Мудрый Юрист

Организация контроля в структурном подразделении территориального органа федеральной службы судебных приставов

Зорина Т.А., ведущий специалист-эксперт отдела организационно-контрольной работы и взаимодействия со средствами массовой информации УФССП России по Республике Марий Эл.

Эффективность принятого решения определяется степенью его реализации. Этому процессу способствует контроль за исполнением решения, в результате осуществления которого лицо, принявшее решение, получает необходимые сведения о степени его реального исполнения, ходе исполнения, отклонениях от заданных параметров в процессе исполнения, состоянии и изменениях условий и обстановки, в которых действует исполнитель.

Контроль за исполнением документов представляет собой совокупность процедур, осуществляемых отделом организационно-контрольной работы и взаимодействия со средствами массовой информации совместно со структурными подразделениями УФССП России по Республике Марий Эл (далее - Управление), связанных с учетом и анализом сроков исполнения входящих документов и документов внутреннего обращения с целью укрепления исполнительской дисциплины структурных подразделений Управления и повышения эффективности деятельности службы в целом.

Контроль включает в себя:

В целях обеспечения исполнения документов вышестоящих организаций, поручений и указаний руководителя Управления и их своевременной и качественной реализации приказом Управления разработано и утверждено Положение об организации и осуществлении контроля исполнения поручений руководителя УФССП России по Республике Марий Эл - главного судебного пристава Республики Марий Эл и его заместителей, начальников отделов аппарата Управления на внутреннем портале УФССП России по Республике Марий Эл.

Для обеспечения контроля в Управлении с сентября 2014 года используется внутренний портал Управления, разработанный отделом информатизации Управления.

В соответствии с вышеуказанным Положением отдел организационно-контрольной работы и взаимодействия со средствами массовой информации (далее - организационно-контрольное подразделение) осуществляет контроль исполнения поручений с конкретными (разовыми и периодическими) сроками исполнения, содержащихся в:

Отделы аппарата Управления по курирующим направлениям деятельности осуществляют контроль исполнения поручений с конкретными (разовыми и периодическими) сроками исполнения, содержащихся в:

Организация работы по контролю исполнения поручений, содержащихся в приказах (распоряжениях) Управления по основной деятельности и указаниях Управления.

После регистрации приказов (распоряжений) Управления по основной деятельности и указаний Управления (далее - ОРД) до их рассылки подразделение делопроизводства в обязательном порядке представляет в организационно-контрольное подразделение подлинные экземпляры указанных документов, содержащих разовые и периодические сроки исполнения.

Поручения с разовыми сроками исполнения, содержащиеся в ОРД, специалист организационно-контрольного подразделения выкладывает на внутренний портал Управления.

На подлинном экземпляре ОРД проставляется штамп "Контроль ОКО Управления" с датой постановки на контроль.

Поручения с периодическими сроками исполнения, содержащиеся в ОРД, специалист организационно-контрольного подразделения выкладывает на внутренний портал Управления (на текущий календарный год) и вносит в электронную базу учета ОРД.

На подлинном экземпляре ОРД проставляется штамп "Контроль ОКО Управления" с датой постановки на контроль.

ОРД в тот же день возвращается в подразделение делопроизводства для последующей рассылки.

Исполнителем конкретного поручения является начальник отдела аппарата Управления и/или начальник отдела - старший судебный пристав структурного подразделения Управления, указанного в качестве исполнителя. Поручения с периодическими сроками исполнения, содержащиеся в ОРД, в отчетные периоды, последующие за календарным годом, специалист организационно-контрольного подразделения в начале года выкладывает на внутренний портал Управления из электронной базы учета ОРД.

Если поручение, содержащееся в ОРД, дано структурным подразделениям Управления, то контролирующим органом назначается отдел аппарата Управления (головной исполнитель), на который возлагается непосредственный контроль за своевременным и надлежащим исполнением поручений и обобщение собранной информации для отчета об исполнении ОРД.

Такое поручение выносится на внутренний портал Управления отдельным пунктом, исполнителем указывается соответствующее подразделение аппарата Управления, являющееся контролирующим органом по решению руководителя. По этому пункту контролирующим органом является организационно-контрольное подразделение.

