Мудрый Юрист

Командировочные и иные аналогичные расходы: командировочные расходы в торговле

Удельный вес командировочных расходов в составе затрат торговых фирм традиционно высок. Ведь мало того, что продавцам приходится сталкиваться с деловыми поездками при заключении договоров поставки с поставщиками или покупателями товаров, так еще и зачастую необходимость командирования возникает при решении претензионных вопросов, при проведении инвентаризаций и т.д. и т.п.

Нужно сказать, что порядок отражения расходов на командировки в бухгалтерском и налоговом учете всегда вызывает массу вопросов у практикующих бухгалтеров, объяснением тому является целый ряд причин: использование механизма подотчета, сложность документального подтверждения командировочных расходов для целей налогообложения, нормирование в части налогообложения НДФЛ, особый порядок принятия к вычету сумм "входного" НДС по командировочным расходам и другие.

Поэтому, рассматривая вопросы командировочных расходов в торговле, по мнению автора, начинать необходимо с самого начала - с норм трудового законодательства.

Статьей 166 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) определено, что под служебной командировкой следует понимать поездку работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Следовательно, направить в служебную командировку торговая фирма может только лицо, состоящее с нею в трудовых отношениях. Кстати, на это указывает и п. 2 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 "Об особенностях направления работников в служебные командировки" (далее - Постановление N 749). Сегодня все работодатели при направлении своих работников в служебные поездки обязаны руководствоваться именно Постановлением N 749.

Если сотрудник работает в торговой организации на основании гражданско-правового договора, то его служебная поездка не может рассматриваться в качестве командировки. Такова и официальная точка зрения Минфина России, на что указывает письмо Минфина России от 19 декабря 2006 г. N 03-03-04/1/844.

Кроме того, не признаются командировками и служебные поездки сотрудников, работа которых осуществляется в пути или носит разъездной характер, на это прямо указано в ст. 166 ТК РФ. Иначе говоря, работа курьера, экспедитора, водителя "межгорода", торгового агента не может приравниваться к командированию работника торговой фирмы.

Исключение служебных поездок работников с разъездным характером работы из состава командировок не случайно. В этом случае работодатель также компенсирует работникам затраты, связанные с разъездами, однако их возмещение производится в порядке, отличном от возмещения командировочных расходов. На это указывают положения ст. 168.1 ТК РФ.

На основании ст. 167 ТК РФ торговая организация, направляющая своего работника в командировку, гарантирует ему сохранение места работы (должности), оплачивает ему время нахождения в командировке исходя из среднего заработка, а также возмещает все расходы, связанные с выполнением служебного поручения.

Напоминаем, что расчет среднего заработка организации производят на основании ст. 139 ТК РФ с учетом Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 24 декабря 2007 г. N 922 "Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы".

Состав возмещаемых расходов, связанных с командировками, определен ст. 168 ТК РФ, к таковым относятся:

Обратите внимание!

Так как перечень возмещаемых командировочных расходов не является закрытым, то понятно, что он может быть и значительно расширен.

Отметим, что нормами ст. 168 ТК РФ закреплено право торговой фирмы самостоятельно решать, в каком порядке и размере она будет возмещать расходы на командировки своим сотрудникам. Документальным подтверждением порядка и размера возмещаемых командировочных затрат служит либо коллективный договор, либо иной нормативный акт компании, например положение о командировках.

Направление сотрудника торговой организации в служебную командировку оформляется первичными документами, составленными по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (далее - Постановление Госкомстата N 1).

Как и любые другие расходы торговой организации, командировочные расходы фирмы могут быть признаны в качестве расходов, только если они связаны с производственной деятельностью торговой компании.

В качестве подтверждения производственной цели командировки выступают:

В форме N Т-9 указываются Ф.И.О. командируемого сотрудника, структурное подразделение торговой фирмы, в котором он трудится, его должность (специальность, профессия), а также цель, время и место командировки, при необходимости указываются источники финансирования командировочных расходов. Заполненная форма N Т-9 передается на подпись руководителю торговой организации либо иному лицу, уполномоченному руководителем подписывать этот документ. На основании подписанного приказа работник отдела кадров выписывает командировочное удостоверение (форма N Т-10), которое является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания командированного сотрудника в служебной командировке. Как сказано в п. 7 Постановления N 749, командировочное удостоверение оформляется в одном экземпляре, подписывается работодателем, вручается работнику и находится у него в течение всего срока командировки.

