Мудрый Юрист

Правовые аспекты применения локальных систем электронного документооборота для регулирования трудовых отношений

Зайцева Лариса Владимировна, заведующая кафедрой трудового права и предпринимательства Тюменского государственного университета, доктор юридических наук.

Цифровые технологии повсеместно вторгаются в разнообразные общественные отношения и изменяют их, придавая особое содержание, привнося отдельные признаки и характеристики, которые ранее не были им свойственны. Трудовые и непосредственно связанные с ними отношения не являются в этом смысле исключениями. В отношения по управлению и организации труда активно внедряются цифровые технологии. Значительное число работодателей уже сегодня переводят свой кадровый документооборот в электронную форму. Внедрение систем электронного документооборота порождает целый ряд проблем организационного и правового характера. Сегодня система правового регулирования не приспособлена к новым вызовам цифровой экономики. Цифровые технологии, стремительно развиваясь, так изменяют содержание трудовых отношений, что традиционное право не успевает за этими изменениями.

Ключевые слова: трудовые отношения, трудовой договор, цифровые технологии, электронный документооборот.

Legal Aspects of Application of Local Electronic Document Flow Systems to the Regulation of Labor Relationships

L.V. Zaytseva

Zaytseva Larisa V., Head of the Department of Labor Law and Entrepreneurship of the Tyumen State University, Doctor of Law.

Digital technologies pervade all kinds of social relations and change them, imparting their special content and individual features and characteristics that were not previously characteristic for them. Labor relations and directly related to them activities are not exceptions in this sense. In the relations on management and organization of labor, digital technologies are actively introduced. Today a significant number of employers already translate their personnel workflow into electronic form. The introduction of electronic document management systems creates a number of organizational and legal problems. Today the system of legal regulation is not adapted to the new challenges of the digital economy. Digital technologies, rapidly developing, change the content of labor relations so much that traditional law does not have time to deal with them.

Key words: labor relations, labor contract, digital technologies, electronic document management.

Внедряемые сегодня достаточно широко системы электронного документооборота (далее - СЭД) имеют своей целью повышение эффективности процессов управления при помощи ускорения распространения информации, необходимой для организации производства, ее унификации, строгого учета и контроля. Как инструмент управления, СЭД оказывает существенное влияние на правоотношения, регулируемые трудовым правом, на собственно трудовые отношения, его возникновение, изменение, прекращение, а также на отношения по управлению и организации труда, профессиональной подготовки, материальной ответственности и всех других указанных в ст. 1 ТК РФ в качестве предмета трудового права.

СЭД задают жесткие правила и порядок работы. Система не позволяет работникам нарушить эти правила. Все документы хранятся в системе, имеют необходимую идентификацию и порядок движения. Работники не могут изменять состояние документов, не выполнив заданных программой действий. Очевидно, что таким образом СЭД призваны повысить качество работы и трудовую дисциплину. Но с внедрением СЭД возникают вопросы легализации взаимодействия работодателя и его представителей с работником, связанные с оборотом электронных документов, которые весьма затруднительно решить, пользуясь нормами трудового права, сформировавшимися задолго до появления цифровых технологий в производственном и трудовом процессах и их управлении.

Первая проблема, которая возникает, связана с необходимостью обучения работников - пользователей рабочих станций СЭД. К таким работникам могут быть отнесены практически все, если все процессы управления персоналом будут фиксироваться в СЭД. С точки зрения трудового законодательства обучение работника чему бы то ни было - это сфера, в которой решения принимаются обеими сторонами трудового договора на основе свободного волеизъявления. Согласно ст. 196 ТК РФ необходимость подготовки работников и их дополнительного профессионального образования для собственных нужд определяет работодатель. Но эта подготовка все же осуществляется с письменного согласия работника. Может ли работник отказаться от такого обучения и как оно, как правило, осуществляется?