Структурные подразделения - исполнители не позднее дня, предшествующего сроку исполнения, выкладывают на внутренний портал Управления в сканированном виде итоговые документы, подтверждающие исполнение поручения, содержащегося в ОРД, либо докладную записку об исполнении поручения.

Не позднее даты, указанной в качестве срока исполнения, головной исполнитель (исполнитель) передает руководителю Управления для доклада итоговые документы, подтверждающие исполнение требований правового акта Управления, либо докладную записку об исполнении данного акта.

Итоговые документы, подтверждающие исполнение поручения, либо докладная записка об исполнении поручения после утверждения руководителем Управления при необходимости подлежат последующей регистрации (с присвоением соответствующих исходящих реквизитов), после чего в сканированном виде выкладываются на внутренний портал Управления.

Организационно-контрольное подразделение ежемесячно (не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным периодом) представляет руководителю Управления докладную записку о результатах исполнения ОРД Управления по основной деятельности за месяц по установленной форме.

Организация работы по контролю исполнения поручений, содержащихся в решениях коллегии Управления и протоколах заседаний коллегии Управления, оперативных совещаний при руководителе Управления.

Поручения, содержащиеся в решениях коллегии Управления, протоколах заседаний коллегии Управления, оперативных совещаний при руководителе Управления (далее - поручения по решениям руководителя), после их утверждения специалистом организационно-контрольного подразделения размещаются на внутреннем портале Управления.

Исполнителем конкретного поручения по решению руководителя является начальник отдела аппарата Управления и/или старший судебный пристав структурного подразделения Управления, указанного в качестве исполнителя.

Поручения по решениям руководителя с периодическими сроками исполнения в отчетные периоды, последующие за календарным годом, специалист организационно-контрольного подразделения в начале года удаляет из электронной базы учета поручений и размещает на внутреннем портале Управления.

Если поручение по решению руководителя дано структурным подразделениям Управления, то контролирующим органом назначается отдел аппарата Управления (головной исполнитель), на который возлагается непосредственный контроль за своевременным и надлежащим исполнением поручений и обобщение собранной информации для отчета об исполнении поручений по решениям руководителя. Такое поручение выносится на внутренний портал Управления отдельным пунктом, в котором исполнителем указывается определенное подразделение аппарата Управления, являющееся контролирующим органом по соответствующему решению руководителя. По этому пункту контролирующим органом является организационно-контрольное подразделение.

О необходимости продления срока исполнения поручения по решению руководителя головной исполнитель представляет руководителю Управления мотивированную служебную записку не позднее чем за 5 дней до наступления установленного контрольного срока.

Копию служебной записки о продлении срока исполнения с резолюцией (согласием) руководителя Управления исполнитель незамедлительно передает в организационно-контрольное подразделение.

Структурные подразделения-исполнители не позднее дня, предшествующего сроку исполнения, выкладывают на внутренний портал Управления в сканированном виде итоговые документы, подтверждающие исполнение поручения по решениям руководителя либо докладную записку об исполнении поручения.

Не позднее даты, указанной в качестве срока исполнения, головной исполнитель (исполнитель) передает руководителю Управления для доклада итоговые документы, подтверждающие исполнение поручения по решениям руководителя, либо докладную записку об исполнении поручения.

Итоговые документы, подтверждающие исполнение поручения по решениям руководителя, после утверждения их руководителем Управления при необходимости подлежат последующей регистрации (с присвоением соответствующих исходящих реквизитов), после чего в сканированном виде выкладываются на внутренний портал Управления.

Специалист организационно-контрольного подразделения ежедневно распечатывает вложения по исполненным поручениям по решениям руководителя и вкладывает их в соответствующие номенклатурные дела.

Организационно-контрольное подразделение еженедельно (в последний рабочий день недели) представляет руководителю Управления информацию о результатах исполнения поручений по решениям руководителя за неделю в виде выписки из портала Управления.

Организация работы по контролю исполнения поручений, содержащихся в планах работы Управления.

Поручения, содержащиеся в планах работы Управления, утвержденных руководителем Управления (далее - поручения по плану Управления), после их подписания специалистом организационно-контрольного подразделения размещаются на внутреннем портале Управления.

Исполнителем конкретного поручения по плану Управления является начальник отдела аппарата Управления и/или старший судебный пристав структурного подразделения Управления, указанного в плане Управления в качестве головного исполнителя.