В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия сотрудника, заверяемые подписью ответственного должностного лица и печатью.

До недавних пор существовало мнение, основанное, кстати, на точке зрения Минфина России, изложенной чиновниками в письме от 6 декабря 2002 г. N 16-00-16/158 "О порядке документального оформления служебных командировок", что параллельное составление форм N Т-9 и Т-10 по одному факту хозяйственной деятельности является нецелесообразным. Однако сейчас споры по этому вопросу прекращены, так как Постановление N 749 позволяет обойтись без выписки командировочного удостоверения только при командировании работника за пределы территории Российской Федерации, и то если речь идет о дальнем зарубежье. На это указывает п. 15 Постановления N 749.

Заметим, что, несмотря на всю "лояльность" Минфина России по этому вопросу, по мнению автора, организации все равно должны были выписывать оба документа, ведь обязательность применения организациями формы N Т-10 предусмотрена Постановлением Госкомстата N 1 и ее никто не отменял. Такая "самодеятельность" работодателя могла привести к негативным последствиям даже в условиях того, что Минфин России допускал такую возможность.

Сейчас этот вопрос решен окончательно, и если сотрудник направляется в командировку за границу, то достаточно одного приказа по форме N Т-9. Исключение установлено только в отношении командирования в государства - участники Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы.

Время фактического нахождения работника в заграничной командировке определяется по отметкам в заграничном паспорте физического лица, свидетельствующим о пересечении им Государственной границы Российской Федерации. По возвращении из заграничной командировки работнику следует приложить к авансовому отчету ксерокопию страниц заграничного паспорта с отметками о пересечении границы Российской Федерации. Такого же мнения придерживаются и фискальные органы, на что указывает письмо УФНС России по г. Москве от 8 августа 2008 г. N 28-11/074505.

Как уже было отмечено, при командировании работников торговая фирма обязана руководствоваться Постановлением N 749. Как сказано в п. 4 Постановления N 749, срок командировки определяется работодателем самостоятельно с учетом объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Аналогичная точка зрения содержится и в письме УФНС России по г. Москве от 11 июня 2009 г. N 16-12/059796.

Причем в силу того, что ни сам ТК РФ, ни Постановление N 749 не содержат каких-либо ограничений в части сроков командировки, получается, что торговая организация может отправить своего сотрудника как в однодневную поездку, так и в длительную. Однако длительные командировки для торговых фирм скорее исключение, чем правило, в отличие, например, от строительства, для которого такие командировки являются характерными.

Исходя из продолжительности командировки, вида транспорта, которым сотрудник будет добираться до места назначения, приблизительных расходов на оплату жилья, а также величины суточных, установленных в организации, бухгалтер определяет сумму, которую необходимо выдать сотруднику перед поездкой. На необходимость выдачи денежного аванса, предназначенного на покрытие командировочных расходов, сегодня указывает и п. 10 Постановления N 749.

Составленный расчет подается на подпись руководителю, и после его утверждения бухгалтер выдает сотруднику из кассы необходимые денежные средства под отчет на выполнение служебного задания. Обращаем ваше внимание, что основным нормативным документом, которым организации руководствуются при выдаче под отчет наличных денежных средств, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22 сентября 1993 г. N 40, сообщенный письмом Центрального банка Российской Федерации от 4 октября 1993 г. "Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации" (далее - Порядок ведения кассовых операций).

Правила выдачи денежных средств и порядок отчета сотрудника по полученным подотчетным суммам фактически установлены п. п. 10, 11 и 14 Порядка ведения кассовых операций.

Как следует из п. 14 Порядка ведения кассовых операций, выдача денежных средств подотчетному лицу производится либо на основании расходного кассового ордера (форма N КО-2 утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации"), либо на основании другого надлежаще оформленного документа (например, заявления командированного сотрудника на выдачу денежных средств) с наложением на него штампа с реквизитами расходного кассового ордера.

Обратите внимание!