Поскольку внедрение СЭД - дело само по себе затратное, то работодатель стремится провести обучение работников своими собственными силами или первоначально с привлечением специалистов компании-разработчика. Но такое обучение носит краткосрочный характер, и работодатель, пользуясь своей властью, принудительно внедряя новую систему документооборота и исключая "старые" правила для продвижения управленческих решений, фактически ставит работника перед необходимостью самообразовываться по этому вопросу. Так что главным становится вопрос не о том, согласен ли работник, а о том, готов ли работодатель потратить деньги и время на обучение сотрудников, их консультирование и сопровождение процесса внедрения СЭД, учитывая изначально разные навыки и способности работников в области освоения и использования новых программных продуктов и т.п. Таким образом, из законодательства не вытекает обязанность сторон трудового договора одной - организовать, а другой - пройти обучение при внедрении СЭД или любых других обязательных для использования в трудовом процессе программного обеспечения или нового оборудования. Также совершенно не понятно, что делать с работником, не освоившим правила работы с СЭД на должном уровне, и здесь возникает следующая проблема - установление обязанности осуществлять часть трудовых обязанностей в СЭД согласно установленным в системе правилам. Указанный аспект еще раз демонстрирует современный тренд на повышение потребностей рынка труда в высококвалифицированных специалистах <1>, где работникам для обеспечения конкурентоспособности необходимо постоянно совершенствовать свои навыки и овладевать новыми, а работодателям - стимулировать работников, формируя стратегию развития кадрового потенциала <2>. Все это подтверждает необходимость "перестройки системы профессиональной подготовки" <3>. Итак, вторая проблема, которая на первом этапе может и не оцениваться как проблема, - нормативное закрепление обязанностей работников осуществлять документооборот в СЭД. Легализация электронного делопроизводства в кадровом деле сегодня рассматривается учеными как одна из важнейших повесток дня <4>. На первый взгляд, это решается путем издания соответствующих Правил или Положения об электронном документообороте, как локального нормативного правового акта работодателя, который должен приниматься в соответствии со ст. ст. 8 и 372 ТК РФ, поскольку содержит нормы трудового права, создавая для работников определенные обязанности относительно порядка и процедур исполнения отдельных трудовых обязанностей и фиксации их исполнения. Но это только первый шаг на пути полной легализации СЭД и создания системы, работа с которой будет полностью включена в структуру технологической и трудовой дисциплины работника. Потребуется, на наш взгляд, внести соответствующие изменения и дополнения в Правила внутреннего трудового распорядка, закрепив там не только соответствующие обязанности работников, но и предусмотрев использование СЭД в процедурах заключения, изменения и прекращения трудового договора, привлечения работника к дисциплинарной или материальной ответственности, изменения сроков отпусков, режимов труда и проч.

<1> Егошина Л.А. Профессиональные стандарты: некоторые проблемы применения // Право и экономика. 2017. N 9. С. 61.
<2> Андреева Л.Ю. Влияние цифровой экономики на формирование новых трендов на российском рынке труда // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2017. N 3. С. 25 - 32.
<3> Филипова И.А. Искусственный интеллект и трудовые отношения: социальные перспективы и тенденции правового регулирования // Российская юстиция. 2017. N 11. С. 65 - 67.
<4> Куренной А., Костян И., Хныкин Г. Цифровая экономика России. Электронное делопроизводство трудовых отношений // ЭЖ-Юрист. 2017. N 37. С. 10.

Кроме того, соответствующие изменения должны появиться в должностных инструкциях и трудовых договорах, что может стать определенной проблемой организационного характера и потребовать от работодателя процедур, предусмотренных для изменения трудового договора в порядке ст. 74 ТК РФ в связи с изменением организационных и технологических условий труда. Только посредством такой непопулярной меры работодатель может добиться от работников всеобщего согласия и на обучение, и на качественное изменение функционала, который происходит при внедрении в СЭД.

О том, что внедрение СЭД влияет на содержание трудовой функции, можно судить не только в связи с изменением квалификационных требований в должностной инструкции, но и изменением объема знаний, требуемых для заполнений электронного документа, особенно при его создании. Например, инициатор собственной командировки должен указать в проекте источники и статьи предполагаемого финансирования согласно бухгалтерскому плану счетов. Или, инициируя заключение договора НИР, должен указать соответствующий закон в сфере защиты конкуренции или госзакупок, под который подпадает этот договор, а также указать правила ценообразования и проч. При этом сколько угодно можно говорить о разделении функций между структурными подразделениями работодателя, но если путь документа не рассчитан на разделение функций по его созданию после инициирования, а только на последующий контроль, то максимальными компетенциями должен обладать инициатор его создания. Как работодатель фиксирует это изменение функционала? Как правило, он этого избегает, не ложится на официальный документ схема о том, что "пироги начнет печи сапожник, а сапоги тачать пирожник". Расширение функционала в этом случае достигается ненормативными методами управления, о которых писал в свое время Д.Н. Бахрах - материально-техническими операциями <5>. Их даже можно назвать и неправовыми или внеправовыми, поскольку они выходят за рамки правовой реальности. То есть создается такая технология, когда общая оценка твоей эффективности зависит в том числе и от реализованных твоих инициатив. Таким образом, хочешь, чтоб было сделано, - сделай сам. Если не знаешь как, в твоих интересах самостоятельно восполнить недостатки собственных компетенций, в противном случае неосведомленность может негативно повлиять на величину стимулирующих выплат.

<5> Бахрах Д.Н. Административное право России. М., 2002. С. 269.

