Мудрый Юрист

Обзор законодательства об обязательном хранении документов хозяйствующих субъектов

Сичкарева Марина Михайловна, в настоящее время занимает должность главного специалиста в Аппарате правительства Пермского края.

С 2002 - 2007 гг. получала высшее образование в Пермском государственном институте искусства и культуры, на факультете документально-информационных коммуникаций по специальности прикладная информатика в социально-культурной сфере. Получила квалификацию информатик-референт.

С 2008 - 2012 гг. получала высшее образование в Западно-Уральском институте экономики и права по специальности юриспруденция, государственно-правовая специализация. Получила квалификацию юрист.

Занимается написанием научно-практических статей в сфере архивного дела с 2011 года. Особый интерес вызывает правовая сторона архивного дела как сферы общественных интересов. Автор является создателем ресурса http://archivekeeping.ru и занимается консультированием по вопросам архивного дела и смежных отраслей.

Имеет ряд следующих публикаций.

Сичкарева М.М. Правовой статус архивного документа // Хороший секретарь. 2014. N 3.

Сичкарева М.М. Ответственность за сохранность архивных документов в организации // Хороший секретарь. 2014. N 4.

Сичкарева М.М. Передача на хранение электронных архивных документов // Кадровик. 2014. N 5.

Сичкарева М.М. Составляем инструкцию по оформлению архивных документов и передаче их на хранение в архив организации (часть 1) // Кадровик.ру. 2014. N 5.

Сичкарева М.М. Составляем инструкцию по оформлению архивных документов и передаче их на хранение в архив организации (часть 2) // Кадровик.ру. 2014. N 6.

Сичкарева М.М. Проект положения об архиве организации // Хороший секретарь. 2014. N 6.

Сичкарева М.М. За утерю документов - заплати штраф // ЭЖ-Юрист. 2014. N 43.

Сичкарева М.М. Номенклатура дел отдела кадров // Хороший секретарь. 2015. N 1.

Сичкарева М.М. К чему приводит утрата документов по личному составу. Работодатель теряет - работник страдает // ЭЖ-Юрист. 2015. N 6.

Сичкарева М.М. Научно-техническая обработка документов и порядок оставления описи дел. Экспертная комиссия // Хороший секретарь. 2015. N 3.

В статье приводятся нормы законодательства в сфере обязательного хранения документов, которые создаются в процессе деятельности хозяйствующих обществ.

Ключевые слова: хранение документов, обзор законодательства, архивный документ, срок хранения документов, управленческие документы, финансовые документы.

The review of legislation on compulsory storage of documents of business entities

M.M. Sichkareva

The article presents the rules of law in the field of compulsory storage of documents that are created in the course of business, business companies.

Key words: storage of documents, review of legislation, archival document, terms of storage of documents, administrative documents, financial documents.

В рамках данной статьи мы рассмотрим перечень законов и подзаконных нормативных актов, которые содержат нормы о том, какие документы подлежат хранению в организации. А также ряд ключевых понятий, относящихся к архивному праву.

Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ) содержит нормы императивного характера и относится к публичному праву, так как регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из Федерального закона N 125-ФЗ, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации. Законы и иные нормативные правовые акты Российской Федерации, законы и иные нормативные правовые акты субъектов Российской Федерации, муниципальные правовые акты об архивном деле не должны противоречить Федеральному закону N 125-ФЗ. В случае противоречия Федеральному закону N 125-ФЗ указанных актов действуют нормы Федерального закона N 125-ФЗ.

Субъектом права в данном случае являются публичные образования: органы власти всех уровней и подведомственные им организации, органы местного самоуправления, коммерческие структуры. Объектом права является архивный документ, на который направлены юридически значимые действия субъекта: реализация полномочий по распоряжению в пределах, установленных законом.

Законом определен круг полномочий органов власти, в том числе органов местного самоуправления, по вопросам организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, что и составляет содержание предмета архивного дела.

Возникновение правоотношений, регулируемых Законом N 125-ФЗ, исходит от нормы статьи 13 "Создание архивов", которая обязывает государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа создавать архивы для хранения, комплектования, учета и использования образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов.

Архивное дело регулируется не только нормами Закона N 125-ФЗ, но и другими подзаконными актами, ведомственными актами, актами субъектов, актами органов муниципальной власти, локальными актами, актами судебной власти. Совокупность таких актов представляет собой источники норм права, регулирующих сферу архивного дела.

4 стадии архивного дела.

  1. Организация хранения архивных документов - это действия субъекта, направленные на обеспечение сохранности документов.
  2. Комплектование - это действия субъекта, направленные на формирование соответствующего архивного фонда.
  3. Учет - это действия субъекта, направленные на систематизацию дел, создание научно-справочного аппарата и документов архивного учета.
  4. Использование документов - это действия субъекта, направленные на практическое применение архивных документов.