Документы на выдачу денежных средств в обязательном порядке должны быть подписаны руководителем торговой фирмы и главным бухгалтером. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не принимаются к исполнению, такая норма закреплена п. 3 ст. 7 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете".

Как следует из п. 11 Порядка ведения кассовых операций, сотрудник торговой фирмы обязан не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Унифицированная форма авансового отчета N АО-1 "Авансовый отчет" и указания по ее заполнению утверждены Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55.

Помимо этого, требование о предоставлении авансового отчета и письменного отчета о командировке выдвигает и п. 26 Постановления N 749, причем в те же сроки.

Заполненный авансовый отчет с приложением всех оправдательных документов сотрудник сдает в бухгалтерию на проверку, после которой отчет утверждается руководителем торговой организации и заверяется его подписью.

Обращаем ваше внимание, что практически во всех унифицированных формах первичных бухгалтерских документов, помимо подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, указывается еще и расшифровка подписи.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации", указано, что расшифровка подписи подразумевает сначала указание инициалов физического лица, а потом - его фамилии. Поэтому, производя расшифровку подписи, делайте это правильно!

Утвержденный руководителем авансовый отчет принимается бухгалтерией к учету. Если у сотрудника осталась неиспользованная сумма подотчетных средств, он сдает ее в кассу организации, если выданных средств не хватило, то бухгалтер погашает задолженность организации перед сотрудником выдачей перерасхода денежных средств по расходному кассовому ордеру.

Следует напомнить, что Порядок ведения кассовых операций запрещает выдавать денежные средства под отчет лицам, у которых на руках имеется неиспользованная сумма подотчетных средств по ранее полученным авансам. И хотя такие действия организации нельзя рассматривать как нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, чреватое привлечением к административной ответственности, установленной ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях, все-таки следует придерживаться этого правила. В противном случае риск появления претензий со стороны налоговых органов очень велик. Чтобы потом не пришлось доказывать свою правоту в суде (см. Постановление ФАС Северо-Западного округа от 9 февраля 2005 г. N А21-8287/04-С1), лучше сразу "исключить" вероятность появления споров. В том случае если требуется оставить денежные средства у работника, то целесообразно просто выписать одновременно приходный кассовый ордер на сумму остатка подотчетных сумм и расходный кассовый ордер на большую сумму денежных средств.

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете торговой организации

Порядок отражения командировочных расходов в бухгалтерском учете торговой фирмы зависит от цели командировки. Если работник был направлен в служебную поездку, связанную с приобретением какой-либо конкретной партии товаров, то сумма командировочных расходов будет формировать фактическую себестоимость приобретенных товаров. Такое правило вытекает из п. п. 5 и 6 Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н (далее - ПБУ 5/01).

Как установлено п. 2 ПБУ 5/01, товары являются частью материально-производственных запасов, приобретенных или полученных торговой организацией от других субъектов хозяйственной деятельности с целью продажи.

Аналогичным образом командировочные расходы будут учитываться торговой организацией, если целью командировки сотрудника является приобретение какого-либо оборудования, принимаемого на учет в качестве основного средства. Это вытекает из п. п. 7 и 8 Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01, утвержденного Приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. N 26н.

Однако в общем случае командировочные расходы в торговой фирме признаются управленческими расходами и отражаются в составе расходов по обычным видам деятельности.

Правила формирования в бухгалтерском учете информации о расходах коммерческих организаций установлены Положением по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99, утвержденным Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н (далее - ПБУ 10/99). В соответствии с нормами указанного бухгалтерского стандарта командировочные расходы принимаются к бухгалтерскому учету в полном объеме и отражаются, как уже было сказано, в составе расходов по обычным видам деятельности.

Планом счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкции по его применению, утвержденным Приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. N 94н, для отражения таких расходов у организаций торговли предусмотрен счет 44 "Расходы на продажу". По дебету указанного счета отражаются суммы произведенных торговой фирмой расходов, связанных с продажей товаров, которые в дальнейшем списываются в полном объеме в дебет счета 90 "Продажи", субсчет "Себестоимость продаж". Исключением являются лишь суммы транспортных расходов, списание которых производится частично, - расходы на транспортировку распределяются между проданным товаром и остатком товара на конец каждого месяца.

