Мудрый Юрист

Формирование кадастровых дел объектов недвижимости

Надеева Н.Н., Пензенский государственный университет.

Пивцова И.С., Пензенский государственный университет.

Краткая характеристика отдела ведения архивов.

Формирование кадастровых дел объектов недвижимости.

В настоящее время определяющим фактором при регистрации права собственности на землю является определение и согласование границ земельных участков. Отсюда возникают сразу несколько проблем: проблема постановки на государственный кадастровый учет земельного участка и прочно связанного с ним объекта недвижимости и получения информации об объекте, проблема ипотечного кредитования, а также проблема, связанная с определением имущественных налогов.

Для решения всех этих проблем в 2004 году было создано Федеральное государственное учреждение "Земельная кадастровая палата" по Пензенской области (ФГУ "ЗКП" по Пензенской области), которое оказывает населению города Пензы и области услуги в сфере ведения государственного земельного кадастра, государственного кадастра объектов недвижимости и государственного технического учета объектов градостроительной деятельности.

В структуре ФГУ "ЗКП" по Пензенской области для формирования, учета и хранения кадастровых дел объектов недвижимости был создан отдел ведения архивов, главной задачей которого является обеспечение хранения документов Государственного земельного кадастра в соответствии с правилами для хранения документов государственного архива, картографо-геодезического фонда.

Основными функциями отдела ведения архивов являются:

Кадастровое дело формируется на основе учетного дела, которое заводится сотрудниками ФГУ "ЗКП" по Пензенской области после регистрации заявления о проведении государственного кадастрового учета объекта недвижимости (рис. 1).