Каждая из стадий регламентируется соответствующими нормами, представляет собой трудоемкий процесс от начала создания архивного документа до его непосредственного использования.

Объект: архивный документ <1>

<1> Архивный документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и подлежит хранению в силу значимости указанных носителя и информации для граждан, общества и государства (п. 2 ст. 3 125-ФЗ).

Архивный документ - это объект права, а именно объект права собственности. Особый статус архивного документа закреплен в Законе N 125-ФЗ. Положения статей главы 2 данного Закона разграничивают собственность государственную, собственность субъекта и частную собственность на архивный документ. Исходя из этого к архивным документам как к объекту собственности, применяются нормы, установленные Гражданским кодексом РФ. Однако есть ряд ограничений: архивные документы, находящиеся в государственной или муниципальной собственности, не подлежат приватизации, не могут быть объектом продажи, мены, дарения, а также иных сделок, могущих привести к их отчуждению. Право собственности на архивные документы независимо от их форм собственности охраняется законом. Изъятие архивных документов, не предусмотренное федеральными законами, запрещается. В отношении архивного документа устанавливается владелец - государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, осуществляющие владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.

Источники архивного права: это источники, которые содержат нормы права о регулировании отношений между участниками правоотношений в сфере управления, организации хранения и комплектования, учета и использования архивных документов.

Законы

  1. Конституция РФ.
  2. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
  3. Федеральный закон от 22 апреля 1996 г. N 39-ФЗ "О рынке ценных бумаг" (в части 3 статьи 28).
  4. Федеральный закон от 26 декабря 1995 г. N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (статья 89).
  5. Федеральный закон от 29.11.2001 N 156-ФЗ "Об инвестиционных фондах".
  6. Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (статья 50).
  7. Федеральный закон от 14 ноября 2002 г. N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях" (статья 28).
  8. Федеральный закон от 07.05.1998 N 75-ФЗ "О негосударственных пенсионных фондах" (ст. 32, п. 4).
  9. Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования", в части ст. 8, п. 4.
  10. Федеральный закон от 15.11.1997 N 143-ФЗ "Об актах гражданского состояния", в части ст. 77.
  11. Закон РФ от 27.11.1992 N 4015-1 "Об организации страхового дела в Российской Федерации", в части п. 2.1 ст. 6.
  12. Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне".

Подзаконные акты

  1. Постановление Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг Российской Федерации от 16.07.2003 N 03-33/пс "Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ" (зарегистрировано в Минюсте РФ 21.08.2003 N 4994).
  2. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182 "Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения".
  3. Положение Центрального банка Российской Федерации от 9 ноября 2005 г. N 279-П "О временной администрации по управлению кредитной организацией" (глава 12).
  4. Приказ Министерства культуры Российской Федерации от 25 августа 2010 г. N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения".
  5. Приказ Государственной архивной службы Российской Федерации от 19 января 1995 г. N 2 "Об утверждении примерного Положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия".
  6. Приказ Федеральной службы по финансовым рынкам от 6 марта 2013 г. N 13-16/пз-н "Об утверждении Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности таких документов".
  7. Постановление Правительства РФ от 16.10.2003 N 630 (в ред. от 30.05.2013) "О Едином государственном реестре индивидуальных предпринимателей, Правилах хранения в Единых государственных реестрах юридических лиц и индивидуальных предпринимателей документов (сведений) и передачи их на постоянное хранение в государственные архивы, а также о внесении изменений и дополнений в Постановления Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. N 438 и 439" (вместе с Правилами ведения Единого государственного реестра индивидуальных предпринимателей и предоставления содержащихся в нем сведений).
  8. Приказ Министерства финансов РФ от 8 декабря 2003 г. N 385 "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности Министерства финансов Российской Федерации, организаций, находящихся в его ведении, а также финансовых органов субъектов Российской Федерации, с указанием сроков хранения".
  9. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены Приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. N 76).
  10. Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

Кроме действующих нормативных актов, о которых речь пойдет ниже, на текущий момент в рамках законодательной инициативы оформилась необходимость создания перечня документов, образующихся в процессе деятельности кредитных организаций, не являющихся типовыми архивными документами, с указанием сроков их хранения. Перечень определит состав и сроки хранения всех видов документов, которые образуются в деятельности кредитных организаций. На его основании могут определяться документы, подлежащие передаче ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим в государственные или муниципальные архивы в порядке, установленном частью 10 статьи 23 Закона N 125-ФЗ для ликвидируемых организаций в случае ликвидации кредитных организаций.