Третья проблема связана с тем, что СЭД нацелены на замену письменного документа электронным. В большинстве статей по этому вопросу IT-специалисты в качестве одной из распространенных ошибок при внедрении СЭД указывают сохранение наряду с электронными и бумажных дублирующих документов. Но всегда ли можно избежать этого дублирования в процессе организации и управления трудом? Можно ли, например, локальный нормативный акт, нормы трудового права, или коллективный и трудовой договор, приказы о приеме и увольнении и прочее создать исключительно в электронном формате? Пока очевиден однозначный отрицательный ответ на этот вопрос.

Исключение здесь составляет только случай заключения трудового договора с дистанционным работником и взаимодействия с ним посредством обмена электронными документами, поскольку это прямо предусмотрено главой 49.1 ТК РФ <6>. При этом сами документы - трудовой договор, приказы о приеме на работу, отпусках и прочее, как и локальные нормативные правовые акты, все равно должны существовать в бумажной форме <7>. А трудовой договор, например, оформленный путем обмена электронными документами, должен быть выслан такому работнику по почте (то есть без подписи самого работника). Другие документы о работе также при желании дистанционного работника будут ему отправлены по почте. Но отсутствие у работодателя подписанного работником документа, например подлинника заявления об увольнении по собственному желанию, часто рассматривается судами как отсутствие необходимого для увольнения юридического факта, удостоверенного надлежащим образом <8>. Вместе с тем, если работодатель послал работнику уведомление о предстоящем увольнении по электронной почте, что "соответствовало правилам внутреннего трудового распорядка, а также сложившейся в компании практике обмена корреспонденцией в трудовых отношениях между работодателем и работниками", суд признает такое увольнение законным <9>.

<6> Головина С.Ю. Роль трудового права в обеспечении экономического развития государства // Право, политика и экономика в современном мире: вызовы XXI века: Доклады исполнительного комитета к Десятой сессии Европейско-Азиатского правового конгресса / Ответственные за выпуск: В.Д. Перевалов, В.А. Бублик. 2016. С. 78.
<7> Слесарев С. Дистанционный труд // Трудовое право. 2015. N 11.
<8> См., напр.: Апелляционное определение Омского областного суда от 22.01.2014 N 33-187/2014; Определение Верховного Суда Российской Федерации от 11.09.2017 N 20-КГ17-7 // СПС "КонсультантПлюс" (дата обращения: 12.02.2018).
<9> Апелляционное определение Челябинского областного суда от 29.06.2017 по делу N 11-6893/2017 // СПС "КонсультантПлюс" (дата обращения: 12.02.2018).

Во всех остальных случаях СЭД может служить инструментом быстрого извещения работников о новом принятом локальном нормативном акте и обеспечивать простой и быстрый доступ к нему через СЭД в любое время. Но можно ли считать рассылку через СЭД локального нормативного правового акта надлежащим ознакомлением с ним работника? На этот счет есть разные мнения. Но коль скоро ст. 22 ТК РФ определяет соответствующую обязанность работодателя "знакомить работников под роспись", то заменой росписи на бумаге в строго юридическом смысле можно считать только квалифицированную электронную подпись, выданную в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи". Что является не бесплатным и не особо доступным средством идентификации личности в цифровом пространстве, имеющим и основной риск - утрату личного контроля за использованием, в том числе и из-за легкомысленного отношения к месту хранения ключа <10>.

<10> Комиссарова Ю. Электронный документооборот - это революция во взаимодействии с удаленными работниками (беседовала О. Кошарная) // Трудовое право. 2017. N 12. С. 13 - 16.

Отдельные работодатели в качестве альтернативы в локальных нормативных актах устанавливают правило о том, что отметка в СЭД факта ознакомления с документом, сделанная с рабочей станции, к которой имеет доступ конкретный работник или под его логином и паролем, выданным на условиях конфиденциальности, считается фактом надлежащего ознакомления. Но с учетом буквального толкования ст. 22 ТК РФ в интересующей нас части этот способ вряд ли можно считать полноценным ознакомлением именно "под роспись". Впоследствии при возникновении спора может возникнуть вопрос о достоверности такого доказательства при оспаривании его работником. Вероятно, с этим и связана широкая практика сбора "подписных листов об ознакомлении с НПА" после его рассылки по СЭД. Вместе с тем, по мнению отдельных юристов, с которыми во многом можно согласиться, применение простых (неквалифицированных) подписей все же возможно при наличии соглашения сторон трудового договора и соблюдения ряда других условий, связанных с применением ст. 9 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" <11>.

<11> Коркин А., Петров В. Цифра vs бумага. Оформляем кадровые документы в электронном виде // Корпоративный юрист. 2017. N 10. С. 24 - 28.

