Мудрый Юрист

Аренда квартиры для сотрудника: расходы, налоги, бумаги...

Юлия Матюкова, ведущий юрисконсульт, г. Дзержинск.

Часто встречающаяся практика при оформлении трудовых отношений с иностранным работником или работником, переведенным из другой местности, - включение пункта в трудовой договор или ознакомление работника с положением действующего на предприятии коллективного договора о предоставлении жилья работнику. Причем не стоит сразу думать о том, что подобное жилье дается работнику бесплатно. Предприятие, как правило, арендует для работника квартиру.

Как обезопасить организацию от рисков, которые таит в себе договор аренды жилья для работника предприятия и как заключить правильный договор с арендодателем?

Кому служебные помещения?

Сначала уточним, имеет ли организация право арендовать жилье для сотрудников и чем оно отличается от служебных помещений.

Служебные жилые помещения предназначены для проживания граждан в связи с характером их трудовых отношений с органом государственной власти, органом местного самоуправления, государственным унитарным предприятием, государственным или муниципальным учреждением, в связи с прохождением службы, в связи с назначением на государственную должность Российской Федерации или государственную должность субъекта Российской Федерации либо в связи с избранием на выборные должности в органы государственной власти или органы местного самоуправления (ст. 93 ЖК РФ).

Как видим, данные помещения предоставляются строгому перечню граждан и только в связи со спецификой их работы, когда требуется проживать непосредственно по месту работы или рядом с ним. Причем порядок предоставления подобных помещений четко регламентирован ЖК РФ. По смыслу ст. 100 ЖК РФ можно понять, что с собственником помещения и работником заключается договор найма специализированного жилого помещения.

По договору найма специализированного жилого помещения одна сторона - собственник специализированного жилого помещения (действующий от его имени уполномоченный орган государственной власти или уполномоченный орган местного самоуправления) или уполномоченное им лицо (наймодатель) обязуются передать другой стороне - гражданину (нанимателю) данное жилое помещение за плату во владение и в пользование для временного проживания в нем.

Договор найма специализированного жилого помещения заключается на основании решения о предоставлении такого помещения.

Таким образом, прекращение трудовых отношений влечет прекращение действия договора.

Если ты не госработник

Что касается работников негосударственной организации, то они не вправе претендовать на получение служебного жилого помещения, однако это происходит путем заключения организацией договора аренды самостоятельно с физическим или юридическим лицом или путем компенсации части затрат на съем жилья работнику.

Так какое же правовое основание у организации по аренде жилого помещения для своего сотрудника? Юридическому лицу жилое помещение может быть предоставлено во владение и (или) пользование на основании договора аренды или иного договора (п. 2 ст. 671 ГК РФ). Такой договор оформляется в письменной форме независимо от срока его действия (п. 1 ст. 609 ГК РФ). Кроме того, исходя из норм п. 2 ст. 609 и п. 2 ст. 651 ГК РФ договор аренды квартиры на срок не менее года подлежит государственной регистрации. Напомним, что жилое помещение предназначено исключительно для проживания граждан (п. 2 ст. 288 ГК РФ и п. 1 ст. 17 ЖК РФ). Юридическое лицо может использовать жилое помещение лишь для проживания в нем граждан (п. 2 ст. 671 ГК РФ). Поэтому заключить договор аренды организация может. Другое дело, как происходит компенсация затрат?

Если работодатель самостоятельно заключает договор аренды и оплачивает соответствующие платежи, арендная плата рассматривается как оплата труда работника в натуральной форме (ст. 131 ТК РФ). В письме от 18.12.2007 N 03-03-06/1/874 Минфин России уточнил, что согласно ст. 131 ТК РФ в соответствии с трудовым договором по письменному заявлению работника оплата труда может производиться и в иных формах, не противоречащих законодательству РФ и международным договорам. Доля заработной платы, выплачиваемой в неденежной форме, не может превышать 20% начисленной месячной заработной платы.

В тех случаях, когда разрешается частичная выплата заработной платы в виде пособия натурой, принимаются соответствующие меры для обеспечения того, чтобы подобного рода пособия удовлетворяли личное потребление работника и его семьи или приносили ему пользу и стоимость такой выдачи была справедливой и разумной. Потребность работника в жилье является чуть ли не первоочередной. Здесь проблем у предприятия не будет, тем более если в тексте трудового договора такое положение прописано.