О необходимости продления срока исполнения поручения по плану Управления головной исполнитель представляет руководителю Управления мотивированную служебную записку не позднее чем за 5 дней до наступления установленного контрольного срока.

Копию служебной записки о продлении срока исполнения с резолюцией (согласием) руководителя Управления исполнитель незамедлительно передает в организационно-контрольное подразделение.

Не позднее даты, указанной в качестве срока исполнения, головной исполнитель передает руководителю Управления для доклада итоговые документы, подтверждающие исполнение поручений по плану Управления, либо докладную записку об исполнении поручения.

Итоговые документы, подтверждающие исполнение поручений по плану Управления, после утверждения их руководителем Управления при необходимости подлежат последующей регистрации (с присвоением соответствующих исходящих реквизитов), после чего в сканированном виде выкладываются на внутренний портал Управления.

Специалист организационно-контрольного подразделения ежедневно распечатывает вложения по исполненным поручениям по плану Управления и вкладывает их в соответствующие номенклатурные дела.

Организационно-контрольное подразделение ежемесячно (не позднее 5-го числа месяца, следующего за отчетным периодом) представляет руководителю Управления доклад о результатах исполнения поручений по плану Управления.

Организация работы по контролю исполнения поручений, содержащихся в резолюциях руководителя Управления к документам.

После рассмотрения и изучения руководителем Управления документа на нем оформляется резолюция.

В состав резолюции, наложенной руководителем Управления, входят следующие элементы: контрольный срок (при необходимости), фамилия и инициалы исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), подпись руководителя Управления, дата, входящий номер документа, к которому относится резолюция, отметка о продлении срока исполнения, отметка о снятии поручения с контроля.

Поручения по резолюции руководителя Управления, на которых поставлен контрольный срок исполнения, подлежат постановке на контроль организационно-контрольным подразделением.

Документ с наложенной на него резолюцией руководителя Управления подразделение делопроизводства в обязательном порядке представляет в организационно-контрольное подразделение до передачи его исполнителю.

Поручения по резолюции руководителя Управления специалист организационно-контрольного подразделения размещает на внутреннем портале Управления.

На документе проставляется штамп "Контроль ОКО Управления" с датой постановки на контроль.

Документ с резолюцией руководителя Управления в тот же день возвращается в подразделение делопроизводства для последующей передачи исполнителям.

О необходимости продления срока исполнения поручения по резолюции руководителя Управления головной исполнитель (исполнитель) представляет руководителю Управления мотивированную служебную записку не позднее чем за 3 дня до наступления установленного контрольного срока. Копию служебной записки о продлении срока исполнения с резолюцией (согласием) руководителя Управления исполнитель незамедлительно передает в организационно-контрольное подразделение.

Не позднее дня, на который приходится срок исполнения поручения, головной исполнитель (исполнитель) представляет руководителю Управления материалы, подтверждающие исполнение поручения. В обязательном порядке к данным материалам прикладывается документ с резолюцией руководителя Управления.

Итоговые документы, подтверждающие исполнение поручения по резолюции руководителя Управления, после утверждения их руководителем Управления при необходимости подлежат последующей регистрации (с присвоением соответствующих исходящих реквизитов), после чего в сканированном виде выкладываются на внутренний портал Управления.

Организация работы по контролю исполнения поручений, содержащихся в приказах (распоряжениях) Управления по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу.

Подлинные экземпляры приказов (распоряжений) Управления по административно-хозяйственной деятельности и по личному составу, содержащие сроки исполнения, после регистрации, но до рассылки подразделение делопроизводства в обязательном порядке представляет в подразделение аппарата Управления, подготовившее ОРД.

Поручения с разовыми сроками исполнения, содержащиеся в ОРД, специалист соответствующего подразделения размещает на внутреннем портале Управления.

ОРД в тот же день возвращается в подразделение делопроизводства для последующей рассылки.

Если поручение по ОРД дано структурным подразделениям Управления, то контролирующим органом назначается отдел аппарата Управления (головной исполнитель), на который возлагается непосредственный контроль за своевременным и надлежащим исполнением поручений и обобщение собранной информации для отчета об исполнении ОРД.