Из последних принятых поправок Закон установил, что Банк России определит перечень документов, которые обязаны хранить в своих архивах кредитные организации. Перечень с указанием сроков хранения документов и инструкцией по его применению будет утвержден Банком России совместно с федеральным органом исполнительной власти, специально уполномоченным Правительством РФ <2>.

<2> Федеральный закон от 04.10.2014 N 289-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации".

Кроме того, принятие ряда поправок в законы позволит исключить из Закона N 40-ФЗ и Закона N 395-1 юридически дефектное понятие "обязательное хранение", определение которого отсутствует в действующем законодательстве Российской Федерации, но при этом определять его является нецелесообразным, так как в течение установленных сроков хранятся все без исключения документы, образующиеся в процессе деятельности организаций, вне зависимости от форм собственности, в том числе в случае ликвидации организаций или их банкротства. Так же предложено дать единое для законодательства Российской Федерации точное название Перечня, так как Закон N 40-ФЗ и Закон N 395-1 их не содержит.

Нормативные акты, которые содержат нормы материального права об обязательном хранении документов, обеспечении их сохранности Федеральный закон "Об акционерных обществах" (об АО) от 26.12.1995 N 208-ФЗ в части статьи 89 "Хранение документов общества"

Общество обязано хранить следующие документы:

В соответствии с пунктом 2 статьи 89 Федерального закона от 26 декабря 1995 года N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" Федеральная комиссия по рынку ценных бумаг утвердила Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ.

Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" в части статьи 29 "Хранение документов бухгалтерского учета"

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения о ней подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с Правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

При смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации. Порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

Положение Центрального банка России от 9 ноября 2005 г. N 279-П "О временной администрации по управлению кредитной организацией", в части главы 12

Учредительные документы, сведения об учредителях (участниках), сведения о держателе реестра акционеров и реестр акционеров.

Свидетельство уполномоченного регистрирующего органа о внесении в Единый государственный реестр юридических лиц записи о кредитной организации, Свидетельство о государственной регистрации кредитной организации.

Лицензия на осуществление банковских операций кредитной организацией, лицензия на осуществление профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг кредитной организацией, другие лицензии и разрешения.

Перечень филиалов, представительств и дочерних организаций кредитной организации (включая созданные (зарегистрированные) на территориях иностранных государств) с указанием их места нахождения, численности работников (в соответствии со штатными расписаниями и фактическая численность).

Отчетность и другая информация, представленная кредитной организацией в Банк России в соответствии с указанием Банка России N 2332-У на последнюю отчетную дату.

Отчетность по форме 0409101 в соответствии с приложением 1 к указанию Банка России N 2332-У (на дату назначения (прекращения деятельности, в случае отзыва у кредитной организации лицензии - на дату вынесения арбитражным судом решения о признании кредитной организации банкротом и об открытии конкурсного производства (утверждения конкурсного управляющего) или вступления в законную силу решения арбитражного суда о назначении ликвидатора) временной администрации, с оборотами с начала месяца, если иное не установлено временной администрацией) в целом по кредитной организации, по головному офису кредитной организации и ее филиалам, подписанные на каждой странице руководителем кредитной организации и главным бухгалтером кредитной организации и скрепленные печатью.

Ведомость остатков по счетам кредитной организации, составленную в порядке, установленном приложением к Положению Банка России N 302-П на дату назначения (прекращения деятельности, в случае отзыва у кредитной организации лицензии - на дату вынесения арбитражным судом решения о признании кредитной организации банкротом и об открытии конкурсного производства (утверждения конкурсного управляющего) или вступления в законную силу решения арбитражного суда о назначении ликвидатора) временной администрации в целом по кредитной организации, по головному офису кредитной организации и по ее филиалам, подписанные на каждой странице руководителем кредитной организации и главным бухгалтером кредитной организации и скрепленные печатью.

Юридические дела клиентов кредитной организации с указанием номера банковского счета, номера юридического дела со сквозной нумерацией листов в каждом юридическом деле (с описью документов).

Оригиналы договоров, заключенных кредитной организацией.

Кредитные и другие досье с оригиналами договоров, заключенных кредитной организацией.

Балансы дочерних организаций кредитной организации на последнюю отчетную дату.

Штатное расписание кредитной организации.

Личные дела работников кредитной организации, трудовые книжки.

Данные по лицевым счетам работников кредитной организации по заработной плате за последние 3 года.

Перечень банков-корреспондентов (резидентов и нерезидентов). Шифры (коды) для осуществления платежей с использованием ЭЦП и (или) аналога собственноручной подписи.

Список лиц, наделенных правом первой или второй подписи на расчетных документах, правом подписи кредитных и иных договоров, трудовых соглашений и контрактов кредитной организации (ее филиалов).

