Мудрый Юрист

Правила заполнения путевого листа

"Бюджетные учреждения здравоохранения:

бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 6

В бухгалтерском учете согласно п. 1 ст. 9 Закона N 129-ФЗ <*> все хозяйственные операции оформляются первичными учетными документами. Данная норма Закона является обязательной, на это обращено внимание в Постановлении ФАС СКО от 22.04.2005 N Ф08-1516/2005-618А. Для того чтобы документ был принят к учету как подтверждающий совершение хозяйственной операции, он должен быть составлен по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации (п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ). Для организаций, к которым, в частности, относятся и учреждения здравоохранения, Госкомстатом разработаны унифицированные формы путевых листов автотранспорта, являющиеся первичными учетными документами. Порядку их заполнения посвящена данная статья.

<*> Федеральный закон от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Форма и содержание путевого листа

В Письме от 15.07.2005 N 03-03-04/1/75 финансисты указали, что унифицированная форма путевого листа утверждена Постановлением Госкомстата, поэтому организация не вправе ее самостоятельно разработать и утвердить. Однако в Письмах Минфина России от 15.11.2005 N 03-03-04/1/363, от 20.09.2005 N 03-03-04/1/214, от 01.08.2005 N 03-03-04/1/117 дается другое разъяснение, согласно которому обязанность по заполнению путевых листов возлагается только на автотранспортные организации. Данное требование установлено п. 1.2. Постановления Госкомстата N 78 <*>. На это обращено внимание также и в Письме Минфина России от 11.01.2006 N 03-03-04/2/1. Однако мнение Федеральной службы государственной статистики, высказанное в Письме от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257, таково: "Путевой лист легкового автомобиля" формы N 3, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 по согласованию с Минфином России, Минэкономики России, Минтрансом России в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, обязателен к применению юридическими лицами всех форм собственности, осуществляющими деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси). Таким образом, по мнению автора, во избежание неприятных ситуаций с контролирующими органами при эксплуатации автотранспортных средств следует не разрабатывать свою форму путевого листа, отражая в ней все обязательные реквизиты первичного документа, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона N 129-ФЗ, а заполнять листы унифицированной формы.

<*> Постановление Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте".

Целесообразность оформления иного документа - путевого листа собственной формы, содержащей, в том числе иные, не установленные Госкомстатом реквизиты, с точки зрения автора, можно поставить под вопрос в силу следующих причин.

Во-первых, согласно Уставу автомобильного транспорта РФ <*> путевой лист удостоверяет принадлежность транспортного средства юридическому лицу, осуществляющему перевозки. Он дает водителю право на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения поставленного задания.

<*> Устав автомобильного транспорта РСФСР утвержден Постановлением Совета Министров РСФСР от 08.01.1969 N 12.

Во-вторых, необходимо напомнить об отметке в путевом листе о прохождении предрейсового медосмотра, которая в соответствии с п. 1 ст. 20 Постановления о безопасности дорожного движения <*> является обязательной. Отсутствие штампа о прохождении медосмотра в путевом листе или ином документе контролирующие органы могут квалифицировать как нарушение законодательства об охране труда, что может повлечь наложение на должностных лиц административного штрафа в размере до 5 тыс. руб. (ст. 5.27. КоАП).

<*> Федеральный закон от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения".

Отметим еще один существенный момент. Путевой лист необходим в случае, если организация не оформила на водителя доверенность на право управления транспортным средством. Данное требование установлено п. 2.1.1. Правил дорожного движения <*>. Если у водителя не окажется ни путевого листа, ни доверенности, то на него может быть наложен штраф и транспортное средство будет отправлено на штраф-стоянку.

<*> Постановление Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090 "О правилах дорожного движения".