Если же договор аренды заключен работником, а работодатель компенсирует стоимость арендной платы денежными средствами, то при включении такого условия в трудовой договор соответствующая компенсация будет считаться частью заработной платы сотрудника, выплачиваемой в денежной форме.

Чтобы подтвердить величину фактически произведенных затрат, работник должен представить в организацию копию договора на аренду квартиры. Однако, если договор аренды был заключен не в письменной форме (это право у физических лиц есть в силу толкования ст. 609 ГК РФ), работник подтверждает расходы иными документами, например распиской арендодателя в получении арендной платы. Если стороны договора аренды оформляли акт приема-передачи арендуемой квартиры, целесообразно запросить у работника копию и этого документа.

Не мешает знать историю квартиры

Прежде чем заключать договор, необходимо узнать историю квартиры:

Ответ на данные вопросы можно получить, взяв в регистрационной службе выписку из Единого государственного реестра прав на недвижимое имущество и сделок с ним, которая может быть получена любым лицом, обратившимся с запросом в регистрационную службу.

Сведения, содержащиеся в Едином государственном реестре прав, предоставляются в срок не более чем пять рабочих дней со дня получения органом, осуществляющим государственную регистрацию прав, соответствующего запроса (ст. 7 Федерального закона от 21.07.1997 N 122-ФЗ "О государственной регистрации прав на недвижимое имущество и сделок с ним"). В выписке отражается описание недвижимого имущества, зарегистрированные на эту недвижимость права, информация о существовании (об отсутствии) ограничения (обременения) прав, существовании заявленных на недвижимое имущество правопритязаний и требований.

Выписка из Единого государственного реестра прав содержит те же общедоступные сведения на недвижимое имущество, что и свидетельство о государственной регистрации права, выданное правообладателю после проведения государственной регистрации. Однако выписка из ЕГРП может содержать изменения в отношении прав на недвижимое имущество, произошедшие после того, как правообладатель получил свидетельство о государственной регистрации права.

Итак, выписка получена, квартира ничем не обременена. Можно заключать договор.

Двусторонний договор

Рассмотрим заключение двустороннего договора аренды жилого помещения (организация - арендатор, собственник помещения - арендодатель) для проживания сотрудника.

В договоре сотрудник не фигурирует, но по тексту указывается, что квартира будет использоваться для проживания сотрудника арендатора. Также указываются существенные условия договора: условия об объекте, о сроке аренды и цене.

Если трудовым договором предусмотрена частичная компенсация сотруднику за аренду жилья, то в договоре аренды она и указывается. Если арендная плата больше данной компенсации, то сотрудник самостоятельно выплачивает оставшуюся сумму собственнику помещения по договору, предмет которого организацию волновать не должен, так как в этих отношениях она уже не участвует.

Интересен момент с гарантийным платежом. Иногда он предусматривается в договоре и по окончании срока действия договора возвращается арендатору за вычетом сумм ущерба (в случае причинения материального ущерба или неуплаты обязательных платежей по договору гарантийный платеж идет на покрытие образовавшихся задолженностей или ущерба). Получается, что предприятие отвечает за действия сотрудника, повлекшие за собой порчу имущества собственника.

В договоре можно также прописать, что арендатор оплачивает коммунальные услуги самостоятельно. Однако, если будет предусмотрена обязанность жильца самостоятельно оплачивать подобные услуги, то это целесообразно предусмотреть в акте приема-передачи жилого помещения.

В разделе "Права и обязанности" рекомендуется указать, что арендодатель предоставляет жилое помещение и имущество (при его наличии) в состоянии, соответствующем условиям договора аренды, назначению арендованного жилого помещения и его пригодности для проживания, что он обеспечивает свободный доступ в жилое помещение работника арендатора.

Арендатор обязан использовать жилое помещение и имущество по назначению, своевременно производить арендные платежи, а также оплачивать коммунальные услуги, электроэнергию и т.д., а также содержать жилое помещение в технически исправном и надлежащем состоянии, соблюдать санитарные требования.