Документы, регламентирующие распределение обязанностей между руководителем кредитной организации, его заместителями, лицами, входящими в совет директоров (наблюдательный совет) и коллегиальный исполнительный орган кредитной организации (правление, дирекцию).

Аудиторское заключение по финансовой (бухгалтерской) отчетности кредитной организации за последний отчетный год и за отчетный период текущего года (при наличии).

Акты последних тематических и комплексных проверок кредитной организации.

Книга учета доверенностей, а также копии доверенностей, выданных работникам кредитной организации, руководителям филиалов, представительств, дочерних организаций кредитной организации и третьим лицам.

Смета административно-хозяйственных расходов кредитной организации.

Список претензий, исков и исполнительных документов, предъявленных кредитной организации, а также - предъявленных самой кредитной организацией (с указанием их сумм).

Протоколы и решения исполнительных органов кредитной организации, распорядительные документы кредитной организации за последние 3 года.

Протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) кредитной организации и собраний учредителей (участников) кредитной организации за последние 3 года.

Акт последней проведенной кредитной организацией (временной администрацией) в головном офисе, филиалах и иных структурных подразделениях ревизии банкнот, монеты и иных ценностей, находящихся в местах хранения ценностей (кассах, банкоматах, хранилище ценностей, отдельно расположенных местах хранения ценностей у материально ответственных лиц (сейфах и других местах хранения ценностей).

Акт последней проведенной кредитной организацией (временной администрацией) инвентаризации имущества кредитной организации.

Номенклатура дел кредитной организации.

Перечень депозитарных ячеек с оригиналами договоров на хранение, ключи от депозитарных ячеек по описи.

Документы кредитной организации, подлежащие архивному хранению, переданные временной администрации.

При осуществлении кредитной организацией профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг подлежат приему-передаче договоры, связанные с осуществлением кредитной организацией профессиональной деятельности на рынке ценных бумаг, а также следующие документы:

при осуществлении депозитарной деятельности:

при осуществлении брокерской деятельности:

при осуществлении доверительного управления:

Иные документы кредитной организации.

Приему-передаче при назначении временной администрации и прекращении ее деятельности подлежат также базы данных кредитной организации на электронных носителях (резервные копии баз данных), которые содержат информацию об имуществе, обязательствах кредитной организации, их движении и обязанность ведения которых установлена Федеральным законом "О банках и банковской деятельности".

Федеральный закон от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью", в части ст. 50

Общество обязано хранить следующие документы:

Федеральный закон от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях", в части ст. 28

Унитарное предприятие обязано хранить следующие документы:

Федеральный закон от 07.05.1998 N 75-ФЗ "О негосударственных пенсионных фондах", в части п. 4 ст. 32

Фонд обязан обеспечивать сохранность документов по пенсионным счетам негосударственного пенсионного обеспечения в течение трех лет начиная со дня исполнения своих обязательств по пенсионному договору.

Фонд обязан обеспечивать сохранность документов по пенсионным счетам накопительной части трудовой пенсии в течение всей жизни застрахованного лица, а после его смерти - в течение срока, предусмотренного порядком хранения пенсионных дел в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Закон РФ от 27.11.1992 N 4015-1 "Об организации страхового дела в Российской Федерации", в части п. 2.1 ст. 6

Страховщики должны создать условия для обеспечения сохранности документов, Перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых установлены Приказом от 6 марта 2013 г. N 13-16/пз-н Федеральной службы по финансовым рынкам об утверждении Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности таких документов.

Документы, явившиеся основанием для выдачи лицензии, и иные документы, связанные с созданием и деятельностью страховщика:

Документы, подтверждающие право на осуществление страховой деятельности, а также связанные с осуществлением страхового надзора за деятельностью страховщика:

Документы, подтверждающие принятие и исполнение обязательств по договорам страхования, взаимного страхования, сострахования и перестрахования:

Налоговый кодекс РФ (НК РФ) от 31.07.1998 N 146-ФЗ, часть 1, в части п. 8 ст. 23

В течение четырех лет налогоплательщик обязан обеспечить сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.

Федеральный закон от 18 июля 2009 г. N 190-ФЗ "О кредитной кооперации" в части статьи 29 к таким документам относит:

Кредитный кооператив хранит документы по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены законодательством Российской Федерации.

Федеральный закон от 8 декабря 1995 г. N 193-ФЗ "О сельскохозяйственной кооперации" в части п. 5, статья 39

Кооператив обязан хранить следующие документы:

Кооператив хранит документы по месту нахождения его правления или в ином месте, известном и доступном членам кооператива и ассоциированным членам кооператива.

Список литературы

  1. Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).
  2. Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
  3. Ширко Т.И. Архивное право: Учебное пособие. Томск, 2013. 110 с.