Какую позицию занимают арбитражные суды? На сегодняшний день судебная практика по вопросу применения путевого листа не дает однозначного ответа. Так, ФАС СЗО в Постановлении от 19.01.2005 N А13-5025/04-14 поддержал налоговиков. Суд отметил, что форма путевого листа, разработанная Госкомстатом в пределах полномочий, предоставленных Постановлением Правительства РФ N 835 <*>, является первичным документом по учету работ на транспорте. В путевом листе должны быть отражены все сведения, предусмотренные Постановлением Госкомстата N 78, в частности, нужно проставить порядковый номер, дату выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль, время выезда из гаража и возвращения в него, маршрут следования автомобиля и другие обязательные реквизиты. Поэтому, по мнению суда, использование автомобиля в производственных целях могут подтвердить только правильно оформленные путевые листы.

<*> Постановление Правительства РФ от 08.07.1997 N 835 "О первичных документах".

В другом судебном решении арбитры сделали вывод, что организация может обойтись и без унифицированных бланков, в том числе при оформлении тех операций, для которых Госкомстатом России разработаны унифицированные формы. Поэтому, если в документе есть все необходимые реквизиты, то организация вправе принять его к учету (Постановление ФАС МО от 13.01.2004 N КА-А40/10978-03).

Обратите внимание: путевой лист составляют на один день. На более длительный срок его выдают, только когда водитель выполняет задание в течение более одной смены (Письмо Росстата от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257). Заметим, что согласно Приказу Минздрава СССР от 20.05.1988 N 404 "О мерах по дальнейшему совершенствованию скорой медицинской помощи населению" вести учет использования санитарного автотранспорта и заполнять путевые листы обязана медицинская сестра.

Оформление путевого листа

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Необходимым условием оформления этого документа (впрочем, как и любого первичного документа) является заполнение всех применимых к деятельности организации строк формы, что позволяет отразить множество важных сведений. Например, время выезда и возвращения имеет непосредственную связь с подтверждением продолжительности работы водителя, пункты назначения по маршрутам следования позволяют обосновать производственный характер поездки и подтвердить показания счетчика. Бюджетные учреждения часто совершают ошибку, записав на оборотной стороне не конкретные пункты назначения, а просто "поездки по городу". Как полагают сотрудники статистического ведомства, необходимо отметить каждый пункт следования автомобиля.

Особое внимание следует обращать на оформление раздела "Движение горючего". Он заполняется только исходя из фактических затрат и показателей приборов. Соответственно, расходы на бензин списываются по кассовым чекам, талонам или другим документам на основании заполненных путевых листов, подтверждающих обоснованность пробега.

Формы путевых листов различаются в зависимости от вида транспортных средств, и, несмотря на то что учреждения здравоохранения в своей деятельности используют в основном легковые автомобили, по мнению автора, будет нелишне отметить, какому виду транспорта соответствует определенный путевой лист. Так, для легкового автомобиля Постановлением Госкомстата N 78 утверждена форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", которая содержит все предусмотренные Законом N 129-ФЗ реквизиты и является первичным документом по учету работы легкового автотранспорта, а также основанием для начисления заработной платы водителю.

Типовая межотраслевая форма N 3 специальная применяется для специального автотранспорта. Ее отличие в том, что в ней предусмотрен раздел по учету работы устройств и приспособлений специального автомобиля. К специальным устройствам, в частности, могут быть отнесены кран, манипулятор и другие, устанавливаемые преимущественно на грузовые автомобили. Предусмотрена форма путевого листа и для такси - форма N 4 "Путевой лист легкового такси", отличительная особенность которой - раздел, где фиксируются показания счетчиков и перечень выполняемых заказов. Что касается грузовиков, то для них предусмотрены две унифицированные формы - форма N 4-С и форма N 4-П.

Форма N 4-С применяется при перевозках грузов при условии оплаты работы водителя автомобиля по сдельным расценкам. Форма N 4-П используется, когда работа водителя оплачивается по повременному тарифу и предусматривается одновременное выполнение перевозок грузов до двух заказчиков в течение одного рабочего дня (смены). Данная форма путевого листа предусматривает наличие отрывного талона, который заполняется заказчиком и служит основанием для предъявления организацией-перевозчиком счета на оплату транспортных услуг.

