Мудрый Юрист

Работа с наличностью в аптечной сети

"Главбух". Приложение "Учет в медицине", 2006, N 1

Многие аптеки имеют разветвленную филиальную сеть в разных районах города. Рассмотрим ситуацию, когда филиалы являются обособленными подразделениями, не имеющими расчетного счета и отдельного баланса. Какое количество кассовых аппаратов и кассовых книг должно быть в этом случае? Как и в какие сроки сдавать выручку в центральную кассу? Ответы на эти и другие вопросы вы найдете в нашей статье.

Количество кассовых книг и аппаратов

Скажем сразу: головное подразделение аптеки ведет только одну кассовую книгу. Так как на сегодняшний день ни Порядком ведения кассовых операций, ни каким другим документом для организаций, которые имеют разветвленную филиальную сеть, особого порядка по ведению кассовой книги не установлено.

Примечание. Порядок ведения кассовых операций в РФ утвержден Решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. N 40.

А вот кассовый аппарат и головная аптека, и каждое структурное подразделение должны иметь свой. Это установлено Федеральным законом от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ. Причем аппарат филиала нужно зарегистрировать в той налоговой инспекции, на территории которой он находится. Аналогичная точка зрения высказана и в Письме ФНС России от 6 июня 2005 г. N 22-3-12/1013. Кассовый аппарат филиала следует настроить так, чтобы на чеке печатались наименование и ИНН головной организации, а КПП - филиала. После регистрации можно приступать к работе. При этом учтите: передавать Z-отчеты в головную организацию не нужно. Они должны храниться в филиале вместе с журналом кассира-операциониста.

Хотим также обратить ваше внимание на то, что головная организация должна встать на учет и там, где находится ее обособленное подразделение. Такое требование содержит ст. 83 Налогового кодекса РФ.

Особенности оформления кассовых документов

Если аптеки и их обособленные подразделения редко работают с юридическими лицами, которым кроме кассового чека следует выдавать квитанцию к приходному кассовому ордеру, то такие расчеты лучше осуществлять в головной аптеке. Кассовые операции филиала целесообразно при этом ограничить приемом и сдачей выручки.

А в том случае, если работа с юридическими лицами для обособленных подразделений не редкость, возможны и другие варианты. Так, чтобы решить проблему с выпиской кассовых документов в филиале, организация может разработать специальный порядок оформления денежных документов. Например, присвоить различные коды документам головной аптеки и филиалов либо в каждом филиале открыть отдельный раздел единой кассовой книги организации. Или совместить оба этих варианта. При небольшом количестве документов некоторые аптеки бронируют для филиалов определенное количество номеров или согласовывают их (например, по телефону) по мере необходимости.

Установление лимита остатка наличных денег в кассе

Учтите, что аптеки не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги сверх согласованных с банком лимитов для осуществления предстоящих расходов, в том числе на оплату труда. Об этом сказано в п. 7 Порядка ведения кассовых операций.

Поэтому головной аптеке надо обратиться в обслуживающий банк и утвердить единый лимит остатка наличных денег в кассе. В том случае, если у организации открыто несколько расчетных счетов в разных банках, то она может выбрать любой из них. После утверждения лимита в одном из банков достаточно направить уведомления в остальные. После чего согласно п. 2.5 Положения Центрального банка РФ от 5 января 1998 г. N 14-П приказом руководителя аптеки необходимо установить:

Таким образом, головное подразделение аптеки сможет контролировать соблюдение общего лимита как у себя, так и у других подразделений. Рассмотрим данную ситуацию на примере.

Пример. ООО "Дар" помимо центральной аптеки имеет еще три аптеки в разных районах. В конце декабря 2005 г. банк установил организации лимит на 2006 г. - 100000 руб. Руководитель общества издал приказ для структурных подразделений.