Немаловажен вопрос, касающийся цены договора. В договоре необходимо четко зафиксировать сумму, которую арендатор обязан платить за квартиру, указать порядок оплаты: наличными, на расчетный счет, срок, в который необходимо произвести оплату, последствия просрочки платежа.

Чтобы арендодатель не поднимал арендную плату через каждый месяц, лучше всего зафиксировать в договоре, что пересмотр платы по договору может быть не чаще чем один раз в год (по усмотрению сторон).

Акт при таком варианте договора нужно составить между предприятием и собственником. Но если организация предусмотрела в обязанностях плату за коммунальные услуги, электроэнергию и т.д., а фактически это обязан осуществлять работник, то можно составить второй акт между предприятием и работником, в котором прописать все интересующие вас моменты.

Например, что касается упомянутого выше гарантийного платежа, то предлагаем такую формулировку в акте: "В случае удержания из суммы гарантийного платежа в результате причинения материального ущерба или неуплаты обязательных платежей по договору жильцом последний обязуется возместить удержанную сумму арендатору в течение пяти банковских дней с момента выставления требований жильцу арендатором".

Кроме того, необходимо указать характеристику помещения и находящегося в нем имущества (взять формулировки и перечень из акта между предприятием и собственником), отметить, что жилец ознакомлен с условиями договора, заключенного между предприятием и собственником помещения, и согласен их исполнять.

При таком варианте организация компенсирует работнику лишь часть арендной платы, а в случае каких-либо нарушений со стороны работника она всегда может свои требования адресовать сотруднику. Но несоблюдение условий договора невыгодно в первую очередь самому работнику.

Трехсторонний договор

Что касается заключения трехстороннего договора аренды жилого помещения, то арендодателем является собственник, арендатором - организация, а сотрудник - сторона договора, которая имеет свои права и обязанности.

Помещение предоставляется также в целях проживания сотрудника предприятия. Обязанность по оплате коммунальных услуг и т.д. можно возложить на жильца. Арендную плату производит арендатор - предприятие. Обязанность по возмещению материального ущерба лежит на жильце. Он и отвечает за не вовремя оплаченные коммунальные услуги и т.д., за порчу имущества и помещения.

Акт составляется трехсторонний, в котором подробно указывается имущество и состояние помещения. Это нужно как арендодателю, чтобы в случае утраты или причинения вреда имуществу со стороны арендатора можно было доказать, что на момент передачи квартиры такое имущество было в наличии и в нормальном состоянии, так и арендатору.

Если имущество было с недостатками, то все надо подробно изложить в акте, чтобы впоследствии собственник не смог предъявить претензии по поводу имущества. Например, пожилая женщина через несколько лет (при заключении договора аренды на неопределенный срок) может напросто забыть, что ножка у стола была сломана на момент передачи квартиры.

Предприятие в данном варианте риски несет минимальные. Полагаем, что второй вариант является предпочтительным.

Не забыть про НДФЛ

При аренде квартиры у физического лица нужно удержать НДФЛ. Доходы, полученные физическим лицом от сдачи в аренду имущества, находящегося в РФ, облагаются НДФЛ в силу ст. ст. 208 и 209 НК РФ. С указанных доходов исчисляется НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ).

У организации, арендующей квартиру у физического лица, возникают обязанности налогового агента. То есть согласно п. 1 ст. 226 НК РФ она должна исчислить НДФЛ, удержать его у арендодателя при фактической выплате арендного платежа и перечислить сумму налога в бюджет.

Однако данное правило не действует, если компания арендует квартиру у физического лица, которое зарегистрировано в качестве индивидуального предпринимателя. Тогда организация не обязана удерживать НДФЛ. Ведь индивидуальные предприниматели самостоятельно исчисляют и уплачивают этот налог в бюджет и отчитываются о полученных доходах (п. 2 ст. ст. 226 и 227 НК РФ), то есть являются налоговыми агентами. Чтобы этот факт был документально подтвержден и организация не была введена в заблуждение относительно лица, с которым заключается договор аренды, нужно запросить у ИП - арендодателя копии двух свидетельств: о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя и постановке на учет физического лица в налоговом органе на территории РФ.