Структурные подразделения-исполнители не позднее дня, предшествующего сроку исполнения, выкладывают на внутренний портал Управления в сканированном виде итоговые документы, подтверждающие исполнение поручения по ОРД, либо докладную записку об исполнении поручения.

Не позднее даты, указанной в качестве срока исполнения, головной исполнитель (исполнитель) передает руководителю Управления для доклада итоговые документы, подтверждающие исполнение требований правового акта Управления, либо докладную записку об исполнении требований правового акта.

Организация работы по контролю исполнения поручений заместителей руководителя Управления.

Поручения, содержащиеся в протоколах оперативных совещаний при заместителе руководителя Управления, служебных документах (резолюциях к документам) заместителей руководителя Управления, планах работы Управления, отдела, утвержденных курирующим заместителем руководителя Управления (руководителем Управления) (далее - поручения заместителя руководителя), контролируются соответствующими подразделениями аппарата Управления по направлениям деятельности.

Поручения заместителя руководителя после их подписания специалистом отдела аппарата Управления размещаются на внутреннем портале Управления.

Поручения заместителя руководителя с периодическими сроками исполнения в отчетные периоды, последующие за календарным годом, специалист отдела аппарата Управления в начале года выкладывает на внутренний портал Управления из электронной базы учета поручений.

О необходимости продления срока исполнения поручения заместителя руководителя начальник отдела представляет заместителю руководителя Управления мотивированную служебную записку не позднее чем за 3 дня до наступления установленного контрольного срока.

Структурные подразделения - исполнители не позднее дня, предшествующего сроку исполнения, выкладывают на внутренний портал Управления в сканированном виде итоговые документы, подтверждающие исполнение поручения заместителя руководителя, либо докладную записку об исполнении поручения.

Не позднее даты, указанной в качестве срока исполнения, начальник отдела передает заместителю руководителя Управления для доклада итоговые документы, подтверждающие исполнение поручения заместителя руководителя, либо докладную записку об исполнении данного поручения.

Итоговые документы, подтверждающие исполнение поручения заместителя руководителя, после утверждения руководителем Управления при необходимости подлежат последующей регистрации (с присвоением соответствующих исходящих реквизитов), после чего в сканированном виде выкладываются на внутренний портал Управления.

Специалист отдела аппарата Управления ежедневно распечатывает вложения структурных подразделений Управления по исполненным поручениям заместителя руководителя и приобщает их к докладной записке об исполнении поручения заместителя руководителя.

Начальник отдела аппарата Управления ежедневно представляет заместителю руководителя информацию о неисполненных поручениях.

Заместители руководителя Управления определяют должностных лиц, ответственных за контроль исполнения отдельных конкретных поручений.

Организация работы по контролю исполнения поручений начальника отдела аппарата Управления.

Поручения, содержащиеся в протоколах оперативных совещаний при начальнике отдела, резолюциях начальника отдела к документам (далее - поручения начальника отдела), контролируются непосредственно подразделением аппарата Управления.

Начальник отдела аппарата Управления определяет должностных лиц, ответственных за осуществление контроля исполнения его поручений (далее - ответственный работник).

Поручения начальника отдела после их подписания ответственным работником размещаются на внутреннем портале Управления.

Поручения начальника отдела с периодическими сроками исполнения в отчетные периоды, последующие за календарным годом, ответственный работник в начале года выносит на внутренний портал Управления из электронной базы учета поручений.

О необходимости продления срока исполнения поручения начальника отдела специалист отдела-исполнителя представляет начальнику отдела мотивированную служебную записку не позднее чем за 3 дня до наступления установленного контрольного срока.

Итоговые документы, подтверждающие исполнение поручения начальника отдела, после утверждения руководителем Управления (курирующим заместителем руководителя Управления) либо начальником отдела при необходимости подлежат последующей регистрации (с присвоением соответствующих исходящих реквизитов), после чего специалист отдела выкладывает их в сканированном виде на внутренний портал Управления.

Специалист отдела аппарата Управления итоговые документы, подтверждающие исполнение поручения начальника отдела, приобщает к соответствующим номенклатурным делам.

Ответственный работник ежедневно представляет начальнику отдела информацию о неисполненных поручениях руководителя Управления, заместителя руководителя Управления, начальника отдела.