                                                 --------------T-------------------¬
¦ 1 ¦ 1 ¦
¦Лист N ______¦Всего листов ______¦
--------------------------------T--T-------------+-------------+-------------------+
¦ 1. ЗАЯВЛЕНИЕ <1> ¦2.¦Заполняется специалистом органа кадастрового ¦
¦ В УПРАВЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОГО ¦ ¦учета <2> ¦
¦_______________________________¦ +-----------------------------------------------+
¦ (полное наименование ¦ ¦ 18/08 - 796 ¦
¦ АГЕНТСТВА КАДАСТРА ОБЪЕКТОВ ¦ ¦регистрационный N _____________________________¦
¦_______________________________¦ ¦ 1 ¦
¦ органа кадастрового ¦ ¦количество листов заявления ___________________¦
¦НЕДВИЖИМОСТИ ПЕНЗЕНСКОЙ ОБЛАСТИ¦ ¦ 1 ¦
¦_______________________________¦ ¦количество прилагаемых документов ___, листов ¦
¦ учета) ¦ ¦ 11 ¦
¦ ¦ ¦в них _____ ¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦подпись _____________ _________________________¦
¦ ¦ ¦16 10 2008 ¦
¦ ¦ ¦__ __________ ____ г. ¦
+----T--------------------------+--+-----------------------------------------------+
¦1.1.¦Прошу поставить на государственный кадастровый учет в соответствии с ¦
¦ ¦прилагаемыми документами: ¦
+----+---T----------------------T--T------------T---T------------------------------+
¦ ¦ ¦земельный участок ¦ ¦здание ¦ ¦сооружение (сооружения) ¦
¦ ¦ V ¦(земельные участки) ¦ ¦(здания) ¦ ¦ ¦
¦ +---+----------------------+--+------------+---+------------------------------+
¦ ¦ ¦помещение (помещения) ¦ ¦объект незавершенного строительства ¦
+----+---+----------------------+--+-----------------------------------------------+
¦1.2.¦Прошу выдать кадастровый паспорт указанного объекта недвижимости в количестве¦
¦ ¦ 2-х ¦
¦ ¦____ экз. <3> ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------------+
¦3. ¦СВЕДЕНИЯ О ЗАЯВИТЕЛЕ ИЛИ ПРЕДСТАВИТЕЛЕ ЗАЯВИТЕЛЯ ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------------+
¦3.1.¦О физическом лице ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ Фоканова Елена Николаевна ¦
¦ ¦Фамилия, имя, отчество ______________________________________________________¦
¦ +-----------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ паспорт ¦
¦ ¦Вид документа, удостоверяющего личность _____________________________________¦
¦ +-----------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ 5600 112941 ¦
¦ ¦Серия и номер документа, удостоверяющего личность ___________________________¦
¦ +-----------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ОВД Мокшанского р-на ¦
¦ ¦Кем выдан документ, удостоверяющий личность _________________________________¦
¦ +-----------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ 15 12 2000 ¦
¦ ¦Дата выдачи документа, удостоверяющего личность "__" __________ ____ г. ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------------+
¦3.2.¦О юридическом лице, органе государственной власти, органе местного ¦
¦ ¦самоуправления ¦
+----+-----------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦Полное наименование _________________________________________________________¦
¦ +-----------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦_______________________________________ ОГРН <4> ____________________________¦
¦ +-----------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦Дата государственной регистрации <4> ______ ИНН <4> _________________________¦
¦ +-----------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦Страна регистрации (инкорпорации) <5> _______________________________________¦
¦ ¦Дата и номер регистрации <5> ________________________________________________¦
+----+-----------------------------------------------------------------------------+
¦ 4. ¦ДОКУМЕНТЫ, ПРИЛАГАЕМЫЕ К ЗАЯВЛЕНИЮ ¦
+----+---T-------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦Документ об уплате государственной пошлины или копия документа об ¦
¦ ¦ ¦освобождении от уплаты указанной пошлины (на ___ л.) ¦
¦ +---+-------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ V ¦ 11 ¦
¦ ¦ ¦Межевой план (на ___ л.) ¦
¦ +---+-------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦Технический план (на ___ л.) ¦
¦ +---+-------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦Копия разрешения на ввод объекта капитального строительства в ¦
¦ ¦ ¦эксплуатацию (на ___ л.) ¦
¦ +---+-------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦Декларация об объекте недвижимости, созданном на дачном или садовом ¦
¦ ¦ ¦земельном участке (на ___ л.) ¦
¦ +---+-------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦Декларация о гараже или ином объекте недвижимости, для строительства, ¦
¦ ¦ ¦реконструкции которого выдача разрешения на строительство не требуется ¦
¦ ¦ ¦(на ___ л.) <7> ¦
¦ +---+-------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦Документ, подтверждающий полномочия представителя заявителя (на _____ л.)¦
¦ ¦ ¦<8> ¦
+----+---+-------------------------------------------------------------------------+
¦ 5. ¦АДРЕСА И ТЕЛЕФОНЫ ЗАЯВИТЕЛЯ ИЛИ ЕГО ПРЕДСТАВИТЕЛЯ ¦
+----+---T-------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦ р-н Мокшан., ¦
¦ ¦ V ¦Заявитель: телефон ______________, почтовый адрес _______________________¦
¦ ¦ ¦ ул. Пушкина, 38 ¦
¦ ¦ ¦___________________, адрес электронной почты ____________________________¦
¦ +---+-------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦Представитель заявителя: телефон _________, почтовый адрес ______________¦
¦ ¦ ¦________________, адрес электронной почты _______________________________¦
+----+---+-------------------------------------------------------------------------+
¦ 6. ¦СПОСОБ ПОЛУЧЕНИЯ КАДАСТРОВОГО ПАСПОРТА ¦
+----+---T-------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ V ¦ территориальный межрайонный отдел управления¦
¦ ¦ ¦В органе кадастрового учета _____________________________________________¦
¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ Роснедвижимости по Пензенской области (Мокшанский район) ¦
¦ ¦ ¦_________________________________________________________________________¦
¦ +---+-------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦Почтовым отправлением по адресу: заявителя или представителя заявителя ¦
¦ ¦ ¦ ________________________________________¦
¦ ¦ ¦ (нужное подчеркнуть) ¦
¦ +---+-------------------------------------------------------------------------+
¦ ¦ ¦По адресу электронной почты: заявителя или представителя заявителя ¦
¦ ¦ ¦ _________________________________________ ¦
¦ ¦ ¦ (нужное подчеркнуть) ¦
+----+---+-------------------------------------------T-----------------------------+
¦ 7. ¦ подпись Фоканова Е.Н. ¦ 16 10 08 ¦
¦ ¦___________ __________________________________ ¦дата "__" ________ 20____ г. ¦
¦ ¦ (подпись) (инициалы, фамилия) <10> ¦ ¦
L----+-----------------------------------------------+------------------------------

Рис. 1. Копия заявления о проведении государственного кадастрового учета объекта недвижимости

Вместе с заявлением в учетное дело включаются все необходимые для постановки на кадастровый учет документы. Учетные дела идентифицируются регистрационным номером заявления и регистрируются в книге передачи документов по заявлениям (рис. 2).

Рис. 2. Копия книги передачи документов по заявлению Рисунок не приводится.

После регистрации все учетные дела вносятся в реестр передачи документов (рис. 3) и вместе с ним поступают в отдел ведения архивов, сотрудники которого на основании учетных дел формируют кадастровые дела.

