - для регистрации постановлений и распоряжений главы администрации.

Программа "Регистрация корреспонденции" работает на основе приложения Microsoft Access (см. рис. 3 - не приводится). Электронная карточка содержит первичные сведения о документе, ход его исполнения, имеется связь с карточкой ответного документа. Возможны поиск и составление отчетов по любому из имеющихся параметров (сведений). Программа носит учетно-отчетный характер, так как в ней отсутствуют электронные версии документов, но предпосылки для ее модификации на переход к информационному уровню заложены. Программа регистрации "Документ" также работает на основе приложения Microsoft Access. Она установлена в отделе делопроизводства (см. рис. 4 - не приводится). Однако карточка содержит иные метаданные, так как предназначена для работы с другой документацией - постановлениями и распоряжениями главы администрации. При этом принцип работы такой же, как и с предыдущей программой.

Рис. 3. Интерфейс программы "Регистрация корреспонденции" Рисунок не приводится. Рис. 4. Интерфейс программы "Документ" Рисунок не приводится.

Отметим, что помимо программы регистрации в отделе делопроизводства ведется электронный журнал оглавлений к распорядительным документам (впоследствии он распечатывается), а также электронные папки с текстами постановлений и распоряжений.

В администрации также имеются программы электронной регистрации в отделе контроля и в отделе по организации личного приема и работы с обращениями граждан. В дальнейшем в администрации города Саратова для обеспечения единства информационных ресурсов возможен отказ от журнальной формы и разработка и применение автоматизированных программ регистрации или же создание локальной сети и единой программы для всех подразделений с разграничением доступа к ресурсам.

Постановления и распоряжения главы администрации, а также их проекты и документы, послужившие основанием для их издания, входят в состав сводной номенклатуры дел под индексом 01 и являются наиболее важными документами администрации города (см. рис. 5). За составление номенклатуры дел, правильность ее оформления отвечает архивный отдел аппарата администрации города.

Индекс  
дела
    Заголовок дела            
 Кол-во 
ед. хр.
Срок хранения и    
номера статей по
перечню
  01    
АППАРАТ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА  
УПРАВЛЕНИЕ ПО ОРГАНИЗАЦИИ     
РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ
 01-01  
 ОТДЕЛ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА       
01-01-01
Постановления главы           
администрации города Саратова
постоянно ст. 1 "а"
01-01-02
Распоряжения главы            
администрации города Саратова
по основной деятельности
постоянно ст. 1 "а"
01-01-03
Распоряжения главы            
администрации города Саратова
по личному составу
постоянно ст. 1 "а"
01-01-04
Проекты постановлений главы   
администрации и документы,
послужившие основанием для
издания постановления
постоянно ст. 2 "а"
01-01-05
Проекты распоряжений главы    
администрации и документы,
послужившие основанием для
издания постановлений
постоянно ст. 2 "а"

Рис. 5. Фрагмент сводной номенклатуры дел администрации города

Экспертиза ценности документов постоянного и временного сроков хранения проводится ежегодно. Согласно положению об экспертной комиссии, в ее состав входят: начальник управления по работе с документами, начальник архивного отдела, консультант архивного отдела, консультант сектора по претензионно-исковой работе отдела судопроизводства комитета правового обеспечения, главный специалист сектора по секретному делопроизводству и защите информации <24>. По ее результатам составляются описи дел постоянного, временного хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению. Документы, подлежащие архивному хранению, хранятся в архивохранилищах администрации города Саратова. В настоящее время в администрации имеется 4 архивохранилища (153 кв. м, 40 кв. м, 115 кв. м, 308,7 кв. м), в которых хранится 1452 фонда. Из них постоянного хранения - 3145 дел (крайние даты 1992 - 2004), по личному составу - 2358 дел (крайние даты 1924 - 1999). Архивохранилища отвечают всем необходимым требованиям для обеспечения эффективной сохранности документов администрации города.

<24> Положение о ПДЭК администрации города (утв. распоряжением администрации города Саратова от 13.12.2006 N 450-р).

В данной статье затронуты лишь некоторые вопросы, связанные с особенностями документирования и организации работы с документами в администрации города. Однако проведенный краткий анализ свидетельствует о необходимости унификации на общегосударственном уровне порядка документирования деятельности исполнительно-распорядительного органа по реализации закрепленных функций (управление имуществом, сфера ЖКХ и т.д.). Что касается организации работы с документами, то значительную роль в этом процессе играют локальные организационно-нормативные документы, разработанные в соответствии с существующими требованиями в сфере ДОУ, а также применяемые технологии и технические средства.