Исправления в путевых листах

Порядок исправлений в путевых листах, являющихся первичными учетными документами, определен п. 5 ст. 9 Федерального закона N 129-ФЗ. Закон о бухгалтерском учете допускает вносить изменения в первичные учетные документы, которые должны быть подтверждены подписями лиц, подписавших эти документы, с обязательным указанием даты внесения исправлений. Поэтому, например, исправив в путевом листе показания счетчика пройденного пути на конец рабочего дня, нужно удостоверить внесенное изменение подписями соответствующих должностных лиц: водителя и механика (или иного уполномоченного лица).

Предрейсовый медосмотр водителей

Обязанность проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей организаций предусмотрена положениями трудового законодательства (ст. 213 ТК РФ), а также нормативными актами по обеспечению безопасности дорожного движения (п. 1 ст. 20, ст. 23 Закона N 196-ФЗ <*>).

<*> Федеральный закон от 10.12.1995 N 196-ФЗ "О безопасности дорожного движения".

Порядок организации таких медосмотров рекомендован Письмом Минздрава N 2510/9468-03-32 <*>. Предрейсовый медицинский осмотр проводится перед началом рабочей смены водителей. Согласно Рекомендациям Минздрава администрация организации должна выделить для этого специальное помещение. Водители автотранспортных средств обязаны явиться на предрейсовый медосмотр с путевым листом. Они могут быть допущены к работе при отсутствии жалоб, объективных признаков заболеваний, нарушений функционального состояния организма, признаков употребления спиртных напитков, наркотических и других психоактивных веществ, а также нарушений режима труда и отдыха. В этом случае медицинский работник ставит в путевом листе штамп, в котором указывает дату и точное время прохождения медицинского осмотра, а также проставляет свои фамилию, инициалы и подпись.

<*> Письмом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32 утверждены Методические рекомендации "Об организации проведения предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств".

Штамп не ставится:

При этом все результаты предрейсового осмотра должны быть зафиксированы в журнале осмотров.

Заказать штамп и завести журнал нетрудно, однако кому можно доверить медицинский осмотр водителей? Является ли такой осмотр медицинской деятельностью, подлежащей лицензированию? Ответы на эти вопросы содержатся в п. 1.4. Типового положения (далее - Положение) <1> об организации предрейсовых медицинских осмотров водителей транспортных средств. Согласно Положению предрейсовые медосмотры проводятся только персоналом, имеющим соответствующий сертификат, а также медицинским учреждением при наличии лицензии. Данный порядок основывается на требованиях Приказа Минздрава России N 238 <2>, рассматривающего предрейсовый медицинский осмотр как вид услуг медицинской деятельности, подлежащий обязательному лицензированию в соответствии с нормами Закона N 128-ФЗ <3> и Постановления N 499 <4>.

<1> Приложение N 2 к Методическим рекомендациям, утвержденным Письмом Министерства здравоохранения Российской Федерации от 21.08.2003 N 2510/9468-03-32.
<2> Приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации от 26.07.2002 N 238 "Об организации лицензирования медицинской деятельности".
<3> Федеральный закон от 08.08.2001 N 128-ФЗ "О лицензировании отдельных видов деятельности".
<4> Постановление Правительства РФ от 04.07.2002 N 499 "Об утверждении Положения о лицензировании медицинской деятельности".

Таким образом, медицинский осмотр как вид медицинской деятельности подлежит лицензированию и может проводиться медицинскими учреждениями или медицинским персоналом, имеющим соответствующий сертификат. Данная позиция также подтверждается и судебной практикой (Постановление ФАС УО от 01.08.2005 N Ф09-3196/05-С7). Поэтому если медицинское учреждение, в котором работает водитель, имеет лицензию на осуществление данного вида медицинской деятельности, то провести предрейсовый медицинский осмотр работника смогут и специалисты данного медицинского учреждения. В противном случае один из медработников учреждения должен получить соответствующий сертификат.

Обратите внимание: отсутствие штампа о прохождении предрейсового осмотра может быть квалифицировано контролирующими органами как нарушение законодательства об охране труда и повлечь на основании ст. 5.27. КоАП наложение на должностных лиц штрафа в размере от 5 до 50 МРОТ.

Эксперт журнала

"Бюджетные учреждения

здравоохранения:

бухгалтерский учет

и налогообложение"

Ю.НЕКРАСОВА