17.11.2008

Мокшан

   N заявки, заявления  
   Кадастровый номер    
      Примечание       
51/08-3053              
58:18:000000:93         
51/08-3049              
58:18:010509            
КПТ                    
51/08-3050              
58:18:010105            
КПТ                    
51/08-3048              
58:18:010604            
КПТ                    
51/08-3057              
000000:94               
51/08-3047              
000000:94               
51/08-3055              
000000:94               
51/08-3060              
000000:94               
51/08-3044              
000000:94               
51/08-3045              
000000:94               
51/08-3042              
000000:94               
51/08-3051              
590102:48               
51/08-3152              
000000:95               
51/08-3156              
000000:96               
51/08-3145              
570103:7                
51/08-3146              
570103:6                
51/08-3161              
010710:3                
51/08-3147              
58:18:010903            
КПТ                    
18/08-799               
220101:22               
18/08-796               
450101:66               
18/08-797               
950401:1                
18/08-798               
950601:28               
18/08-510               
отказ                   
18/08-880(акт.)         
отказ                   
N 103                   
58:18:800201:2          
протокол выявления тех.
ошибки + решение об
исправлении тех. ошибки

Рис. 3. Копия реестра передачи документов в отдел ведения архивов

Подготовкой и формированием кадастровых дел в отделе ведения архивов ФГУ "ЗКП" по Пензенской области занимаются документоведы. При поступлении учетного дела в отдел ведения архивов документовед регистрирует его в журнале регистрации документов, переданных в отдел ведения архивов для формирования кадастровых дел (рис. 4).

  Номер  
заявления
   Дата  
заявления
Кол-во
листов
в деле
  Должность и 
подпись лица,
проверившего
комплект
представленных
документов
  Дата  
передачи
в отдел
ведения
архивов
 Должность 
и подпись
лица,
передающего
документы
 Должность
и подпись
лица,
принявшего
документы
Примечание
    1    
    2    
  3   
      4       
    5   
     6     
    7     
    8     

Рис. 4. Форма журнала регистрации документов, переданных в отдел ведения архивов для формирования кадастровых дел

Кадастровые дела оформляются сотрудниками отдела ведения архивов в соответствии с Порядком ведения кадастровых дел объектов недвижимости, утвержденным Приказом Министерства юстиции Российской Федерации <1>.

<1> Приказ Министерства юстиции Российской Федерации от 20.02.2008 N 35 "Об утверждении Порядка ведения государственного кадастра недвижимости".

Каждое кадастровое дело идентифицируется кадастровым номером объекта недвижимости, имеет свой титульный лист (рис. 5), который оформляется в соответствии с приложениями, приведенными в письме Управления Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по субъектам Российской Федерации "Разъяснения по ведению кадастровых дел" <2>.

<2> Письмо Управления Федерального агентства кадастра объектов недвижимости по субъектам Российской Федерации от 04.03.2008 N ВК/0876 "Разъяснения по ведению кадастровых дел".
-------------------------------------------------¬
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ Кадастровое дело объекта недвижимости ¦
¦ (земельный участок) ¦
¦ 58:18:450101:66 ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ ¦
¦ 07.11.2008 ¦
L-------------------------------------------------

Рис. 5. Копия титульного листа кадастрового дела объекта недвижимости

На титульном листе указываются: заголовок, идентификатор кадастрового дела и дата кадастрового дела.

Идентификатор кадастрового дела включает в себя:

Согласно Порядку ведения государственного кадастра недвижимости <3> в кадастровое дело при его оформлении документы помещаются в следующей последовательности:

<3> Приказ Министерства юстиции РФ от 20.02.2008 N 35 "Об утверждении Порядка ведения государственного кадастра недвижимости".

Внутренняя опись документов кадастрового дела составляется документоведом отдела ведения архивов, ответственным за ведение кадастровых дел.

Во внутренней описи документов кадастрового дела указываются:

После внутренней описи в кадастровое дело последовательно включаются следующие документы:

постановление о предоставлении земельного участка в собственность,

описание земельного участка,

протокол проверки документов,

решение об осуществлении кадастрового учета,

акт определения кадастровой стоимости участка,

кадастровый паспорт земельного участка.

Все кадастровые дела включаются в номенклатуру дел ФГУ "ЗКП" по Пензенской области и подлежат постоянному хранению. Ведение номенклатуры дел, формирование и оформление кадастровых дел осуществляются сотрудниками отдела ведения архивов с учетом нормативных требований Росархива.

После того как кадастровое дело полностью оформлено, оно помещается на стеллаж и хранится в отделе ведения архивов постоянно.

Выдача кадастровых дел для временного пользования осуществляется только работниками отдела общего обеспечения и отдела обеспечения ведения кадастровых объектов ФГУ "ЗКП" по Пензенской области и сопровождается оформлением бланка заказа на выдачу кадастровых дел для временного пользования. Кадастровые дела, выданные для временного пользования, регистрируются в книге выдачи кадастровых дел. Все эти документы оформляются сотрудниками отдела ведения архивов по формам, приведенным в приложениях к "Основным правилам работы архивов организаций" <4>.

<4> Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Таким образом, правильное оформление и хранение кадастровых дел играет очень важную роль, так как вопрос постановки на государственный кадастровый учет земельного участка и объекта недвижимости является в настоящее время очень актуальным.