В соответствии с п. 16 ПБУ 10/99 расходы признаются в бухгалтерском учете торговой организации только при одновременном выполнении следующих условий:

Если хотя бы одно условие не выполнено, то в бухгалтерском учете организации признается дебиторская задолженность. Порядок признания расходов в бухгалтерском учете установлен п. 18 ПБУ 10/99 - расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени выплаты денежных средств и иной формы осуществления. Датой признания в бухгалтерском учете командировочных расходов является дата утверждения авансового отчета сотрудника.

В общем случае в бухгалтерском учете отражение командировочных расходов производится при помощи следующей записи:

Дебет 44 "Расходы на продажу" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Пример.

Организация оптовой торговли "А" направила своего работника в служебную командировку сроком на пять дней для заключения договора поставки. Под отчет сотруднику организации была выдана сумма в размере 12 000 руб. По окончании командировки работник представил в бухгалтерскую службу организации "А" авансовый отчет с документами, подтверждающими, что фактические расходы сотрудника на командировку составили 11 800 руб.

В бухгалтерском учете организации "А" эти операции отражены следующим образом:

Дебет 71 Кредит 50 - 12 000 руб. - выданы денежные средства под отчет;

Дебет 44 Кредит 71 - 11 800 руб. - расходы на командировку отражены в составе расходов на продажу;

Дебет 50 Кредит 71 - 200 руб. - возвращен в кассу остаток неиспользованного аванса.

Окончание примера.

Налогообложение командировочных расходов. Налог на прибыль

В налоговом учете в соответствии со ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком, при условии, что они связаны с деятельностью, приносящей доход.

Причем для целей налогообложения под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтвержденными расходами в гл. 25 НК РФ понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными:

Таким образом, в налоговом учете командировочные расходы могут быть приняты в качестве расходов только при соблюдении всех условий, перечисленных в ст. 252 НК РФ. Если они удовлетворяют критериям ст. 252 НК РФ, то расходы на командировки сотрудников торговой фирмы на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией. Причем в указанном подпункте определен и сам состав командировочных расходов, учитываемых для целей налогообложения, к нему относятся:

Все вышеперечисленные расходы учитываются при налогообложении прибыли в полном объеме, сегодня это в полной мере касается и суточных, выплачиваемых работодателем в размере, установленном "внутренними" нормами самой компании.

Аналогичного мнения по этому вопросу придерживаются и контролирующие органы. В частности, такое мнение изложено в письмах Минфина России от 18 августа 2009 г. N 03-03-06/1/533, а также от 21 сентября 2009 г. N 03-03-06/1/604. Солидарны с финансистами и налоговики столицы, на что указывает письмо УФНС России по г. Москве от 18 июня 2009 г. N 16-15/061727.

Как уже было отмечено, в ст. 168 ТК РФ под суточными понимаются дополнительные расходы, связанные с проживанием командированного работника вне места его постоянного жительства. Их размер организация устанавливает самостоятельно и закрепляет свое решение либо в коллективном договоре, либо в положении о командировках.

Имейте в виду, что при выплате суточных в большем размере, чем установлено нормами самой торговой организации, у компании существует налоговый риск по налогу на прибыль. Не исключено, что в этом случае фискалы не позволят учесть суточные, выплачиваемые сверх "внутренних" норм компании, при налогообложении.

Чтобы предупредить развитие такой ситуации, рекомендуем организации при разработке своих норм суточных подойти к этому вопросу очень продуманно. Никто не мешает торговой организации устанавливать размер выплачиваемых суточных дифференцированно в зависимости от должности командируемого сотрудника или места, куда направляется работник. Ведь не секрет, что поездка в Москву или Питер обойдется работнику дороже, чем командировка в провинцию.

Кстати, отметим, что торговая организация может в своем положении о командировках предусмотреть и выплату суточных при однодневных поездках. В этом случае фирме нужно быть готовой к тому, что учесть эти суточные при налогообложении ей не удастся, ведь выплата таких суточных ограничена Постановлением N 749.

О том, что такие суточные не могут учитываться при налогообложении, в частности, сказано в письме УФНС России по г. Москве от 10 февраля 2006 г. N 20-12/11312. Причем данную точку зрения поддерживают и суды, на что указывает Постановление ФАС Северо-Западного округа от 1 марта 2006 г. по делу N А05-5899/2005-12.