-----------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Дар" ¦
¦ ¦
¦ Приказ ¦
¦ ¦
¦г. Москва 29 декабря 2005 г. N 130/05¦
¦ ¦
¦ Об установлении лимита остатка наличных денежных средств ¦
¦ в кассе структурным подразделениям организации ¦
¦ ¦
¦В связи с утверждением банком лимита остатка денежных средств в¦
¦кассе организации на 2006 г. в сумме 100000 руб. и¦
¦установленным порядком сдачи выручки ¦
¦ ¦
¦ приказываю: ¦
¦1. Установить на 2006 г. лимит остатка наличных денежных средств¦
¦по структурным подразделениям ООО "Дар" в следующих размерах: ¦
¦аптека N 1 (центральная касса) - 40000 руб.; ¦
¦аптека N 2 - 30000 руб.; ¦
¦аптека N 3 - 20000 руб.; ¦
¦аптека N 4 - 10000 руб. ¦
¦2. Установить единый порядок сдачи выручки в центральную кассу¦
¦для всех структурных подразделений в случае превышения лимита¦
¦в конце рабочего дня. ¦
¦3. Главному бухгалтеру ООО "Дар" Петровой И.В. ознакомить¦
¦управляющих и кассиров аптек с установленными лимитами остатков¦
¦наличных денег в кассах не позднее 31 декабря 2005 г. под¦
¦роспись и обеспечить контроль над соблюдением кассовой¦
¦дисциплины. ¦
¦ ¦
¦Руководитель организации Иванов (А.К.Иванов)¦
L-----------------------------------------------------------------

В случае необходимости лимит может быть изменен в течение года по обоснованной просьбе организации, а также в соответствии с договором банковского счета. Такой порядок установлен Положением N 14-П.

Сдача выручки филиалами

Кассирам-операционистам ежедневно надо отслеживать остатки наличных денег в кассах филиалов, чтобы не допустить превышения лимита. Документально оформляется сдача выручки по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132 для торговых операций:

А контрольно-регистрационным документом является журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4), в котором учитывается приход по каждой контрольно-кассовой машине обособленных подразделений аптеки. После соответствующего оформления сумма выручки сдается в центральную кассу, кассир которой выписывает приходный кассовый ордер по форме N КО-1 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88) на имя работника, сдавшего выручку.

Инкассация

Для сбора выручки можно воспользоваться услугами инкассации. При заключении такого договора аптеке, имеющей разветвленную филиальную сеть, целесообразно установить маршрут и время приезда инкассаторов в каждый филиал.

В крупных городах филиалы могут сдать выручку не только в кассу головного подразделения, но и в ближайшее отделение обслуживающего банка. Кроме того, можно открыть счета в нескольких банках для сдачи наличных денег филиалами.

Конечно, было бы желательно обеспечить ежедневную сдачу выручки в кассу головной аптеки. При отсутствии такой возможности в крайнем случае деньги можно выдать под отчет кассиру-операционисту филиала, чтобы не допустить превышения лимита.

Соблюдение кассовой дисциплины

Соблюдение кассовой дисциплины позволит избежать штрафов. Ведь налоговые инспекторы вправе прийти с проверкой в каждый из филиалов. Причем проверить могут как полноту оприходования выручки, так и применение контрольно-кассовой техники.

Примечание. Штрафные санкции

Если выручка оприходована не полностью, аптеке грозит штраф в размере от 40000 до 50000 руб. На такую же сумму она может быть оштрафована за несоблюдение лимита остатка наличных денег в кассе и за его превышение при расчетах с другими организациями (ст. 15.1 Кодекса РФ об административных правонарушениях). А вот если при проверке будет выявлено, что филиал не применял (или неправильно применял) кассовую технику, организацию могут оштрафовать на 30000 - 40000 руб. Это установлено в ст. 14.5 КоАП РФ.

Ведущий аудитор

ЗАО "Аудиторская фирма

"Критерий-Аудит"

М.Л.СЕМУК

Главный бухгалтер

ООО "МАЭЛ "АУДИТ"

Н.Ю.ЖИРНОВА