И наконец, в-четвертых, при решении практических вопросов, связанных с соблюдением работником трудовой дисциплины (выполнение поручений, поставленных в СЭД, совершение разнообразных, в том числе и противоправных, действий), возникают вопросы об авторизации работника как лица, ответственного за совершенные им или от его имени действия, о самих действиях, их дате и времени, а также способах указанных действий.

Во-первых, такая постановка вопроса возвращает нас к первому этапу внедрения в СЭД. В Положении об электронном документообороте должна содержаться норма о конфиденциальности логина и пароля любого отдельно взятого пользователя СЭД. Локальный нормативный правовой акт работодателя не только должен устанавливать правила получения каждым работником персонального логина и пароля для входа в СЭД, но и его (работника) обязанность по недопущению к этой информации третьих лиц, выход из системы после работы с ней и т.п. Работодатель также должен обеспечить и другие меры информационной безопасности, не допускающие несанкционированного доступа к системе, а также к персональным данным работников.

Казалось бы, перечисленные проблемы носят локальный характер и могут быть преодолены посредством локального регулирования. Но количество рано или поздно перерастает в качество. Представляется, что в трудовом законодательстве рано или поздно придется внести нормы, определяющие правила взаимодействия работодателя в цифровой среде, легализовать обмен электронными документами как способа управления трудом и исполнения трудовой функции работником. И эта позиция сегодня уже высказывается учеными <12>.

<12> Вайпан В.А. Основы правового регулирования цифровой экономики // Право и экономика. 2017. N 11; Костян И.А., Куренной А.М., Хныкин Г.В. Трудовое право и цифровая экономика: сочетаются ли они? // Трудовое право в России и за рубежом. 2017. N 4. С. 10 - 12.

Во-вторых, юридическая теория и практика должны свыкнуться с мыслью о необходимости пересмотра устаревших доктрин доказывания в гражданском процессе вообще и по трудовым спорам в частности. И, следовательно, обязаны разработать и внедрить новые подходы к оценке электронных доказательств, в том числе и в судебном процессе. Осознать необходимость не только повышения компьютерной грамотности юристов, но и потребность привлечения в процесс специалистов в области IT-технологий в качестве свидетелей, экспертов и специалистов для оценки электронных источников информации.

Литература

  1. Андреева Л.Ю. Влияние цифровой экономики на формирование новых трендов на российском рынке труда / Л.Ю. Андреева, О.Т. Джемаев // Государственное и муниципальное управление. Ученые записки СКАГС. 2017. N 3. С. 25 - 32.
  2. Бахрах Д.Н. Административное право России: Учебник для вузов / Д.Н. Бахрах. М.: Норма, 2002. 640 с.
  3. Вайпан В.А. Основы правового регулирования цифровой экономики / В.А. Вайпан // Право и экономика. 2017. N 11. С. 5 - 18.
  4. Головина С.Ю. Роль трудового права в обеспечении экономического развития государства / С.Ю. Головина // Право, политика и экономика в современном мире: вызовы XXI века: Доклады исполнительного комитета к Десятой сессии Европейско-Азиатского правового конгресса (Екатеринбург, 9 - 10 июня 2016 г.) / Отв. за вып. В.Д. Перевалов, В.А. Бублик. 2016. С. 77 - 80.
  5. Егошина Л.А. Профессиональные стандарты: некоторые проблемы применения / Л.А. Егошина // Право и экономика. 2017. N 9. С. 61 - 66.
  6. Комиссарова Ю. Электронный документооборот - это революция во взаимодействии с удаленными работниками / Ю. Комиссарова // Трудовое право. 2017. N 12. С. 13 - 16.
  7. Коркин А. Цифра vs бумага. Оформляем кадровые документы в электронном виде / А. Коркин, В. Петров // Корпоративный юрист. 2017. N 10. С. 24 - 28.
  8. Костян И.А. Трудовое право и цифровая экономика: сочетаются ли они? / И.А. Костян, А.М. Куренной, Г.В. Хныкин // Трудовое право в России и за рубежом. 2017. N 4. С. 10 - 12.
  9. Куренной А. Цифровая экономика России. Электронное делопроизводство трудовых отношений / А. Куренной, И. Костян, Г. Хныкин // ЭЖ-Юрист. 2017. N 37. С. 10.
  10. Слесарев С. Дистанционный труд / С. Слесарев // Трудовое право. 2015. N 11. С. 39 - 49.
  11. Филипова И.А. Искусственный интеллект и трудовые отношения: социальные перспективы и тенденции правового регулирования / И.А. Филипова // Российская юстиция. 2017. N 11. С. 65 - 67.