По мнению фискалов, однодневные суточные с точки зрения гл. 25 НК РФ представляют собой иные расходы, не соответствующие критериям, указанным в п. 1 ст. 252 НК РФ, и на основании п. 49 ст. 270 НК РФ не могут признаваться налогооблагаемым расходом.

Так как командировочные расходы работников представляют собой выплаты, осуществляемые в пользу физических лиц, то следует несколько слов сказать о налоге на доходы физических лиц, а также о страховых взносах по обязательным видам социального страхования.

Налог на доходы физических лиц

В соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ освобождаются от налогообложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая переезд на работу в другую местность и возмещение командировочных расходов). Причем в отношении суточных установлена следующая норма - в доход, подлежащий налогообложению у физического лица, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке. Таким образом, нормы суточных для целей НДФЛ составляют:

Обратите внимание, что данный пункт устанавливает не размер суточных, выплачиваемых организациями, а нормы, в пределах которых суточные, фактически выплаченные организацией, освобождаются от налогообложения НДФЛ. Аналогичное мнение высказано в письме Минфина России от 10 июня 2008 г. N 03-04-05-01/192.

Суточные, выплачиваемые торговой организацией свыше указанных лимитов, признаются доходом командированного лица. Следовательно, торговая фирма должна выступить налоговым агентом по НДФЛ. На основании ст. 226 НК РФ она должна исчислить, удержать сумму налога (по ставке 13%) у своего работника и перечислить ее в бюджет.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 11 июня 2009 г. N 03-04-06-01/133.

Причем удержать исчисленную сумму НДФЛ непосредственно из доходов работника торговой фирме нужно на дату выплаты дохода (суточных), на это Минфин России указал в своем письме от 1 февраля 2008 г. N 03-04-06-01/27.

Страховые взносы на обязательные виды социального страхования

Как известно, с 1 января 2010 г. единый социальный налог на территории Российской Федерации не взимается, так как гл. 24 НК РФ утратила силу. Однако отмена ЕСН не привела фактически к снижению налоговой нагрузки на работодателя.

Ведь уплату ЕСН, по сути, заменили страховые взносы, порядок исчисления и уплаты которых регулируется нормами Федерального закона от 24 июля 2009 г. N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования" (далее - Закон N 212-ФЗ).

Согласно Закону N 212-ФЗ лица, производящие выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, признаются плательщиками страховых взносов:

Согласно п. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как в пределах территории Российской Федерации, так и за пределами Российской Федерации не подлежат обложению страховыми взносами:

Причем при непредставлении документов, подтверждающих оплату расходов по найму жилого помещения, суммы таких расходов освобождаются от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Учитывая данную норму Закона, можно отметить, что командировочные расходы сотрудника, подтвержденные документально, не влекут за собой у торговой компании обязанности по начислению указанных взносов.

При этом Закон N 212-ФЗ ничего не говорит о каком-либо нормировании суточных, хотя не исключено, что в дальнейшем при выплате суточных в размере большем, чем предусмотрено нормами компании, контролирующие органы будут наставить на их начислении. Сделать такое предположение позволяет опыт взимания ЕСН в части выплаты однодневных суточных, достаточно вспомнить Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 16 августа 2007 г. по делу N А28-1084/2007-3/29.

Налог на добавленную стоимость

Как известно, с 1 января 2006 г. общими условиями для принятия налогоплательщиками сумм налога, предъявленного им при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав, являются:

Если все условия выполняются, то налогоплательщик вправе в том налоговом периоде, когда товары (работы, услуги), имущественные права приняты на учет, воспользоваться вычетом.



В отношении сумм налога по командировочным расходам гл. 21 "Налог на добавленную стоимость" НК РФ выдвигает дополнительное требование - требование оплаты, на это фактически указано в п. 7 ст. 171 НК РФ, ведь там речь идет именно о суммах налога, уплаченных по командировочным расходам.

Напоминаем, что датой признания командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета, следовательно, принять к вычету сумму НДС по командировочным расходам торговая организация вправе только после того, как сотрудник отчитался в выполнении служебного задания и сдал в бухгалтерию авансовый отчет.